Comment réduire les coûts des achats grâce à l'automatisation des processus de commande

Dans le processus d'achat, les entreprises doivent traiter avec de nombreux fournisseurs. Chacun traite à sa façon les confirmations de commande, et par conséquent, les employés doivent gérer différents formats de confirmation. Un flux d'informations fiable dans le processus d'achat est donc essentiel pour garantir la sécurité de la planification des commandes, et l'automatisation des processus auprès des petits fournisseurs participe grandement à la réalisation de cet objectif.

De nombreux facteurs doivent être pris en compte au cours du processus d'achats : les montants saisis sont-ils exacts ? La date de livraison est-elle correcte ? Quelles commandes sont encore en attente de confirmation ? Non seulement la saisie manuelle des données est coûteuse et prend beaucoup de temps mais elle peut donner lieu à des erreurs qui deviennent souvent source d'insatisfaction et ternissent les relations avec les partenaires commerciaux. Généraliser la digitalisation et l'automatisation des processus d’achat (purchase-to-pay) permet de les optimiser, d'alléger la charge de travail du personnel et de libérer des ressources précieuses pour des processus cruciaux qui prennent beaucoup de temps.

Connexion numérique pour les fournisseurs de niveau B et C

De nombreux fournisseurs, en particulier ceux de niveau B et C, n'ont pas la possibilité de gérer leurs processus de commande via EDI (échange de données informatisées). A cause du manque de capacité technique, de faibles volumes ou de l'absence de solutions commercialement viables et acceptables pour ces catégories de fournisseurs, les confirmations de commande peuvent tout simplement ne pas être envoyées du tout ou arriver dans la boîte de réception sous la forme d'un message « Nous confirmons par la présente … ». Le post-traitement manuel de ces réponses entraîne inévitablement des efforts opérationnels coûteux et longs.

Une automatisation flexible via une plateforme de communication dans le cloud

Les plateformes de communication cloud apportent aux entreprises un soutien précieux dans leurs efforts d'automatisation des processus d'achat. Lorsqu'elles choisissent un service numérique pour leurs processus d’approvisionnement, les entreprises ont tout à gagner à s'assurer que tous leurs fournisseurs, quelles que soient leurs capacités techniques, peuvent être regroupés sur une seule plateforme.

L'objectif devrait être d'automatiser l'échange des commandes, des confirmations de commandes, des avis d'expédition et des factures, ce qui permettrait de les introduire directement dans le système ERP sans nécessiter de traitement manuel. Dans le meilleur des cas, les entreprises peuvent également s’appuyer sur la surveillance automatisée pour garder un œil sur leurs processus et le statut de leurs commandes à tout moment.

Pour rester dans la course en ce qui concerne la protection des données et les exigences légales, le service doit également prendre en charge toutes les normes standards du secteur et traiter les données conformément aux réglementations sur la protection des données dans les datacenters locaux.

Des solutions intelligentes pour gérer les petits fournisseurs

Pour les petits fournisseurs qui n'ont pas de capacité EDI, des fournisseurs de services cloud de pointe proposent également des solutions spéciales auxquelles une multitude de fournisseurs peuvent être connectés avec un minimum d'efforts. Elles permettent, par exemple, d'envoyer chaque commande aux fournisseurs B et C sous la forme d'un email interactif. Ces messages donnent aux fournisseurs la possibilité de confirmer, de rejeter ou de modifier la commande sans avoir à se connecter à un portail. Le contenu et la langue du courriel de commande peuvent être configurés individuellement pour chaque destinataire, de sorte que les fournisseurs situés à l'étranger puissent également être inclus dans le processus de commande automatisé.

Des pièces jointes statiques, telles que des directives de qualité ou des conditions générales, peuvent facilement être ajoutées à l'e-mail de commande. Reçue sous la forme d'un message EDI standard, la réponse du fournisseur est introduite dans le système ERP, où a lieu un traitement automatisé supplémentaire. Les acheteurs ont également la possibilité d’utiliser des options de suivi automatisé pour garder le contrôle sur la rapidité des réponses de leurs fournisseurs.

Grâce à des solutions de communication EDI offrant une gestion intelligente des achats opérationnels, auxquelles un nombre pratiquement illimité de fournisseurs peuvent être connectés sans effort, quelle que soit leur taille ou leur type, les entreprises sont en mesure d'obtenir des temps de réponse plus courts, d'automatiser davantage leur surveillance et de réduire considérablement le temps et le coût nécessaires au post-traitement manuel.