Facture électronique : ce qui change pour la grande distribution
Déjà rodés à l'usage de la facturation électronique, les acteurs de la grande distribution doivent préparer l'arrivée de nouvelles contraintes. Des changements qui ont un impact en premier lieu sur les DSI.
Pour réagir à cette tribune et échanger en direct avec les équipes de Tenor Data Solutions sur la facturation électronique, venez les rencontrer sur le salon Tech for Retail les 28 et 29 novembre prochains à Paris.
La grande distribution, précurseur de l’utilisation de la facture dématérialisée, est fortement impactée par la réforme de la facture électronique. L’obligation de l'e-invoicing, modifie ses circuits de facturation. Quant à l'e-reporting, véritable nouveauté de la réforme, la collecte des données pour établir les déclarations représente un projet à part entière. Les DSI des enseignes de la grande distribution doivent anticiper les implications informatiques
de la réforme dès aujourd’hui.
La grande distribution se singularise par des volumes importants de données commerciales à collecter et à traiter dans le cadre de la réforme de la facture électronique : nombreux points de vente, des milliers de passages en caisse chaque jour, un nombre élevé de factures fournisseurs reçues quotidiennement.
Les flux d'e-reporting complètent les informations de facturation transmises à l’administration fiscale par flux d'e-invoicing, c’est-à-dire :
- les ventes de biens et de prestations de services avec des particuliers (BtoC),
- les opérations de ventes et d’achats de biens et de prestations de services avec des partenaires commerciaux à l’étranger, intracommunautaires et extracommunautaires,
- les données de paiement des factures dont la TVA est exigible sur encaissement.
Automatiser la collecte et la consolidation des données
Pour collecter au fil de l’eau toutes les données nécessaires à l'e-reporting, les services informatiques vont donc être amenés à mettre en place la remontée des données à l’administration, l’automatisation de la collecte des informations nécessaires dans chaque point de vente, dans chaque ERP, dans chaque comptabilité.
Puis, une fois les contrôles de qualité effectués, ils devront les transposer dans de nouveaux formats agréés par l’administration et les consolider dans un déclaratif unique par établissement.
L’unification des circuits de facturation électronique
Jusqu’alors la grande distribution avait déployé pour ses fournisseurs différentes solutions de facturation électronique : l’EDI à la norme de GS1 (EDIFACT), des portails Intranet sur lesquels les fournisseurs déposent leurs factures dans un format PDF, des solutions de LAD-RAD pour les factures signées électroniquement reçues par courriel….
La réforme va obliger à échanger des factures en format électronique structuré au détriment du papier et du PDF. Elle prévoit deux possibilités pour transmettre les factures à un client : via le Portail Public de Facturation (PPF) - mais seulement dans un des formats retenus par l’administration (Factur-X, CII XML ou UBL) - ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Dans ce second cas, il sera toujours possible d’utiliser le format EDIFACT. Les investissements effectués par les fournisseurs et les donneurs d’ordre de la grande distribution sont ainsi préservés et les flux en place préservés. Il est à noter qu’en complément, la PDP se charge de fournir au PPF une copie de la facture, seul réel ajout au circuit d'e-invoicing existant.
Ainsi, les circuits directs de fournisseurs à acheteurs sont remplacés par un circuit de facturation électronique passant obligatoirement par des Plateformes de Dématérialisation ou le Portail Public. Les PDP prendront en charge l’intégration automatique des factures fournisseurs via des connecteurs logiciels et des étapes de transformation, comme peuvent le faire aujourd’hui des opérateurs de dématérialisation.
Etre maître de son calendrier
La grande distribution est un secteur déjà bien rodé à la facture électronique. La réforme aura un impact assez modéré sur les donneurs d’ordre pratiquant déjà massivement l'e-invoicing. Cela ne doit pas les empêcher de penser dès maintenant à choisir leur PDP.
A l’inverse, l'e-reporting entraînera des répercussions plus importantes sur l’organisation. Des chantiers internes sur la disponibilité et la qualité des données à fournir à l’Administration Fiscale sont donc à lancer dès aujourd’hui. Les fournisseurs, eux, seront, selon leur taille, plus impactés par la disparition progressive du PDF et du papier. Ils auront l’obligation de mettre rapidement en œuvre la digitalisation de leur processus de facturation, avec là encore, le choix vital d’une PDP à faire au plus vite.