7 qualités d'un bon email

Il y a des moments où les conversations téléphoniques et en face-à-face sont plus efficaces et productives, mais dans la plupart des cas, le courrier électronique est un moyen de communication presque parfait - à condition qu'il soit utilisé correctement. Voici les sept qualités d'un courriel réussi.

Le courrier électronique est une plateforme de communication sous-estimée; J'ai même fait valoir que c'est plus efficace que les appels téléphoniques (dans la plupart des cas, sauf pour les ventes). Il est certainement bien adopté par les entreprises en tant que moyen de communication, la grande majorité des Américains l'utilisant comme leur principal canal de communication d'affaires.

Mais l'efficacité de l'email est limitée par l'effort mis en chacun par son expéditeur. Au lieu d'exploiter la valeur des avantages uniques du médium, trop de gens ont tendance à jeter leurs pensées dans le corps d'un e-mail et à envoyer. Si les informations ne sont pas saisies clairement, elles seront évidemment beaucoup plus susceptibles d'être mal interprétées, ce qui entraînera une chaîne de va-et-vient potentiellement longue qui ralentira la productivité.

Pour certaines personnes qui en ont fait l'expérience, c'est pourquoi ils insistent pour que les appels téléphoniques et les conversations en face-à-face soient plus avantageux pour la communication d'entreprise. Il y a des moments où les conversations téléphoniques et en face-à-face sont plus efficaces et productives, mais dans la plupart des cas, le courrier électronique est un moyen de communication presque parfait - à condition qu'il soit utilisé correctement. Voici les sept qualités d'un courriel réussi.

1. Concis. Les e-mails ne sont pas l'endroit pour se promener. Étant donné que les courriels peuvent transmettre des quantités d'informations quasiment illimitées, il est facile de faire des tangentes ou d'essayer d'inclure toutes les informations que vous pouvez en un seul courriel. Ce n'est généralement pas la meilleure approche. Au lieu de cela, il est préférable de se concentrer sur la manière de rendre vos courriels aussi concis que possible; en d'autres termes, il est préférable de mettre autant d'informations en aussi peu de mots que possible.

Vous pouvez le faire en coupant les peluches. Contrairement aux appels téléphoniques, vous n'avez pas besoin de passer du temps à faire de petites conversations ou à introduire le problème. Au lieu de cela, vous pouvez commencer immédiatement en présentant les informations les plus pertinentes. Après avoir rédigé votre e-mail, passez en revue et éliminez les phrases (ou les mots individuels) inutiles.

2. Axé sur l'intention. Parlant des objectifs, votre email devrait en avoir un. Si votre message n'a pas d'intention centrale, par exemple «pour résumer la réunion et récapituler les étapes suivantes», vous ne devriez pas en envoyer un. Tout dans votre courrier électronique doit alimenter cette intention centrale, et cette intention centrale doit être claire pour tous ceux qui la lisent.

Afin de rendre votre intention centrale évidente, vous avez besoin d'une ligne d'objet efficace et directe. L'écriture peut être difficile, en particulier pour les longs courriels qui doivent couvrir beaucoup de terrain, mais sans une ligne d'objet claire et immédiate, votre courriel pourrait être négligé ou difficile à trouver après un certain temps. Incluez des informations telles que le client, le sujet ou la date d'échéance (pour un élément d'action spécifique comme   santé bien-être ). N'utilisez jamais une ligne d'objet pour écrire une copie de corps.

3. Résumer. Votre email devrait avoir une sorte de résumé pour démarrer les choses, à moins qu'il ne s'agisse d'une réponse à un fil de discussion déjà en cours. Dans ce résumé, vous devez capturer tous les éléments couverts à ce jour (si ces éléments ont tous été couverts lors d'une réunion récente, ou au cours des dernières semaines). Cela permettra à tout le monde de lire le courrier électronique à la vitesse supérieure sur les informations de base avant de vous plonger dans l'affaire en cours.

Rappelez-vous, il y a une différence entre résumer et réitérer. Vous ne cherchez pas nécessairement à répéter toutes les informations qui ont été couvertes à ce jour. Au lieu de cela, vous essayez de transmettre les éléments les plus importants de cette information dans le moins d'espace possible.

4. Bien organisé. Votre email doit être organisé de manière logique. Il n'y a pas de format unique qui s'applique à chaque email, mais chaque base email doit être bien pensé. Commencez votre courriel en vous adressant à votre auditoire et passez à un sujet. Votre sujet peut être divisé de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez séparer vos sections par ordre chronologique en commençant par un récapitulatif des réunions précédentes, en passant à un résumé général et en terminant par une liste d'éléments d'action. Ou, vous pouvez choisir de segmenter votre email en termes de participants individuels, en appelant les responsabilités de chaque individu dans un e-mail de groupe.

Peu importe la façon dont vous choisissez d'organiser votre courriel, votre organisation devrait être immédiatement reconnaissable à quiconque lira votre courriel pour la première fois. Gardez tous les sujets pertinents confinés à sa section dans votre e-mail, sans débordement.

5. Visuellement scannable. Ceci est particulièrement important, avec des niveaux d'attention à des bas historiques et des comptes de boîte de réception atteignant des sommets historiques. Même si votre public cible a besoin de lire votre courriel en entier la première fois, votre courriel devrait être «scannable» visuellement pour des lectures répétées. Ne faites pas vos paragraphes trop long (créant le mur-de-texte redouté), et essayez de faire ressortir certaines sections de contenu avec un formatage différent. Par exemple, les puces sont un moyen extrêmement efficace d'organiser et de présenter une liste dédiée, car elles peuvent être lues rapidement et facilement. Ils se distinguent du reste de l'e-mail et peuvent être abordés un à la fois.

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