BYOD : comment évaluez-vous la productivité de vos collaborateurs ?
Décryptage des satisfactions que ressentent les collaborateurs suite à la mise en place d’une politique de BYOD simple et sécurisée, et de l’impact possible sur le productivité.
Le temps, c'est de l'argent. Il y a de nombreuses considérations à prendre en compte lorsqu'il s’agit de la productivité, les plus importantes étant la mesure de l'activité individuelle (comme le temps passé à vendre à des clients, etc.) ainsi que le coût total de possession (TCO). Mais aujourd'hui, j’aimerais mettre l'accent sur la satisfaction que ressentent les collaborateurs suite à la mise en place d’une politique de BYOD simple et sécurisée ainsi que l’impact possible sur le productivité
En tant que mère de quatre enfants, devenus adultes aujourd’hui, je me suis souvent demandée comment j’ai réussi à faire mon travail à temps plein avant d’avoir un ordinateur et un téléphone portables ; sans parler de la politique « Bring-Your-Own-Device » (BYOD) dont je bénéficie chez mon employeur actuel, Acronis! Cette politique me permet d'accéder en toute sécurité à mes e-mails ainsi qu’aux fichiers d'entreprise, d’y apporter des annotations, ainsi que de les synchroniser, ou encore de les partager dans un esprit de collaboration en temps réel avec mes collègues et partenaires.
Commençons par le lieu. Je peux être à la maison, dans une chambre d'hôtel, dans un train, retardée dans un aéroport, dans un embouteillage ou même en vacances. Peu importe où je suis, je peux utiliser mon smartphone ou ma tablette pour faire le meilleur usage de mon temps professionnel d'une manière rapide, optimale et intelligente.
Une journée typique pour moi semblable à celle de beaucoup d'entre vous se déroule comme ceci :
La plupart des jours (et souvent le week-end), je suis en ligne vers 7h du matin. Pendant que je bois mon thé, je vérifie mon courriel à la fois personnel et professionnel depuis mon smartphone. Cela me permet de passer au crible les e-mails les plus importants auxquels je dois répondre en priorité, de supprimer tous les spams, et d’organiser ainsi ma journée. Je peux passer sur ma tablette pour accéder à des projets de marketing urgents qui doivent être élaborés, les mettre à jour, et les partager avec mon équipe. Ainsi, je peux travailler tranquillement pendant environ deux heures et ensuite prendre la route pour rallier mon bureau à Paris et éviter ainsi les périodes de pointe synonymes d’embouteillages (sauf en cas de réunion bien sûr) : par exemple, si je pars de chez moi à 7 heures, j’arrive vers 9 heures. Si je pars à 9h, j’arrive au bureau vers 9h30. Même chose en fin journée - si je pars à 16 heures, je rentre à la maison 16h30, ce qui me permet de participer à des conférences téléphoniques et terminer ma journée depuis mon domicilie. Si je devais impérativement rester au bureau et partir à 17h30, je ne serai pas chez moi avant 19h30. Grâce à la politique de BYOD sécurisée que mon employeur a mis en place, j’économise 3 heures de transport par jour !
Pendant que j'y suis, je survole mon réseau (principalement LinkedIn et Twitter à des fins professionnelles), je recueille les nouvelles les plus pertinentes (actualités, changements de postes de mes anciens collègues, anniversaires, dernières nouvelles de l'industrie et autres anecdotes amusantes) et les partagent. Vous remarquerez que chaque fois que quelqu'un trouve vos partages d’informations intéressantes vous élargissez votre réseau en gagnant de nouveaux contacts (fans et followers dans le jargon des réseaux sociaux). Ça, c’est de la publicité gratuite pour vous et votre entreprise !
Maintenant, regardez autour de vous. Surtout quand vous prenez les transports en commun pour rallier votre bureau, observez combien de gens jouent à des jeux tels que Candy Crush, regardent des films, envoient des SMS ou messages sur Facebook à leurs amis. Pourquoi ne pas alors expliquer à vos collaborateurs les avantages de l'utilisation de ces mêmes terminaux mobiles à des fins professionnelles, en soulignant le fait qu'ils peuvent rapidement et en toute sécurité travailler plus intelligemment et surpasser ainsi leurs objectifs ? Pour eux, être en mesure de choisir comment, quand et où ils travaillent sera une puissante force de motivation et la productivité en découlera de façon naturelle.
Maintenant, nous allons discuter de certains des défis. Beaucoup d'entreprises n’envisageront même pas d'accorder à leurs collaborateurs la possibilité d'accéder à leurs données d'entreprise via des terminaux mobiles personnels, sans parler nécessairement de dispositifs appartenant à l'entreprise*. Pourquoi en est-il ainsi ? Parce que pour la plupart, elles craignent pour leur sécurité et les fuites de données, ignorant qu’aujourd’hui il existe de nombreuses solutions pour s’affranchir de tels problèmes en se conformant aux exigences de chaque secteur et industrie concernés, tout en sécurisant les données et les équipements mobiles personnels des collaborateurs. Un autre défi est que certains collaborateurs pensent "c’est mon appareil personnel, exclusivement consacré à mes affaires personnelles puisque c’est moi qui paie la facture". Pour y remédier, les employeurs devraient s’efforcer de subventionner les coûts des dispositifs mobiles (smartphone/tablette) de leurs collaborateurs afin de s’orienter vers un scénario gagnant-gagnant pour les deux parties.
En fait, le Gartner a récemment publié une étude dont l’une des questions était: "Souhaitez-vous plutôt payer €450K pour 1,000 appareils, propriété de l’entreprise ou 2,745 appareils appartenant aux collaborateurs? » Sans tergiverser, l'enquête a indiqué que les coûts directs des dispositifs mobiles appartenant aux collaborateurs étaient 64% plus faibles. En investissant et en incluant les coûts indirects, les dispositifs appartenant aux collaborateurs sont 9% plus faible. Cependant, la question que je me pose est la suivante : pourquoi un collaborateur motivé par son travail, avec des objectifs clairs, et qui assimile les avantages d'utiliser son propre dispositif mobile (travailler plus vite et plus efficacement pour surpasser ses objectifs et obtenir une prime plus importante) devrait se soucier de la facture ?
Un exercice simple pour mesurer la productivité d'une politique BYOD doit être basé sur le nombre de dispositifs nécessaires ainsi que sur les coûts de l'appareil, des logiciels, du support et des services. Commencez votre projet BYOD avec un nombre sélectif de collaborateurs qui sont prêts et motivés à utiliser leurs propres dispositifs. Puis mesurez la productivité individuelle par KPI (comme l'emplacement géographique, le niveau de salaire, le nombre de transactions des ventes, les projets achevés, la vitesse de réponse aux clients, les revenus générés, etc.) en comparaison avec un groupe qui n’utilise pas ses propres dispositifs. La vraie productivité n’est pas mesurée en quantifiant le nombre d'heures travaillées par collaborateurs mais plutôt par leurs nombre de projets terminés dans une journée, semaine, mois, trimestre ou année en cours ; et les résultats sont éloquents. Vous voulez que vos collaborateurs soient autonomes et fiers de ce qu'ils accomplissent tout en mesurant le statut de leurs activités dans l’atteinte de cet objectif.
Vous serez surpris du résultat !