Vers une gestion décentralisée de l'engagement de dépenses

Dans un monde où les ressources externes sont de véritables sources d'innovations, les entreprises peinent encore à simplifier les processus liés à l'engagement des dépenses. Et si la clé résidait dans un système de gestion partagé entre client et prestataires ?

Les frontières de l’entreprise s’estompent au profit d’un écosystème intégrant de nombreux partenaires externes porteurs d’innovation. L’entreprise de demain se dessine. Ouverte et perméable, elle assurera sa pérennité en tissant des relations sereines et co-stimulantes avec ses prestataires.

Dans ce modèle, la fluidification des processus de l’entreprise s’impose. Point de départ de toute collaboration fructueuse, les engagements de dépenses des grandes structures devront être simplifiés pour offrir plus de réactivité, de flexibilité et une réelle maîtrise budgétaire.

Des entreprises freinées dans leur développement

Comment établir efficacement un budget pertinent lorsque les budgets prévisionnels sont essentiellement créés sur la base de l’historique des dépenses et des économies attendues, sans consulter ses prestataires et partenaires ? Lorsque les budgets sont élaborés deux fois par an et laissent ensuite place à une approximation subie ? Lorsque l’on fixe pour ses équipes des objectifs sans leur donner l’autonomie nécessaire à leur réalisation ? L’engagement des dépenses tel que nous le connaissons n’offre qu’un suivi budgétaire flou dans lequel l’entreprise navigue à vue.

Par ailleurs, alors que les prévisions sont – théoriquement – établies et connues, la concrétisation du plan budgétaire reste très bureaucratique. N’oublions pas que les solutions de suivi budgétaire sont avant tout conçues pour les services financiers ! Les équipes opérationnelles ont bien du mal à s’approprier ce processus. Elles ne sont pas non plus habilitées à approuver les engagements de dépenses et la facturation, des procédures centralisées nécessitant de multiples allers-retours. Ces processus pesants ont une résonance sur tout l’écosystème de l’entreprise. Ils affectent l’autonomie des opérationnels et par conséquent leur motivation et sens des responsabilité, freinent le démarrage rapide des collaborations et génèrent des incertitudes sur les délais de paiement. De véritables obstacles au développement agile des organisations.

Pour un engagement de dépenses décentralisé et maitrisé

Le foisonnement des expertises externes offre un immense vivier de ressources pour innover. Pour en tirer parti, l’entreprise doit être capable de déclencher rapidement des collaborations et de simplifier sa comptabilité analytique.

Pour l’accompagner dans cette évolution, pourquoi ne pas imaginer un système de co-conception de la prévision budgétaire en temps réel par les intervenants internes et externes ? Une solution permettant de gérer la planification des besoins, l’autonomie des ressources et la facturation, en co-construisant en amont la prévision budgétaire via une interface commune ? Dans ce schéma, les ressources externes partageraient le calendrier de leur prestation globale, dont la validation initierait la collaboration. Ce système assurerait dans un second temps la bonne exécution des prévisions selon le planning préétabli. Il offrirait plus de pertinence en termes de visibilité opérationnelle et budgétaire grâce à la participation du prestataire tout au long du projet. Ce dernier pourrait ainsi réajuster si besoin le calendrier, voire le montant des dépenses, au cours de sa prestation pour une prévision plus dynamique. A la clé pour l’entreprise, une précision et une visibilité accrues sur les budgets et les dépenses futures, offrant au passage une meilleure gestion de sa trésorerie.

Autre atout, ce système partagé déléguerait la gestion budgétaire aux entités opérationnelles. Détenteur d’une enveloppe budgétaire convenue, le commanditaire pourrait lancer des engagements de dépenses, puis régler les factures selon le calendrier d’étapes sans solliciter les Achats ou la Comptabilité. Grâce à des règles prédéfinies, ces derniers conserveraient le contrôle des budgets sans ralentir les opérations.

Afin d’optimiser totalement ce processus, l’approbation des budgets se ferait en amont de la prestation. Ainsi, lorsqu’elle serait reçue et validée par le commanditaire, le système déclencherait le règlement. Dans ce schéma, la facture se paierait automatiquement, conformément aux délais et échéancier convenus. Et le prestataire, serein quant au paiement, resterait concentré sur la satisfaction de son client.

Sources d’innovation, les collaborations avec l’externe se multiplient. Dans cette mouvance, l’optimisation des engagements de dépenses s’impose comme une évidence qui offrira plus de visibilité, de souplesse, de réactivité et étendra les possibilités en matière de collaboration. A ce titre, la multiplicité des collaborations incitera-t-elle un jour les entreprises à recruter des chefs de projets indépendants pour acheter ou vendre en leur nom ? Une hypothèse rendue plausible via un système de gestion partagé.