La gestion des dépenses professionnelles, nerf de la guerre des entreprises en période d'instabilité économique
Dans un contexte de récession économique, la gestion des dépenses sera-t-elle la bouée de sauvetage des entreprises ?
Selon les chiffres du baromètre IFTM et de l'EPSA, les voyages d'affaires devraient générer un chiffre d'affaires de 28,5 milliards d'euros en France cette année, soit 95% des dépenses enregistrées en 2019. Cependant, en dépit du rebond accéléré des dépenses prévues dans ce secteur spécifique, les entreprises n'échappent pas au contexte de récession économique généralisée. En effet, selon les dernières perspectives économiques publiées par la Banque mondiale, la croissance devrait tomber à 2,1 %en 2023 contre 3,1 % en 2022, alors que l’inflation et la flambée des prix de l’énergie impactent le fonctionnement des entreprises. Les directions financières prêtent alors de plus en plus attention aux frais de fonctionnement de leur activité, avec la nécessité d’avoir une visibilité quasi en temps réel des dépenses des collaborateurs et d’optimiser les budgets en conséquence.
C’est dans ce contexte d'incertitude économique que la comptabilisation des frais des voyages d’affaires et des dépenses qui en découlent doit désormais se faire de la manière la plus optimale et sur des temporalités plus courtes. Si pendant de nombreuses années les entreprises devaient jongler avec une multitude de solutions et des processus manuels qui ne permettaient pas d’avoir une vision exhaustive des dépenses engagées à court terme, désormais les dernières innovations dans le domaine permettent de corriger ces frictions comptables.
Une centralisation de la data au bénéfice de l’entreprise
Les entreprises sont soumises à plusieurs défis simultanés : contrôler minutieusement la gestion de leurs dépenses quotidiennes tout en gagnant en souplesse et en agilité dans un environnement de travail de plus en plus complexe. Aujourd’hui, ces besoins peuvent être réglés au travers de l’utilisation de solutions tout-en-un qui permettent de rassembler dans un seul et même espace les dépenses telles que les frais de déplacements, d'hébergement, de bouche ou d’autres frais cachés qui empêchent les services financiers d’avoir une visibilité complète sur les frais engagés par l’entreprise. Ce type d’outil de gestion de dépenses devient de fait le centre névralgique d’un fonctionnement optimal de la vie en entreprise.
Pour les équipes financières ces solutions sont bénéfiques pour plusieurs raisons. Elles permettent de gagner du temps, au travers d’un contrôle de politiques de dépenses plus dynamique et une visibilité en temps réel des dépenses pour les services financiers. En effet, alors que les temporalités sont de plus en plus courtes et rapprochées, cette dernière permet d'améliorer les prévisions, d’être proactif et d’anticiper les éventuels problèmes de trésorerie à venir. Cela permet de gagner du temps précieux, d’ajuster le tir en amont et non plus en aval et d’automatiser le rapprochement financier. Ainsi, lors de la clôture des comptes par exemple, cette dernière devient moins contraignante et sollicite moins de temps et d'efforts pour les équipes financières.
Autre facteur à tenir à compte et qui jusqu’ici rendait difficile la gestion des dépenses: la généralisation du travail à distance et des équipes dites “dispersées”. En 2023, 2,5 millions de franciliens font du télétravail d’après une étude menée par l’Institut Paris Région. La normalisation du travail hybride est une source de complexité et de perdition d’information pour les entreprises. En effet, dans la mesure où le personnel est éparpillé géographiquement, les dépenses de ces derniers pour des déplacements ou des déjeuners personnels peuvent se perdre dans les limbes des notes de frais gérées encore de manière artisanale dans beaucoup d’entreprises. Ainsi, l’utilisation d’une application centralisée permet également de faire face à un environnement complexe du fait de la dispersion du personnel. Elle permet de mettre fin aux notes de frais en faisant disparaître ce genre de tâches à faible valeur ajoutée en l’espace de quelques clics. Cela se traduit concrètement par un gain de temps considérable pour les équipes qui, plus productives, peuvent concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier.
L’IA générative au service de la maîtrise budgétaire
L’intégration de l’IA générative est une évolution technologique majeure qui a le potentiel de transformer significativement le fonctionnement des entreprises. Ainsi, dans le secteur du voyage d’affaires, l’IA générative peut fonctionner non seulement comme un agent de voyages pour les collaborateurs mais également comme un analyste de données pour les responsables financiers à travers la recherche proactive de stratégies d’optimisation des coûts. De cette manière les services financiers peuvent obtenir des rapports de dépenses en faisant de simples demandes et optimiser les dépenses en fonction des priorités de développement de l’entreprise. Grâce à l’utilisation de cette technologie, les frais liés aux déplacements professionnels gagnent en crédibilité et ne sont plus seulement perçus comme une dépense mais bien comme un levier de croissance en vue d’une stratégie globale d’entreprise.
Prochaine étape dans l’évolution de la gestion des dépenses? La généralisation de cartes d’entreprises intelligentes avec une technologie innovante qui simplifie encore plus le processus de gestion des dépenses. Cette nouvelle solution offre un processus simplifié permettant d’assurer la vérification, le classement et le rapprochement automatique des notes de frais conformément aux politiques de dépenses de l’entreprise. L’avènement de ces cartes d’entreprise “connectées” est une étape supplémentaire dans la gestion des dépenses en temps réel et un véritable gain de productivité pour les entreprises. De cette manière, ces dernières disposent d'une visibilité totale sur chaque dépense au moment où elle se produit, grâce aux transactions en attente qui apparaissent automatiquement dans un tableau de bord, ce qui permet aux responsables financiers d'identifier des opportunités d’optimisation des budgets. Du côté des collaborateurs, ces cartes facilitent leur vie en évitant de passer par les cases “avance de frais” et “envoi des notes de frais”, ce qui est un gain de temps non négligeable pour ces derniers.
Alors que 80% des frais personnels ont lieu lors d'un déplacement professionnel, les solutions qui intègrent à la fois dans un seul et même espace la gestion des voyages d’affaires et des dépenses collent parfaitement au contexte actuel. D’un point de vue technologique, il n’y a plus de fossé entre les différents flux d’information d’une entreprise, ce permet aux directeurs financiers d’avoir une vue d’ensemble unifiée et en temps réel de ses dépenses. L’optimisation de la gestion des budgets en entreprise est désormais une réalité soutenue par des solutions technologiques et de bonnes pratiques qui leur permettent de gagner en agilité, en adaptabilité et de faire preuve de pragmatisme à bon escient.