Entreprises : l'évolution de la signature à l'ère du digital

Désormais, un nombre croissant de contrats se concluent à distance, et la définition des signatures a évolué. Cette digitalisation demande aux entreprises de s'adapter pour rester performantes.

A mesure que le monde devient de plus en plus connecté, un nombre croissant de contrats se concluent à distance. Les réunions physiques et les contrats papier ont ainsi fait place aux formulaires électroniques et aux méthodes de validation en ligne. La définition du terme « signature » a donc évolué, soutenue notamment par le règlement européen eIDAS qui a pour but d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’UE. Il existe ainsi des différences entre la signature traditionnelle et la signature électronique, avec des cas d’usage qui prédominent pour chacune d’entre elle.

La signature manuscrite ancrée dans les usages

Les signatures physiques ont été utilisées tout au long de l'Histoire pour vérifier l'identité et exécuter des contrats juridiquement contraignants. Aujourd'hui, dans la plupart des cas, les signatures électroniques ont le même poids juridique. Toutefois, dans certaines situations, les signatures manuscrites traditionnelles restent nécessaires pour assurer une protection supplémentaire contre la fraude ou la falsification. Il faut néanmoins reconnaître qu’à l’ère du digital, recueillir une signature manuscrite est un processus lent, voire parfois compliqué. En effet, les entreprises sont souvent confrontées à des procédures longues, incluant plusieurs étapes, notamment lors de la signature de contrats : imprimer le document, le signer, le scanner et l’envoyer aux destinataires puis attendre que les autres parties fassent de même sont des démarches fastidieuses. Ces étapes rendent les organisations dépendantes des services de liaison, de la qualité de l’impression, pouvant notamment impacter la lisibilité des documents, et des horaires d’ouverture. Par ailleurs, les structures peuvent faire face à des coûts importants liés au temps nécessaire mais également aux retards - y compris la possibilité qu’un prospect change d’avis en attendant son contrat. De plus, les signatures sont susceptibles d’être falsifiées et peuvent nécessiter des expertises légales afin d’analyser la véritable identité du signataire du document. En outre, les documents papier sont également sujets à la perte ou au vol, pouvant entraîner des conséquences majeures, particulièrement lorsqu’il s’agit de données sensibles.

L’essor de la signature électronique devenue incontournable

En parallèle, la signature électronique s’est démocratisée en devenant un moyen rapide et efficace de signer un accord à l'aide d'une action ou d'un processus numérisé. Elle peut ressembler à une signature traditionnelle, mais ce n'est pas un prérequis. Tant que la signature électronique est associée à un document particulier et que le signataire a l'intention de l'utiliser comme signature, elle est considérée comme valide. La signature « du bout du doigt » ou à l’aide d’un stylet sur un appareil mobile, la saisie de son nom ou d’un code PIN ou encore la sélection du « J’accepte » sur un site web sont les formats les plus courants.

La technologie de signature électronique est un outil aujourd’hui incontournable pour toute entreprise moderne qui a souvent recours aux contrats, aux devis numériques ou à d'autres types de documents signés. Elle peut transformer le processus de signature de bout en bout en automatisant la livraison des documents, en rationalisant les approbations ainsi qu’en améliorant la sécurité. La signature électronique permet en effet de réduire le temps de réponse, de stocker les informations sensibles dans des dossiers électroniques sécurisés, de contrôler l’accès aux contrats, ainsi que de minimiser les erreurs humaines en créant un registre d’audit unique pour chaque transaction. De plus, la signature électronique aide les entreprises à répondre aux enjeux de conformité avec les différentes réglementations en vigueur, y compris le règlement européen eIDAS qui définit notamment les trois niveaux de signature électronique.

Signature électronique ou signature numérique ?

Bien que les termes "signature électronique" et "signature numérique" soient souvent utilisés de manière interchangeable, il existe des distinctions entre les deux. La signature numérique est en effet une forme plus sûre de signature électronique. Elle doit être étayée par un certificat numérique, qui prouve l'identité du signataire. Les signatures numériques sont liées électroniquement au document signé et comprennent un chiffrement qui empêche la falsification de la signature et du document lui-même. Si les signatures électroniques sont suffisantes pour la plupart des accords quotidiens, les signatures numériques offrent un niveau de sécurité supplémentaire. Elles sont le plus souvent utilisées pour les documents sensibles et les secteurs hautement réglementés tels que l'administration, la santé et les services financiers.

Dans un contexte marqué par la transformation digitale et l’augmentation du télétravail, il est indispensable pour les entreprises de se montrer toujours plus réactives. Cette digitalisation croissante des contrats et des échanges commerciaux encourage de plus en plus l’usage de la signature électronique, sans quoi il devient difficile, voire impossible, pour les entreprises de rester performantes. Elle leur procure, en effet, des bénéfices importants et cruciaux pour leur activité, tels que la réduction du temps et du coût des transactions, le renforcement de la sécurité et l'amélioration de l'expérience des collaborateurs, des fournisseurs, des partenaires et des clients ; enjeux majeurs dans le contexte de crise économique actuel et dans un environnement de plus en plus réglementé.