Contrôle Urssaf : comment le gérer ?

Les entreprises peuvent être contrôlées sur leurs versements de cotisations sociales. Pour éviter les ennuis, mieux vaut être prêt à recevoir les inspecteurs.

Bilans, contrats de travail, avis d'impositions... L'éventail des documents à fournir aux représentants de l'Urssaf témoigne de l'étendue de leurs contrôles. Ils visent à déterminer si les charges sociales (Sécurité sociale et cotisations chômage) versées par l'entreprise sont conformes à ce qui est dû. Comme le système français se base sur les déclarations des employeurs, seuls des contrôles permettent de mettre à jour les failles... et éventuellement initier des redressements. Ces contrôles peuvent se dérouler sur place (dans les locaux de l'entreprise) ou sur pièces (dans les locaux de l'Urssaf).

Le contrôle sur place

L'arrivée des contrôleurs de l'Urssaf dans ses locaux n'est jamais une surprise, exception faite des contrôles pour travail clandestin. Un avis de contrôle doit être envoyé au moins quinze jours avant la date prévue du contrôle.

Si le chef d'entreprise n'est pas obligé d'être mobilisé tout le long du contrôle, sa présence reste souhaitable à l'accueil de l'inspecteur. Cela permet de discuter avec lui et de prendre connaissance de ses besoins et des ses demandes de documents. Ceux-ci peuvent être sociaux, comptables, fiscaux, juridiques... Lorsque les documents sont informatisés, il peut aussi demander un accès à ces données. Le dirigeant peut cependant refuser et préférer lui remettre des copies. Les pouvoirs de l'inspecteur peuvent aussi le conduire à interroger des collaborateurs de l'entreprise, à l'abri des oreilles de l'employeur.

Dans tous les cas, le chef d'entreprise a tout intérêt à collaborer avec l'agent chargé du contrôle Urssaf. S'il refuse de communiquer des documents, il se rend coupable de délit d'entrave au contrôle, ce qui peut lui valoir un an d'emprisonnement. A l'inverse, un contrôleur de l'Urssaf ne peut pas se servir lui-même dans les documents de l'entreprise.

Lorsqu'un inspecteur contrôle une grande entreprise, il peut opter pour la méthode de l'échantillonnage et de l'extrapolation. Comme son nom l'indique, cela consiste à ne vérifier qu'une partie des pièces pour déterminer l'ensemble : la vérification peut par exemple ne porter que sur 50 salariés sur 500. Le contrôleur considèrera que ses conclusions sont représentatives de l'ensemble de l'entreprise. Il est cependant possible de s'opposer par écrit à l'utilisation de cette méthode.

Le contrôle sur pièces

Les entreprises de moins de 10 salariés peuvent se voir proposer le contrôle sur pièces. Dans ce cas, aucun inspecteur ne visite les locaux de l'entreprise : c'est à l'employeur de fournir les pièces demandées pour un contrôle effectué dans les bureaux de l'Urssaf.

La période concernée

Le contrôle de l'Urssaf est par ailleurs limité dans le temps. Pour les cotisations de Sécurité sociale, il concerne les trois dernières années civiles précédentes plus la période de l'année en cours précédant le contrôle. Un contrôle en 2011 se limite donc à 2008, 2009 et 2010 ainsi que la période de 2011 précédant l'envoi l'avis de contrôle. Pour les cotisations chômage, la période est cantonnée aux trois années précédant le contrôle.

Le redressement

Un employeur contrôlé reçoit une lettre d'observations qui indique les conclusions de l'inspecteur : une bonne application des règles, des observations ou des régularisations à venir. Le contrôlé dispose alors de 30 jours pour réagir en faisant des remarques, exprimer son désaccord ou apporter des éléments nouveaux. Ce n'est qu'ensuite que le contrôleur peut éventuellement préciser les modalités et le montant du redressement.