Dropbox, GRDF, Ipsen... Leurs techniques pour garder le lien avec leurs salariés
Aux grands chambardements en entreprise les grands remèdes. A l'heure où toutes les structures qui le peuvent sont passées au travail à distance en raison de la crise du Covid-19, Dropbox, Ipsen, GRDF, Tankyou et Mes docteurs ont mis en place de nouveaux modes de communication avec leurs collaborateurs.
Chez Dropbox, cafés virtuels et workshops hebdomadaires
Chez Dropbox France, presque tous les salariés sont en télétravail, à part quelques opérationnels éventuellement d'astreinte dans les data centers. "Le n'est pas une nouveauté pour nous, la moitié de nos réunions se déroulait déjà à distance", assure le directeur général France, Thibaut Champey. Mais le groupe a tout de même pris quelques mesures pour accompagner ce télétravail généralisé et sur un temps long : formation des managers pour qu'ils restent connectés avec leurs équipes, cafés virtuels tous les matins, demande aux managers d'entrer en contact avec chaque membre de leur équipe tous les jours par vidéo ou par Slack… L'entreprise organise aussi trois workshops hebdomadaires pour les volontaires qui ont besoin d'accompagnement dans leur gestion du travail à distance.
Pour favoriser le bien-être de ses salariés en télétravail, Dropbox a également autorisé que l'allocation mensuelle de 100 euros versée à ses équipes pour financer la pratique d'une activité sportive serve par exemple à l'achat d'un siège ergonomique pour travailler de chez soi. Ce à quoi elle ajoute une allocation d'environ 230 euros pour acheter du matériel afin de se recréer un environnement de travail fonctionnel à domicile.
Ipsen mise sur la webradio
La webradio d'Ipsen enregistre 1 000 connexions uniques par jour
L'entreprise biopharmaceutique a eu l'idée d'une webradio d'entreprise qui réunirait tous ses salariés, qu'ils soient en télétravail ou sur les sites de production. Le projet a été monté en quelques jours, et la radio était active dès le jeudi suivant le début du confinement. Si la directrice des affaires publiques et de la communication, Véronique Delvolve, responsable de ce projet, pensait au départ le destiner aux commerciaux, la direction a voulu le généraliser aux 1 900 salariés d'Ipsen France. La webradio est même devenue disponible pour les filières francophones d'Algérie et de Tunisie. Elle diffuse de la musique en continu et propose trois rendez-vous quotidiens de vingt minutes chacun, disponibles en replay. La programmation varie selon les horaires (à 9h, 11h30 et 17h) : des informations, des rendez-vous cultures ou bien-être, des interviews de collaborateurs et un espace d'expression pour les salariés qui peuvent envoyer des dédicaces ou poser des questions. "Il y avait une véritable attente de la part des collaborateurs d'un tel lien direct. Même la musique crée une certaine convivialité, car on se dit que nos collègues sont en train d'écouter la même chose."
La radio enregistre 1 000 connexions uniques par jour, et en moyenne vingt minutes d'écoute par session. Le prestataire, MediaMeeting, assure l'animation et les interviews. La responsable communication d'Ipsen fournit les salariés à interviewer et informe sur l'actualité de l'entreprise. Le tout évidemment à distance, au téléphone et dans des studios à domicile pour l'équipe de MediaMeeting. Les émissions sont pour l'instant enregistrées la veille de leur diffusion, mais Véronique Delvolve réfléchit à des diffusions en direct avec des questions d'auditeur.
Un podcast pour partager le quotidien des salariés de GRDF
Chez le distributeur de gaz GRDF, c'est un podcast qui a été lancé pour aider les 12 000 salariés à mieux vivre le travail, à distance comme sur le terrain. Celui-ci était déjà prévu, suite à un hackathon organisé pour réfléchir aux outils de communication interne, mais son lancement prévu pour avril 2020, a été avancé à la mi-mars. "Au lieu d'avoir un mois pour le préparer, on a eu une semaine", résume Jérôme Andrieu, chef de projet à la direction de la communication et de la direction.
Le podcast de GRDF permet de partager le quotidien des gaziers et des gazières et de répondre aux questions à distance
A l'origine prévu pour durer une heure et se présenter comme une matinale radio, la version actuelle fait vingt à trente minutes et rassemble des informations générales, des interviews, des informations sur la situation actuelle. "Cela permet de partager le quotidien des gaziers et des gazières, entre autres grâce à des interviews à distance, et aussi de répondre à leurs questions et de garder le lien grâce à un répondeur dédié aux questions et aux dédicaces, affirme Jérôme Andrieu. Il y a eu des dédicaces dès le premier jour, cela leur plait de pouvoir partager ainsi leur quotidien." Le but étant de retomber progressivement sur la ligne éditoriale initialement prévue, avec des sujets plus propres à l'activité de GRDF.
Tankyou passe par la visioconférence pour motiver ses salariés
Pour les salariés en télétravail de cette start-up de distribution de carburant aux entreprises, qui livre directement dans les véhicules, il a fallu retrouver des rituels communs. Cela se traduit par une réunion en visioconférence le matin à 9h30 par équipe, où l'on débriefe la journée de la veille et fixe les objectifs de la journée à venir, et un compte-rendu envoyé par chaque salarié vers 18 heures à toute son équipe via Slack, dans lequel chacun note ses succès, ses échecs et ce qu'il a écrit. "L'objectif, c'est de motiver, de s'assurer que les gens ne restent pas au fond de leur lit, explique Ashley Poniatowski, qui manage plus particulièrement les huit commerciaux de Tankyou. Nos équipes sont jeunes, 25-26 ans en moyenne, c'est leur première crise, il faut les accompagner." C'est pour cela que la fréquence des réunions est passée de deux à trois par semaine à deux par jour chez les commerciaux. "Quand on partage un bureau, il n'y a pas besoin de se motiver de la même façon. Là l'objectif est de retrouver des conditions de travail motivantes. Les commerciaux ont particulièrement besoin de motivation. Chez soi, tout seul, c'est plus compliqué."
Mes Docteurs aussi... pour les recruter
Chez Mes Docteurs, la problématique est presque inverse. La start-up gère un service de téléconsultations médicales. Avec l'épidémie de coronavirus, la demande a doublé. Face à la recrudescence de l'activité, Mes Docteurs vient d'engager trois personnes, et se pose donc la question de l'onboarding à distance. "Normalement, les nouveaux salariés rencontrent chaque fonction en face-à-face, actuellement cela se fait en visioconférence, et on a un peu réduit le nombre de personnes rencontrées ainsi, c'est un peu plus axé sur les fonctions opérationnelles", explique la dirigeante Marie-Laure Sailliard.