Communications d'entreprises : quelles tendances en 2022 ?
L'année 2021 aura été marquée par un retour progressif au bureau, et la mise en place de nouvelles politiques de télétravail.
Alors que les entreprises et employés cherchent à définir les nouveaux modes de travail, des questions se posent pour garantir des communications fluides dans un environnement de travail hybride. Comment anticiper les prochaines tendances et garantir une collaboration à distance efficace ?
Le bureau devient un espace collaboratif
L’usage accru du télétravail a redéfini le rôle du bureau comme espace de travail. Les employés se sont habitués aux nouveaux modes de travail à distance et à leur flexibilité. D’après une étude Ipsos pour RingCentral, 54% des Français pensent que le télétravail est devenu la norme.
Le principal avantage du bureau est de permettre les interactions physiques entre les employés, contribuant au lien social et à la culture d’entreprise. Pour optimiser la présence au bureau, le planning des collaborateurs peut également être repensé autour de la collaboration. Cela signifie par exemple d’organiser des réunions de lancement de projets, échanger sur des nouvelles idées ou encore analyser les résultats. Cette nouvelle manière de travailler nécessite de repenser l’espace dédié aux postes de travail individuels pour prioriser ceux permettant le travail en équipe.
En 2022, les entreprises vont donc réaménager leurs bureaux pour encourager la collaboration, tout en continuant de prendre en compte des mesures de distanciation sociale, avec des systèmes de flex-office, des espaces d’échanges informels et des salles équipées de solutions permettant les réunions hybrides.
Les entreprises accordent une attention particulière au bien-être des salariés
La pandémie et le télétravail prolongé ont eu des conséquences sur le moral des employés. Seulement 16% d’entre eux se disent être plus heureux au travail depuis le début de la pandémie, et ils sont 25% à se déclarer moins heureux. Conscientes de ces problématiques, les entreprises prennent davantage en compte le bien-être de leurs employés.
Pour cela, il est nécessaire d’aider les collaborateurs à bien gérer la déconnexion. Avec le travail hybride, chacun peut être joignable de n’importe où, il faut donc créer des limites. L’utilisation d’une application professionnelle dédiée permet de distinguer clairement les communications privées et professionnelles. Les horaires de travail peuvent être configurés pour s’assurer que la ligne professionnelle ne sonnera pas sur le mobile des employés pendant leur temps libre. De la même manière, les statuts de présence sont un bon moyen d’informer de sa disponibilité.
Un autre axe à poursuivre en 2022 est de faciliter le travail des employés pour éviter qu’ils ne se sentent surmenés. Le travail à distance accentue l’usage des outils informatiques, en particulier pour les communications. Ces outils sont indispensables, mais ne devraient pas ajouter de la complexité pour les employés, qui doivent se concentrer sur leurs missions. Pour cela, la solution envisagée doit être simple d’utilisation quel que soit le terminal utilisé et idéalement permettre une intégration forte entre les outils de communication et les applications métier (CRM, ERP…) permettant ainsi de freiner les pertes de productivité.
La voix a un rôle central dans les communications entre employés
Les réunions vidéo ont de nombreux avantages pour garder le lien entre les employés mais elles peuvent entraîner de la fatigue, notamment en raison de l’attention requise et de la sédentarité. Pour limiter ce phénomène, les employés choisissent avec plus d’attention le bon mode de communication en fonction du contexte. 72% d’entre eux pensent que les appels vocaux permettent une meilleure communication avec leurs collègues : le téléphone reste donc indispensable et permet de limiter la fatigue puisqu’il n’est pas nécessaire de rester concentré face à son écran.
La téléphonie reste fondamentale pour les communications d’entreprise. Lors du choix d’un fournisseur, il faut en particulier prêter attention aux notions de disponibilité, qui devrait idéalement être de 99,999% (soit moins de 78 secondes d’interruption par trimestre), ainsi qu'à la qualité de service et aux fonctionnalités telles que le routage des appels et l’administration à distance. Grâce aux communications unifiées, la téléphonie est intégrée avec la messagerie d’équipe et les réunions vidéo, ce qui rend l’usage de la voix plus fluide et contextuel. Le cloud permet également d’exploiter de nouvelles technologies autour de la voix, en particulier l’intelligence artificielle pour l’analyse de sentiment.
En 2022, améliorer la gestion de la téléphonie, grâce au cloud et à un fournisseur ayant le statut d’opérateur, permettra d’assurer la continuité des activités et de se préparer aux évolutions de la voix.
Dans un monde hybride, la sécurité n’est plus une option
La sécurité a été l’une des principales préoccupations liées au développement du travail à distance. Les données circulent à travers de multiples localisations et terminaux, accentuant les risques potentiels. De hauts standards de sécurité sont ainsi requis pour adopter le travail hybride à plus long terme.
Pour les communications, plusieurs normes permettent de garantir la sécurité : le cryptage dynamique de bout en bout (E2EE), la gestion des identités ou encore le contrôle des accès à une réunion. Leur adoption doit être accompagnée d’une formation des employés sur les enjeux de sécurité, pour éviter qu’ils n'entraînent des failles sans le savoir. Lorsqu’ils sont conscients des risques et des bonnes pratiques, ils peuvent ainsi chacun contribuer à créer un environnement sûr. Pour les communications, cela peut être aussi simple que d’exiger un mot de passe pour chaque réunion ou d’utiliser exclusivement les solutions de l’entreprise pour leurs échanges professionnels.
En mettant l’accent sur la sécurité en 2022, les entreprises s’assureront de répondre aux nouveaux enjeux liés à un environnement hybride. Les multiples actualités autour de la sécurité en entreprise ont démontré l’importance de prioriser ces problématiques pour éviter des failles majeures.
Le monde du travail évolue constamment, et les entreprises sont encore en train de chercher un équilibre pour définir “la nouvelle normalité”. La communication et la collaboration sont au cœur de ces transformations pour s’assurer que les équipes puissent travailler efficacement à distance. En centralisant tous les modes d’échange, une solution de communications unifiées répondant aux plus hauts standards de sécurité et de disponibilité aidera les entreprises à répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride.