Lanceurs d'alerte : les entreprises doivent se doter d'une stratégie de signalement efficace

La loi du 21 mars 2022 dite " Loi Waserman " entrée en vigueur le 1er septembre a pour but de permettre aux organisations de favoriser les signalements et offrir une culture d'entreprise plus etchique

Lanceur d’alerte : un périmètre précis

La loi N°2022-401, dite également loi Waserman renforce le statut de lanceur d’alerte : “une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance”. Compte-tenu de cette évolution législative, il est nécessaire, si votre entreprise est concernée (plus de 50 salariés), de vous assurer qu’elle répond bien aux obligations encadrant les moyens de signalement et de protection des personnes impliquées, tout en encourageant une culture de liberté de la parole.

Responsables de la conformité et directions RH en première ligne

Cette évolution législative impose des exigences aux responsables RH, telles que la nécessité de mise à jour du règlement intérieur depuis le 1er septembre, ou encore la mise à la disposition des collaborateurs de canaux de signalement sûrs et accessibles, écrits, oraux ou anonymes. Ils doivent également veiller à ce que les collaborateurs sachent quand et où signaler les actes répréhensibles. En outre, ils sont tenus de préserver la confidentialité des lanceurs d’alertes et de les protéger contre le licenciement, la rétrogradation ou d'autres formes de représailles sur le lieu de travail. L’entreprise doit également accuser réception du signalement par écrit dans les sept jours et veiller à tenir un recueil des signalements en conformité avec les règles de conservation des données du RGPD. Enfin, l’enquête doit être traitée par l’un des organismes destinataire dans les trois mois suivant le rapport initial. A défaut le signalement pourra être rendu public.

Vers une stratégie européenne de la “compliance”

D'ici 2023, la directive européenne sur les lanceurs d’alerte s'étendra à toute organisation opérant dans l'Union européenne et comptant au moins 50 employés. Celle-ci vient s’ajouter à plusieurs autres réglementations européennes (telles que les directives antiblanchiment, le règlement européen sur la protection des données, etc.) déjà en place. Le droit de l’Union européenne se dote de multiples leviers pour amener les organisations de ses pays membres vers une culture et des pratiques plus éthiques. Mettre en œuvre une stratégie et des outils de gestion des risques et de la conformité pour s’y conformer est donc devenu essentiel.

Se mettre efficacement en conformité
Voici quatre actions qui contribueront sans nul doute à la réussite de votre stratégie de lanceur d’alerte :

1. Mettre en place une procédure de signalement

L’absence de signalement n’est pas synonyme d’un lieu de travail sain. Des études montrent que 85 % des travailleurs de l'UE ne signaleront probablement aucun des problèmes qu’ils rencontreront, par manque de compréhension de la procédure ou par crainte des conséquences potentielles. Dès lors, quelles mesures pouvez-vous adopter pour faire preuve de clarté au sein de votre entreprise ? Pousser  les problèmes sous le tapis peut engendrer une culture d'entreprise malsaine et crée un risque réputationnel, sans compter le fait que votre entreprise s'expose à de graves sanctions et pénalités de la part du législateur. il est à noter que  les organisations qui font l'objet d'un plus grand nombre de signalement internes ont un risque inférieur à  46 %  de faire l'objet d'articles négatifs dans les médias.

    2. Faire en sorte que les employés adhèrent à la stratégie éthique

La confiance est un pilier essentiel du système de signalement. 80 % des employés invoquent la peur des conséquences juridiques pour justifier le fait qu’ils s’abstiennent de faire un signalement. Pour les encourager, les dirigeants doivent les informer des procédures et des lois qui protègent leur anonymat. Seulement un tiers environ des employés (35%) sont convaincus qu'aucune mesure ne sera prise à la suite de leur signalement. Il est donc important de tenir les lanceurs d’alerte informés à chaque étape du processus de signalement, afin de les rassurer sur le fait que leurs plaintes sont prises au sérieux.

    3. Élargir les canaux de signalements pour en augmenter l’efficacité 

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer votre système de signalement. Chaque travailleur ayant un canal préféré pour faire part de ses préoccupations, maximiser les canaux de signalement contribuera à augmenter le nombre de façons dont les employés peuvent entrer en contact. Le web, le contact physique, la téléphonie mobile et les lignes d'assistance téléphonique peuvent tous être activés en tant que canaux de signalement efficaces.

   4. Améliorer la stratégie de conformité au sens large

Votre capacité à analyser la façon dont vos employés s'engagent dans vos procédures de signalement vous aidera à obtenir des informations précieuses sur l'efficacité de votre cadre de conformité. En intégrant un plan de signalement solide dans votre stratégie globale d’éthique et de conformité, vous contribuez à aligner vos processus et à améliorer votre capacité à maîtriser les risques.

Avec l'entrée en vigueur de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte et le déploiement de la législation sur leur protection, il est primordial pour les entreprises de comprendre les tenants et aboutissants du signalement sur le lieu de travail. Il ne s'agit pas seulement de comprendre et de se conformer à la directive. Il faut également adopter une stratégie de signalement  efficace, afin de gagner la confiance des employés, leur engagement et créer une culture d'entreprise sûre et solidaire.