Le world café : le brainstorming qui efface les clivages hiérarchiques
Le brainstorming consiste bien souvent à réunir des participants autour d'une même table pour faire émerger des idées nouvelles. Le world café innove et propose un format tournant qui approfondit la réflexion et augmente le sentiment d'appartenance à un groupe.
Les origines : Le premier world café a été organisé en 1995 par Juanita Brown et David Isaac, deux universitaires américains qui ont par la suite formalisé leur protocole dans l'ouvrage Shaping Our Futures Through Conversations That Matters.
L'organisation du world café : Dans un premier temps, une vingtaine de personnes est répartie autour de plusieurs tables de 3 ou 4 participants . Pour favoriser les échanges et éviter la lassitude, le format idéal est de 6 tables. Chacune d'entre elles compte un hôte qui dirige les débats et des ambassadeurs qui y participent. Le but est de mélanger les participants, sans tenir compte de la hiérarchie habituelle. Un cadre peut être ambassadeur tandis qu'un technicien peut être hôte.
Dans un premier temps, une vingtaine de personnes est répartie autour de plusieurs tables de 3 ou 4 participants sous l'égide d'un animateur
Tous échangent durant 20 minutes. Puis, pour favoriser la pollinisation des idées, les ambassadeurs se dispersent à d'autres tables. L'hôte, quant à lui, reste à sa place et explique aux nouveaux arrivants les idées développées lors de la conversation précédente.
Après plusieurs tours de table, les participants partagent leurs idées en réunion plénière sous la direction de l'animateur. Ils établissent ensemble la synthèse des discussions et organisent un plan d'action. Pour ce faire, deux moyens peuvent être utilisés. Dans les world café de petite ou moyenne taille, tous les participants peuvent être amenés à participer. Cependant, dans les world café de grande taille (plus de 15 participants), il est conseillé de demander à chaque hôte de restituer les débats et représenter les ambassadeurs.
Les conditions d'un world café réussi : le world café a pour but d'aboutir à des solutions concrètes et rapidement opérationnelles. C'est pourquoi les organisateurs sont dans l'obligation de bien délimiter le sujet grâce à une problématique simple et claire que l'animateur doit connaitre parfaitement.
Les termes techniques, flous ou négatifs sont à éviter. Il est nécessaire de privilégier une thématique positive qui implique tous les participants. Ainsi, si la problématique est d'améliorer les conditions de travail dans une entreprise, le titre adéquat pourrait être: "Qu'est-il possible de faire pour travailler mieux?" et non pas "Pourquoi votre environnement de travail ne vous satisfait-il pas?".
Face au foisonnement d'idées, l'animateur doit être en capacité d'identifier une réflexion importante, d'éviter les digressions ou les pertes de temps. Il doit également instaurer un climat d'ouverture et de confiance.
Autre point clé, pour éviter la déperdition des connaissances au fil du brainstorming, il est primordial que les participants notent leurs idées.
Les apports : Le world café est particulièrement approprié pour stimuler l'intelligence collective. Elle permet la créativité et l'émergence d'idées nouvelles tout en mettant de côté les clivages hiérarchiques. Le format tournant et les discussions en petit comité permettent à tous les participants de s'exprimer. Grâce au world café, la transparence, la confiance, l'esprit collaboratif se trouvent renforcés, ce qui peut par la suite avoir un effet positif sur l'ambiance de travail au sein d'une organisation. Enfin, la phase finale permet d'aboutir à des solutions pratiques et opérationnelles.
Le world café peut être adapté à de nombreuses organisations : grandes entreprises mais aussi administrations et associations.