Les bonnes pratiques pour rester productif en période de confinement

Une récente étude de l’Institut CSA pour Malakoff Humanis (1) révèle que le télétravail trouve son rythme de croisière en France. 30 % des salariés interrogés y indiquent avoir déja télétravaillé au cours de l'année 2019, contre 29 % en 2018. Ce mode de travail est notamment plébiscité par les cadres (69 %), dans le secteur des services plutôt que dans l'industrie (45 % et 20 % respectivement), chez les managers (44 %) plutôt que chez les non managers (22 %). Pour les salariés, les 3 principaux atouts du télétravail est de réduire ou de supprimer le temps de trajet (46 %), d'avoir plus de liberté dans l'organisation de ses horaires (39%) et de mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle (37%). 88 % des salariés et 86 % des chefs d'entreprises considèrent que le télétravail donne une plus grande autonomie au travail. 76 % des salariés considèrent que cela améliore leur travail, 75 % leur sommeil. 86 % évoquent une diminution de la fatigue et 79 % des économies financières.

Au-delà, les trois sources de problèmes identifiés par les salariés sont notamment : la difficulté de séparer vie privée et vie professionnelle (58 %), la difficulté de communication entre collaborateurs (57 %) des difficultés techniques ex-aequo avec un risque d'addiction au travail (51 %). Pour les chefs d'entreprises, l'écueil principal du télétravail est "la complexité pour évaluer l'hygiène et la sécurité des lieux de télétravail" (54 %).

Pour les nombreuses entreprises françaises qui ne sont pas habituées à de longues périodes de travail en dehors des bureaux, nous avons établi une liste de bonnes pratiques que je vous invite à suivre pour rester productifs tout en télétravaillant. Lorsqu’on les applique, ces mesures garantissent une productivité comparable du personnel quel que soit le milieu de travail.

Bénéficier d’une vaste gamme d’outils collaboratifs qui permettent de virtualiser les environnements de bureau

Disposer des bons (outils aide les équipes à bien travailler de façon collaborative et simultanée. Miro, par exemple, est un outil de tableau blanc virtuel remarquable qui permet aux utilisateurs de collaborer sur des activités de présentation et d’annotation, comme la synthèse d’études ou le choix de priorités d’équipe, de feuilles de route stratégiques et d’objectifs collectifs. Vous pouvez en apprendre davantage ici sur la façon dont Social Finance a utilisé Miro pour optimiser ses moyens de collaboration en ligne. Pour ce client, nous avons conçu un outil visant à mieux accompagner et habiliter le jeune public dans la transition après la prise en charge.

D’autres outils, comme Slack, sont parfaits pour gérer des équipes et/ou des projets distincts. Slack est convivial, facile à configurer et, surtout, disponible sur un large éventail d’appareils et de système d’exploitation, d’où un accès ouvert au plus grand nombre sur tout appareil.

En fait, les applications de collaboration doivent virtualiser efficacement un environnement de travail type. Bien que la collaboration directe offre d’énormes avantages pour établir la confiance et la coopération, les outils logiciels peuvent contribuer grandement à la reproduire, qu’il s’agisse d’un processus de réflexion devant un tableau blanc, de rattrapage en espace de pause ou de couplage sur un document.

Affiner les capacités de conférence en ligne

Notre mode de travail chez Pivotal Lab repose grandement sur la collaboration et le "pairing" (ex : le pair programming, ou la programmation en binôme). Si des employés résident à distance, les webcams et les casques s’imposent pour veiller à ce qu’ils restent impliqués et maintiennent un véritable esprit d’équipe.

Toutefois, une webcam rend certaines personnes mal à l’aise et les lieux ayant une mauvaise connectivité empêchent tout simplement son usage. Cela peut rendre des membres d’équipe réticents à la diffusion vidéo lors de conférences téléphoniques, mais il est crucial de l’utiliser autant que possible pour favoriser la confiance et le lien au sein de l’équipe. Bien entendu, la faculté de voir et d’entendre les membres permet un mode de communication bien plus attractif que les messages électroniques ou instantanés. Elle joue aussi un rôle clé pour établir une collaboration ouverte et transparente.

D’autre part, le "pairing" à distance permanent peut s’avérer fatigant. Il importe donc de faire des pauses et de déterminer les tâches que chaque membre peut accomplir seul. Il convient pour les membres d’informer les autres s’ils prévoient une période de travail intense et de signaler leur indisponibilité via leur statut.

Veiller à conserver le cadre d’une journée de travail

Nous croyons en un rythme de travail viable, de 8 heures par jour, mais l’évolution de cet horaire pour l’harmoniser avec une équipe distante, dispersée partout dans le monde, se heurte aux habitudes des gens et ne favorise pas un environnement de travail sain. Nous cherchons à planifier nos activités pour prévoir celles collaboratives qui exigent la contribution du plus grand nombre pendant les heures communes et décidons ensemble de ceux travaillant aux autres plages non chevauchantes.

Réaliser des bilans hebdomadaires de l’équipe pour analyser ce qui fonctionne bien et moins bien entre les fuseaux horaires permet de découvrir des occasions de raccourcir les boucles de rétroaction et d’éviter la frustration. Par exemple : poster des questions sur Slack pour préciser aux membres d’équipe leur heure de début le lendemain, changer l’heure de réunions ou identifier des experts spécialisés dans les fuseaux horaires afin qu’une personne soit toujours disponible pour répondre aux questions et éliminer les obstacles.

Progresser à distance

La distance sociale jouera un rôle clé dans la protection du personnel contre le COVID-19 et la limitation de la progression globale de l’épidémie. Compte tenu de l’impact sur les chaînes logistiques mondiales et le comportement des consommateurs qui présente déjà le risque que le virus provoque une grave perturbation des entreprises en France (et du monde entier), les mesures exposées ci-dessus aident à atténuer les effets négatifs en favorisant la productivité du personnel. Les entreprises disposent d’outils, de méthodes et de pratiques adaptés pour virtualiser à présent le milieu de travail et obtenir une alternative viable, afin de mieux maîtriser la situation jusqu’à sa stabilisation.

S’il est impossible de nous rencontrer actuellement, nous recommandons de mener des entretiens via des appels vidéo. Une fois cette période de confinement terminée, il sera d’autant plus agréable d’organiser quelques rencontres en face à face. En attendant, gardons nos distances, sans pour autant perdre en efficience.