Créatifs : retrouvez du temps pour…la créativité !
Gérer des tâches administratives ou créer ? Comment améliorer le processus de travail des créatifs pour leur permettre de se concentrer sur la création ?
Selon une étude, près de la moitié des créatifs passeraient environ un jour par semaine à gérer des tâches administratives. Un phénomène d’autant plus récurrent avec la pérennisation du travail à distance et la multiplication des outils digitaux. Aussi, seul 48% de leur temps serait réellement dédié à la planification et à la production de contenu, leur activité principale.
Garder la tête hors de l'eau
Organiser son travail est primordial, d’autant plus lorsqu’il s’agit de créer ; le processus de création étant constitué de multiples étapes et parties prenantes. En effet, les tâches telles que le tri et l'organisation de documents, des dossiers administratifs peuvent avoir un effet domino. La recherche d’information nécessitant énormément de temps et le manque d’homogénéité dans les solutions utilisées créent des silos et génèrent un surplus de tâches administratives et de travail.
Pour les créatifs, cela signifie que leur journée est généralement encombrée d’applications qui entravent le processus mental permettant de passer d'une tâche à l'autre, soit le contraire de l'improvisation créative. Ce temps aurait pu être dédié aux tâches à forte valeur ajoutée, à développer des idées créatives, collaborer, peaufiner un projet, autrement dit: les raisons pour lesquelles les créatifs se lancent dans ce métier.
Les outils comme bouées de sauvetage
C'est pourquoi les entreprises doivent investir pour mettre à disposition de leurs collaborateurs des outils destinés à réduire le temps consacré à ces tâches fastidieuses. Ils pourront ainsi mieux gérer leur charge de travail quotidienne, surtout lorsqu'il s’agit de jongler entre des suivis de projets sur différentes plateformes digitales. Pour y parvenir, il faut favoriser la simplicité et la communication dans l’utilisation des solutions technologiques au travail.
Une large majorité de collaborateurs souhaiteraient des moyens simplifiés d'automatiser leurs tâches quotidiennes pour pouvoir se concentrer sur les actions importantes. Choisir une technologie dotée de fonctions automatisées est un excellent moyen de suivre les projets de manière efficace. L’Intelligence Artificielle, via les dossiers suggérés par exemple, peut faciliter l’organisation et permette de suivre la progression sans perturber le processus créatif.
En augmentant leur productivité et en optimisant leurs journées, les créatifs - autrefois enlisés dans leur routine quotidienne - y trouvent ici une bouée de sauvetage, et se libèrent ainsi plus de temps pour créer dans de meilleurs conditions.
Facilitez la communication
Une fois les tâches administratives fluidifiées, il reste d’autres problématiques à résoudre. Bien qu‘une une idée globale des objectifs soit déjà imaginée avant de débuter un projet, le processus créatif a tendance à être ralenti par les tâches d’organisation et de répartition. En effet, le manque d’intégration entre les outils et les process de leur entreprise rendent la collaboration entre les équipes plus difficiles. Il est donc crucial d’avoir avoir une vue d'ensemble du projet, et les méthodes adéquates pour partager l'état d'avancement aux clients et collaborateurs pour se coordonner en interne, et ainsi répondre de manière proactive aux questions sur le projet, telles que l’état d’avancement du processus de création ou les échéances majeures.
C’est d’autant plus nécessaire lorsque les parties prenantes sont éparpillées dans différents lieux, aux quatre coins de la France ou du globe. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir recours à des plateformes intelligentes de collaboration permettant aux créatifs de partager leur travail, de communiquer rapidement et de collaborer, de manière synchrone ou asynchrone. Par exemple, l’intégration des outils adéquats tels que les solutions de signature électronique ou de montage vidéo, facilitent la collaboration sur des contrats ou des fichiers, sans avoir à quitter une application pour passer à une autre. Les outils d'enregistrement d'écran, en fournissant des éléments visuels, permettent de communiquer plus facilement des idées complexes.
Ces outils ludiques, faciles d’utilisation et en interface ouverte, empêchent les équipes créatives de se noyer dans une multitude de tâches quotidiennes ingérables, et leur laissent au contraire un maximum de temps disponible pour ce qu'elles font le mieux : créer.