Ce dirigeant a eu une idée toute bête pour ne plus se laisser submerger par les mails, et c'est très rapide à faire
Le flux incessant de mails que nous recevons chaque jour est un véritable défi pour notre productivité. En moyenne, un salarié reçoit 144 courriels par semaine selon une étude de l'Observatoire de l'infobésité et de la collaboration numérique, un chiffre qui grimpe à près de 200 pour les managers et dépasse les 400 pour les dirigeants d'entreprise.
Toujours selon cette même étude, 51,4% des sondés répondent à leurs mails professionnels en moins d'une heure. Cela démontre qu'ils ressentent donc une véritable urgence à lire leurs messages et à y répondre. Pourtant, consulter ses mails à mesure qu'ils arrivent nuit considérablement à la productivité. S'interrompre à chaque notification de mail (ce que fait 70% des sondés), entraîne la disparition des temps de travail intenses qui nécessitent au moins 30 minutes de concentration sur une seule tâche pour se mettre en place. Par ailleurs, les efforts répétés pour se remettre à sa tâche de départ après la consultation d'un mail peuvent ralentir l'exécution du travail. A cela s'ajoute le fait que répondre aussitôt à ses mails produit souvent plus de mails. En effet, un dialogue se met en place comme sur une messagerie instantanée avec une multiplication d'informations non essentielles et de formules de politesse.
Si laisser de côté ses mails pour quelques heures peut apparaître comme de la procrastination ou un manque de professionnalisme, c'est pourtant loin d'être le cas. Nombre de spécialistes de l'organisation conseillent de ne pas répondre à ses mails au fur et à mesure qu'ils arrivent, et nous rappellent qu'avant la démocratisation d'Internet, nos messages ne nous parvenaient qu'une fois par jour par courrier. Il faut néanmoins adapter cette méthode à notre société de l'immédiateté, et aux impératifs de son poste. A l'heure actuelle, relever ses mails moins de deux fois par jour risque en effet d'être compliqué. De plus, il est essentiel de définir des moments précis dans la journée pour consulter ses mails. Si votre travail n'impose pas de regarder vos mails en arrivant, vous pouvez en profiter pour avancer dès le début de votre journée sur des tâches importantes. Si un cas d'urgence se présente, Il y a fort à parier que la personne qui a besoin de vous joindre vous téléphonera.
Convaincu par cette méthode d'organisation, Tom Patterson, CEO de la société de sous-vêtements Tommy John, a mis en place un message de réponse automatique indiquant les moments auxquels il répond à sa messagerie. Le voici : "Je n'accède à ma messagerie qu'avant 9 heures du matin et qu'après 17 heures, je ne répondrai donc pas immédiatement. Si votre demande est urgente alors appelez-moi ou envoyez-moi un message." Cette idée simple à adapter lui permet de mieux se concentrer sur la partie stratégie et opérationnelle, mais aussi d'être plus présent dans son travail et d'avoir plus d'impact.