Comment la méthode agile révolutionne le management

Sans cesse interrompus, les développeurs ont appris à travailler en utilisant la méthode agile. Mais cette technique n'est pas réservée uniquement aux geeks. Elle est également un bon outil de management. Elles sont aussi pertinentes en management.

Les développeurs ont créé une structure modulable qui s’adapte aux demandes continues des acteurs internes et externes. Elle permet de reprioriser les tâches tout en respectant une stratégie globale sur un produit. Scrum, méthode agile, sprint, itérations sont devenus les mots symboliques de cette organisation très productive. Avec succès.

Désormais les méthodes agiles ont fait la conquête des départements marketing, commercial ou encore design.

La méthode agile contre la méthode en cascade

La méthode agile est une organisation de travail en cycles courts, elle permet aux équipes de développement de gérer un produit de manière souple, adaptative et itérative. Ce procédé offre aux développeurs un retour d’information rapide sur le code produit et leur permet de délivrer des solutions correspondant aux attentes des clients.

Cette méthode axée sur l’itération et la prise de “feedback” est en opposition avec l’approche traditionnelle en cascade. Cette dernière nécessite un cahier des charges extrêmement détaillé. Seul problème elle ne laisse pas de place au changement ou à l’évolution du besoin du client. On regrette que la seule interaction avec le client pendant le projet soit lors de la phase finale du projet. Cette méthode est souvent source de conflit. Elle laisse libre l’interprétation du cahier des charges, pour tomber à côté du réel besoin du client.

Le dialogue avec notre équipe de développement nous a permis de transformer notre manière de concevoir le management global de l’entreprise.

L’adaptation du Kanban

La cérémonie: chaque équipe se retrouve 2 heures en début de semaine afin de faire un point sur la semaine précédente. L’objectif est de partager sur les éléments qui ont bien marché la semaine précédente tout en faisant par des difficultés éprouvées. L’équipe définit ensuite ses tâches à venir et les hiérarchise en fonction de leur importance. Chez Toucan Toco, la tâche est découpée en plusieurs actions à réaliser pour la semaine, l'agrégat de ces tâches constitue le “sprint” de la semaine.

Afin que chacun puisse suivre l’évolution des projets, il est possible de pratiquer la méthode Kanban. Elle consiste à découper un projet en plusieurs tâches. Cela suppose la difficulté et le temps de travail afin de l’adapter à la capacité de production de l’équipe.

Cette manière de planifier la semaine permet aux développeurs de choisir les tâches à accomplir dans la semaine de manière complètement autonome tout en respectant leur priorité. Le cycle de développement devient transparent et les missions sont plus claires pour l’équipe qui peut se focaliser sur les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée au projet.

Afin de visualiser l’avancement de nos projets, il est recommandé d'utiliser l'outil Trello. Il permet à chacun de voir l’avancée des tâches. L’équipe déplace ses cartes de colonne en colonne, de "En cours" à "Terminé".

Les réunions debout

Autrement appelé stand-up meetings, est un moment d’échange quotidien de 10 minutes en début de journée. Il est placé sous le même format que la cérémonie hebdomadaire. L’objectif de chacun est de répondre à trois questions:

• Qu’est ce que j’ai fait hier ?
• Qu’est ce que je vais faire aujourd’hui ?
• Quels sont les points bloquants que je rencontre ?

Le but ? Communiquer sur l’avancée des tâches et résoudre les points bloquants rapidement afin d’éviter l’inertie.

Quelques conseils pour réaliser ce point quotidien. Faire le point debout ! L’inconfort de cette position permet de rester bref et synthétique. Toujours dans cette optique, seul le porteur d’un “bâton de parole” a le droit à la parole. Cela peut être un objet fun ou atypique du bureau. Il permet de ne pas être interrompu et de finir rapidement son brief.

Fun fact : dans certaines équipes, les membres portent un dictionnaire afin augmenter l’inconfort.

Comment adapter ces concepts?

Marketing, forces commerciales et Design se sont appropriés les méthodes de l’équipe de développement produit, avec quelques adaptations. En voici les résultats.

Les sprints

Le planning de nos semaines à la vente et au marketing commence le jeudi. Nous nous adaptons à nos prospects. Les meilleurs jours pour parler et communiquer avec nos prospects sont les mardis et mercredis. Cela nous laisse 3 jours pour créer du contenu et 2 jours pour le publier et le distribuer à grande échelle.

Trello : La méthode Kaban

La variété des tâches chez les commerciaux et responsables marketing ne nous permettait pas de suivre et de prioriser nos projets correctement. Cette méthode était en parfaite adéquation avec notre besoin de transparence et de hiérarchisation de notre travail.

Notre difficulté était de réussir à évaluer la quantité de travail ainsi que la priorité de divers projets. Certaines tâches étaient toujours mises de côté et leur priorité sous-évaluée.

En analysant nos performances chaque semaine nous avons finalement pu estimer notre capacité de production. Cela nous permet de nous projeter à moyen terme et de traiter l’ensemble des besoins de manière homogène sans dévaluer la priorité d’un projet.

Transformer les projets en plusieurs cartes

La méthode Kanban est challengeante sur deux aspects. Le premier est de réussir à bien découper les projets en plusieurs tâches courtes et distinctes. Le second est d’évaluer le temps que prendra chaque tâche. Il faut avoir une approche scientifique et tester. Après plusieurs essais nous avons trouvé le bon ratio.

Par exemple nous avions une carte “Écrire et publier un article” qui nous prenait trop de temps. Nous avons décidé de la scinder en deux cartes. Désormais nous avons une tâche pour la phase d’écriture de l’article puis celle de la publication. Cette répartition équilibrée nous permet de mieux évaluer la production possible en une semaine et de prévoir les objectifs.

Comprendre l’impact des interruptions

Les populations marketing et vente sont souvent l’objet d’interruptions et elles sont peu éduquées à leur impact. Un article soutient qu’à chaque interruption ou changement de contexte nous perdrions entre 5 et 30 minutes de concentration.

Nous avons donc lancé un outil de chat collaboratif Slack, qui nous permet de dialoguer de manière différée pour ne plus subir les demandes de l’extérieur. Chacun peut donc répondre aux questions des autres sans être dérangé plusieurs fois par jour.

Faites l’exercice, combien de fois êtes-vous interrompus par jour ?

Cet outil nous permet de plus solliciter nos boîtes mails. La recherche démontre que l’employé moyen regarde ses mails 36 fois par heure. Afin d’augmenter notre productivité nous avions donc l’obligation de focaliser nos discussions sur un autre support.

Prévoir du temps pour … l’imprévu

L’urgence c’est la tâche qui n’a pas été planifiée et qui doit être réalisée du jour au lendemain. Dans la vente et au marketing nous savons par expérience que l’équivalent de 3 journées de production par équipe sont générées chaque semaine. Nous laissons donc de la place à ces imprévus.

Résultat: travailler sereinement

Ces méthodes de travail permettent de travailler sereinement. Nous avons une meilleure vision sur ce que nous pouvons produire et en combien de temps. Nous nous focalisons désormais sur ce qui apporte de la valeur ajoutée à notre entreprise.

Nous sommes férus de données et de reporting, nous avons donc réalisé notre propre étude de performance sur les 6 derniers mois, en voici les statistiques.

Marketing: 30 tickets par semaine le premier mois, 50 tickets le sixième mois.

Vente: 35 tickets par semaine le premier mois et 60 tickets par semaine le sixième mois.

La performance du marketing et de la vente a pratiquement doublé. Nous n’évoluons plus dans le chaos et avons une ligne directrice qui nous permet de nous concentrer sur une tâche à la fois tout en laissant de la place à l’imprévu. Plus de doute sur la hiérarchisation des priorités, plus de multitasking, c’est une révolution pour nous.

Une entreprise, une méthode de travail

L’uniformisation de notre organisation nous a permis de mieux communiquer entre les différentes compétences. L’utilisation d’une plateforme commune nous permet de remonter des remarques et des idées à chaque département. Les développeurs nous donnent des idées d’articles, nous leur partageons les features que nos clients veulent … c’est un processus vertueux.

Nous parlons le même langage et avons les mêmes pratiques. Ce désir commun de partager nos méthodes d’organisations et de productivité, c’est le secret de notre croissance fulgurante.

Et vous, quels sont vos meilleurs conseils en management ?

Écrit à partir de la carte Trello “Ecrire un article sur les méthodes agiles appliquées aux équipes Marketing, commerciales et design”