Jusqu’où iront les technologies de gestion des notes de frais en 2019 ?

Points de vue de professionnels du secteur et de voyageurs : réflexions depuis la stratosphère et considérations plus terre à terre.

35 000 pieds d’altitude, les conditions semblent favorables… En 2018, le secteur des technologies de gestion des notes de frais a atteint de nouveaux sommets d’activité. Tout indique en effet que ce secteur dynamique et en croissance devrait poursuivre sur cette tendance. Plusieurs dizaines de nouveaux venus ont fait leur entrée, qu’il s’agisse de jeunes pousses innovantes ou d’acteurs de niche. De leur côté, les sociétés déjà en place ont intensifié leurs plans de croissance, à grand renfort de fusions et d’acquisitions pour gagner des parts de marché. Toute cette effervescence révèle une vérité fondamentale : les prestataires technologiques spécialisés sont prêts à aider les entreprises qui souhaitent plus que jamais maîtriser et gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels.

Cette dynamique se nourrit d’un constat : la gestion digitalisée des notes de frais offre une réelle valeur ajoutée aux collaborateurs, à la direction et à l’ensemble de l’entreprise. Les technologies permettent d’automatiser les rapprochements, validations et remboursements, en garantissant visibilité et maîtrise des coûts. Ces avantages sont considérables, sachant que ces coûts représentent en moyenne 8 à 12% du budget total des entreprises. Plusieurs études établissent que dès que les processus liés aux dépenses sont automatisés, tous les acteurs concernés en bénéficient[1]. Selon nos estimations, l’avantage pour les entreprises du mid-market de la zone EMEA s’élève à plus de 150 Mrd € rien qu’en gains de productivité annuels ! La valeur ajoutée est donc indéniable.

Avoir l’embarras du choix est une bonne chose pour les entreprises qui cherchent à investir dans une technologie de gestion des notes de frais. En 2018, force a été de constater que l’intensification de la concurrence a stimulé l’innovation et créé des tensions sur les prix. Soucieux de passer à la vitesse supérieure, les prestataires entendent miser sur une technologie qui s’inscrit bien au-delà d’une simple gestion des dépenses post-achat, et qui facilite l’intégration des notes de frais au moment de l’achat des voyages et le traitement des paiements associés. Cela permet également aux voyageurs, travel managers et équipes Financières d’optimiser leurs prises de décisions.

La perspective du voyageur, vu d’en bas…

Force est d’admettre que les notes de frais liées aux déplacements professionnels sont un mal nécessaire, qu’il faut aborder avec précaution. Car il s’agit de concilier au mieux les attentes personnelles de l’individu et les objectifs de l’entreprise. Et tous les collaborateurs sont concernés, du jeune diplômé qui sollicite le remboursement de ses frais kilométriques, au manager qui délègue la gestion de ses notes de frais à son assistante. Il est, par conséquent, indispensable de replacer l’utilisateur au cœur de ce processus, et un tour d’horizon des technologies proposées s’avère essentiel. Afin de faciliter ce changement, d’améliorer l’expérience des utilisateurs et de répondre à leurs attentes en constante évolution, les technologies de gestion des notes de frais vont s’orienter, en 2019, vers ces tendances :

• La mobilité continuera à dégager toujours plus de valeur ajoutée. L’explosion d’innovations se poursuivra en 2019, à mesure que des systèmes prédéfinis pour le mobile simplifieront le déploiement de fonctionnalités complexes au profit des utilisateurs. Les tâches complexes réalisées historiquement sur le web, depuis un ordinateur de bureau ou un portable, seront accessibles sur mobile à un rythme plus rapide que jamais auparavant.
• Bientôt des notes de frais "sans contact". Nous avons assisté aux prémices de la dématérialisation complète, et la technologie permettra bientôt de déterminer la nature des frais engagés, le motif et la date des opérations en question, et auprès de qui les dépenses ont été contractées, sans aucune intervention manuelle. Leur comptabilisation gagne en intelligence et en rapidité et annonce l’éventuelle fin des notes de frais. Assisterons-nous à une automatisation à 100% (exacte, conforme et maîtrisée, restituant un temps précieux aux collaborateurs) en 2019 ? Probablement pas, mais elle est à notre portée. Les investissements réalisés dans l’apprentissage automatique et la géolocalisation, de même que les récentes avancées dans la reconnaissance optique des caractères (OCR), que les travaux d’Amazon et de Google ont contribué à accélérer, font, en effet, de cet objectif une réalité.
• La sécurité n’est pas uniquement un problème pour les entreprises. Avertis des derniers problèmes de fuites de données, nous sommes aujourd’hui, en tant que consommateurs et salariés, davantage sensibilisés aux risques potentiels associés à nos profils numériques. La sécurité informatique va faire l’objet d’une attention accrue, et il faut se préparer à pouvoir retracer le cheminement des données d’un voyageur. Il est indispensable de vérifier que le partenaire technologique envisagé est détenteur de toutes les certifications en matière de sécurité des données et dispose d’une plate-forme technologique fiable et robuste.
• Les salariés dépenseront plus fréquemment, pour des montants moindres. Les tendances des dépenses de consommation indiquent des transactions plus fréquentes, pour des montants plus faibles. Les services sur abonnement, la facilité de paiement par carte et sans contact, et l’optimisation des flux de trésorerie expliquent ce phénomène. Cela aura des répercussions sur le montant et la fréquence des demandes de remboursement de frais. À mesure que le processus de gestion des notes de frais gagnera en intelligence, les dépenses des salariés s’effectueront en situation de mobilité, au fur et à mesure de leurs déplacements. La trésorerie s’en trouvera optimisée, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise. Autre implication : les entreprises seront également dans l’obligation de réduire les coûts de traitement du fait de leur multiplication.

L’année 2019 va voir émerger de nombreuses évolutions en matière de gestion des notes de frais, tant du côté des prestataires technologiques que des entreprises. Bien géré, ce changement aura de nombreux avantages, pour les salariés, les comptables, les DAF et les résultats de l’entreprise.

[1] Technavio : Global Travel & Expense Software market 2019-2023 ; Top 5 trends shaping the expense management market ; Worldwide Travel and Expense Management Software Market Shares, 2017: Advanced Technology Reshaping Competitive Landscape ; 2017 Travel and Expense Management Report