Gestion des voyages et des notes de frais : la fin du casse-tête
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais (aussi appelés T&E, ou "Travel & Expense" en anglais) reste un véritable casse-tête. Les employés doivent encore avancer leurs frais, conserver des justificatifs et remplir manuellement des rapports de notes de frais, tandis que les équipes Finance peinent à rassembler des données précises pour clôturer les comptes. Ce décalage avec la simplicité des réservations de voyages personnels, qui se font en général en quelques clics, illustre à quel point les processus internes liés à la gestion T&E en entreprise sont dépassés.
Cette gestion dépassée avec des outils obsolètes et des processus encore trop manuels, ne se contente pas de ralentir la productivité des équipes : elle génère frustration et insatisfaction à tous les niveaux. Pourtant, dans un contexte où la digitalisation est essentielle pour rester compétitif, ces pratiques ne devraient plus avoir leur place. Moderniser ces processus, c'est répondre aux attentes des collaborateurs, comme permettre de ne pas avancer les frais ou encore d'être remboursé rapidement. Les entreprises gagnent ainsi en efficacité et transforment un point de friction en avantage stratégique. Comment ? En s'inspirant des plateformes de réservation de voyages grand public.
Un décalage criant entre voyages personnels et professionnels
Réserver un voyage pour ses vacances est aujourd'hui presque un plaisir. Les applications sont intuitives et les options présentées de manière claire. Le voyageur réserve son voyage en quelques minutes, sans stress. Mais dès qu'il s'agit de déplacements professionnels, tout se complique. Pourquoi est-ce encore le cas ?
Les employés, habitués à cette simplicité dans leur vie personnelle, se retrouvent souvent confrontés à des processus complexes et chronophages au bureau. Ils doivent avancer les frais, accumuler des reçus parfois égarés, et s'atteler à des rapports de dépenses en fin de mois. Une tâche fastidieuse que beaucoup redoutent. Quant à gérer un retard ou une annulation sans assistance immédiate, c'est souvent un véritable casse-tête qui vient s'ajouter au stress du voyage.
Pour les équipes Finance, la situation n'est pas plus réjouissante. Manque de visibilité, données incomplètes car réservations sur plusieurs plateformes avec moyens de paiement personnels, reçus perdus, etc. Sans outils modernes, elles passent un temps fou à tenter de comprendre où et comment l'argent a été dépensé.
Ce décalage est d'autant plus frappant que tout le monde sait que des solutions plus efficaces existent. Si l'on peut réserver un vol personnel en quelques clics, pourquoi est-il si compliqué de réserver un déplacement professionnel ? Cette différence crée non seulement de la frustration, mais nuit aussi à la productivité. Les entreprises se trouvent face à une vraie opportunité : transformer une source de stress en une expérience fluide et moderne, adaptée aux attentes d'aujourd'hui en termes d'expérience utilisateur.
Votre programme de gestion des T&E est-il à la hauteur ?
Il est ainsi essentiel de se poser cette question : votre programme de gestion des T&E est-il réellement adapté aux besoins de vos employés ? Si les avances de frais, les reçus égarés et le manque de visibilité sur les dépenses sont des problèmes récurrents dans votre entreprise, il est temps d'agir.
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Mais une fois ce besoin identifié, un autre problème se pose : comment choisir la solution qui correspond à vos objectifs en termes de budget et de performance et répond aux attentes des collaborateurs ? Face à une offre pléthorique, il est crucial de privilégier un outil à la pointe de la technologie qui allie simplicité et efficacité.
Pourquoi choisir Navan pour révolutionner votre gestion T&E
Navan se positionne comme une solution incontournable pour transformer la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais en une expérience stratégique. Des réservations aux remboursements, Navan intègre toutes les facettes des T&E en une seule solution. Elle simplifie la vie de toutes les parties prenantes.
Ce qui distingue Navan, c'est son approche tout-en-un. Imaginez une plateforme qui réunit la gestion des voyages, des notes de frais et des cartes corporate. Les employés réservent leurs déplacements en quelques clics. Une fois le voyage terminé, ils n'ont plus à perdre de temps à rassembler justificatifs et factures : tout est automatisé sur l'application. Ils profitent d'une expérience simple et intuitive, à l'image des applications qu'ils utilisent dans leur vie quotidienne. Cette simplicité représente aussi un gain de temps précieux pour les équipes Finance, qui accèdent enfin à des données en temps réel, fiables et centralisées.
En prime, les chiffres confirment l'efficacité de Navan. Les clients de la plateforme observent des gains mesurables avec 160 heures économisées par mois pour des entreprises comme 1E grâce à l'automatisation des processus et jusqu'à 24 % d'économies sur les frais d'hôtel, comme l'a constaté Fusion Consulting.
De plus, Navan va plus loin que les solutions génériques en proposant des options de personnalisation avancées. Les entreprises peuvent adapter la plateforme à leurs besoins spécifiques : personnalisation des politiques de voyage, gestion des budgets par département ou région et prise en charge de plus de 30 devises. Cette flexibilité permet une adoption maximale de l'outil par les collaborateurs et une gestion fluide, même dans des contextes internationaux complexes.
Navan ne se contente pas d'être une solution pratique, elle innove. Avec Navan Connect, les entreprises peuvent conserver leurs cartes corporate existantes tout en profitant des fonctionnalités avancées de la plateforme : suivi en temps réel, vérification automatique des dépenses et intégration directe aux systèmes ERP comme SAP ou Netsuite. Et l'intelligence artificielle entre en jeu grâce à Ava, une assistante virtuelle qui automatise les tâches répétitives et assiste les voyageurs en cas d'imprévus. Tout cela dans un environnement pensé pour évoluer avec les besoins des entreprises.
Les résultats parlent d'eux-mêmes. Des entreprises comme 1E ou SumUp ont constaté des économies significatives (jusqu'à 16 % sur leurs voyages), et ont pu simplifier des processus auparavant complexes et chronophages. Binny Sandhu, Financial Controller pour 1E le dit elle-même : "Depuis l'implémentation de Navan, nous avons gagné beaucoup de temps sur la gestion des frais liés aux déplacements des collaborateurs. En tant que financier, j'ai pu me concentrer sur d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée."
On se demande finalement pourquoi attendre plus longtemps ? La gestion des voyages et des notes de frais ne devrait pas être une source d'angoisse pour vos équipes ni un point faible pour votre entreprise. En choisissant une solution moderne comme Navan, vous pouvez simplifier vos processus, optimiser vos coûts et offrir une meilleure expérience à vos collaborateurs.
Découvrez comment optimiser votre gestion des voyages d'affaires et des notes de frais dès aujourd'hui avec Navan.