Changement et méthodes agiles : un couple indissociable

L’objectif d’une méthode agile est d’améliorer la productivité d’un projet, par rapport au cycle dit en « V », en livrant fréquemment et régulièrement une application fonctionnelle par des cycles itératifs et incrémentaux que l’on appelle « Sprint », de plusieurs semaines. Elle est fondée sur une écoute et un contact permanents avec l’utilisateur.

Les méthodes agiles sont nées d’un constat : il est très difficile, voire impossible, de définir et spécifier toutes les fonctionnalités d’une application dès l’origine d’un projet. Dès lors, les équipes du projet seront amenées à modifier, à préciser les spécifications, et donc à revenir sur les développements. Les méthodes agiles, dont la méthode SCRUM (couramment utilisée), proposent de construire le produit par itération en y intégrant progressivement chaque fonctionnalité développée.

Un sprint doit aboutir à la livraison d’une ou plusieurs fonctionnalités que l’utilisateur validera après démonstration. Les méthodes agiles sont fondées sur 4 valeurs fondatrices. L’interaction avec les personnes, plutôt que les processus et les outils, une production opérationnelle plutôt qu’une documentation pléthorique, la collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle, l’adaptation au changement plutôt que le suivi du plan.
Ces 4 valeurs se déclinent en 12 principes communs à toutes les méthodes agiles, contenus dans le Manifeste Agile.

Avant la méthode, communiquer sur la méthode

Le premier changement que rencontre le membre de l’équipe projet en méthode agile, c’est bien entendu… la méthode en elle-même ! Avec ses concepts spécifiques et la forte implication qu’elle nécessite, la communication sur la méthode et sur ce qui est attendu de chacun dans son implication est primordiale : sans approbation de la méthode, pas de collaboration !
Avant même que le projet ne soit lancé, une phase de communication auprès des utilisateurs finaux ciblés est donc indispensable. Le chef de projet se doit alors d’être pédagogue, tout en soulignant le rôle primordial et stratégique qui est confié à l’utilisateur final.
Cette phase terminée, les itérations agiles peuvent débuter en gardant comme ligne directrice l’un des 12 principes agiles : « Accueillir positivement les changements ».

Un rendez-vous incontournable : le Planning Game !

L’écrire est une chose, le faire est mieux encore. C’est pourquoi l’un des rendez-vous incontournables de la méthode Scrum est le Planning Game. Il s’agit d’une réunion d’information et de validation sur les avancées du projet mais aussi et surtout sur les fonctionnalités développées dans l’application lors de l’itération précédente. C’est l’aboutissement d’un Sprint (et le début du suivant) puisque lors de cette réunion sont présentées, sous forme de démonstration, les fonctionnalités développées lors de l’itération. Le Planning Game permet également d’arrêter la décision sur les fonctionnalités à développer pour l’itération à venir.
Ces réunions s’inscrivent véritablement dans la stratégie de communication du projet définie dans le plan de conduite du changement. Les informations clefs à véhiculer doivent être définies précisément, les messages délivrés clairs, concis et adaptés à la population à laquelle on souhaite s’adresser.

Cette communication directe  auprès d’utilisateurs finaux a pour but de leur permettre de :

• s’approprier l’outil avec les évolutions,
• se projeter dans son utilisation,
• lever les points d’alerte en identifiant la mauvaise compréhension d’un besoin métier,
• obtenir leur validation,
• donner de la visibilité,
• faire partager les valeurs du projet,
• et enfin créer une dynamique et un esprit projet, faire adhérer.

Equipe projet (MOE : Maitrise d’œuvre et MOA : Maitrise d’ouvrage) et utilisateurs participent au Planning Game.
Ces utilisateurs ont été choisis d’après des critères prédéfinis afin de jouer un rôle de référent.
Ces utilisateurs référents sont en effet en charge de faire redescendre l’information à un niveau plus local d’utilisateurs finaux. Ils ont été sélectionnés tant pou rleur leadership, leur niveau dans la hiérarchie, leur connaissance et leur expérience approfondie du sujet traité, que leur contact privilégié avec les utilisateurs finaux.

Le référent utilisateur doit pouvoir exprimer son besoin, ses attentes et ses doléances… mais son rôle d’acteur moteur doit être motivé par une véritable adhésion au projet.

Transformer les utilisateurs référents en acteurs moteurs du changement

L’objectif est de faire de ces référents des acteurs moteurs auprès des utilisateurs finaux, ces derniers pouvant parfois se montrer sceptiques vis-à-vis du changement et des évolutions de l’application.
Le Planning Game, en permettant aux utilisateurs présents d’être véritablement pris en considération dans l’évolution de l’application, confère un poids non négligeable aux référents au sein du projet. Cette intégration doit permettre de limiter la résistance au changement et de susciter l’adhésion. Les référents pourront alors d’autant mieux redistribuer les messages clés auprès des utilisateurs qu’ils en auront été convaincus. Il s’agit de la communication descendante : les référents sont invités à diffuser une image positive du projet et à rassurer les futurs utilisateurs sur la véritable pertinence et utilité des changements de l’application. L’animation des réseaux en local devient alors également un enjeu stratégique du plan de communication.

Les Planning Games se tiennent au début de chaque itération, par exemple chaque lundi pour une itération d’une semaine. La régularité de ces réunions est importante car elle permet de limiter l’effet tunnel en termes de vision utilisateur et de maintenir le niveau d’adhésion, la dynamique projet et la motivation des utilisateurs. Chaque semaine, l’utilisateur voit son outil grandir tout en s’assurant que son besoin et ses attentes ont été pris en compte de façon exhaustive.

La méthode agile SCRUM fait donc de l’accompagnement au changement l’un de ses concepts clés, en donnant notamment la part belle à  la communication et à l’implication des utilisateurs, ses concepts clés. Souvent mis sur papier mais rarement mis en pratique, l’aspect « Change » est ici au cœur du projet. Et dans celui des utilisateurs ?

Chronique rédigée avec Damien Renaud