Intégrer un collaborateur à distance : conseils et bonnes pratiques

Les mesures de distanciations physiques encore en place sont encore un obstacle pour s'assurer une parfaite intégration dans les équipes. Pourtant, un onboarding digital peut s'avérer efficace à condition de respecter quelques bonnes pratiques.

Depuis les débuts de la crise sanitaire, les DRH relèvent sans cesse de nouveaux défis. L’onboarding n’est pas le moindre d’entre eux, alors que la consigne reste de maintenir le télétravail autant que possible.

Même lorsque les nouveaux collaborateurs prennent leur poste sur site, les mesures de distanciation sociale "freinent" l’intégration dans l’équipe. Force est de reconnaître qu’elles ne favorisent pas les rencontres autour de la machine à café ! Ni les autres échanges informels, si précieux pour fidéliser les salariés.

Allons-nous donc assister à une vague de démissions dans les mois à venir ? Pas forcément car le pari est loin d’être perdu d’avance. En effet, même si certains DRH craignent encore son « côté froid », l’expérience nous a déjà prouvé qu’un onboarding partiellement ou 100% digital peut être couronné de succès. Le tout est d’employer les bonnes techniques pour tisser de solides relations humaines malgré la distance.

Jusqu’à la fin de la crise sanitaire, bien accueillir rime avec rassurer

Faire une bonne première impression reste la base pour réussir le processus d’intégration. Sur ce point, les outils classiques peuvent facilement être digitalisés :

La traditionnelle réunion de présentation se décline en visioconférence ;

La visite des locaux cède la place à une visite guidée vidéo. Idéalement en 360° car ce format ludique et immersif capte plus l’attention ;

Quant à la première "rencontre" avec l’équipe, elle peut s’effectuer en visio avec partage d’écran.

Mais on doit aussi tenir compte de l’inquiétude générée par l’épidémie Covid-19 pour réussir l’onboarding ! Toujours palpable durant le déconfinement, elle impose de rassurer les nouveaux collaborateurs. Mail, infographie, vidéo de démonstration : tout doit être mis en œuvre pour les convaincre que vos locaux sont parfaitement sécurisés AVANT leur prise de fonction. Et pour ceux qui n’y mettront pas les pieds avant la levée complète des mesures sanitaires ? Là aussi, mieux vaut les informer. Prouver votre volonté de protéger les salariés renforcera votre marque employeur et facilitera le processus de fidélisation.

L’onboarding digital implique un suivi maximal

La sensation d’isolement est le principal piège de l’onboarding à distance : impossible d’intégrer correctement un salarié s’il a l’impression d’être livré à lui-même. Cependant, on peut facilement déjouer ce piège avec un suivi de qualité. Les clés :

• Inciter son manager direct à échanger fréquemment avec lui, par mail, téléphone et visio ;
• Programmer des entretiens en ligne pour discuter de son intégration. Proposez-lui de remplir un rapport d’étonnement pour faciliter vos échanges !

La désignation d’un tuteur est aussi toujours d’actualité dans cette période de crise sanitaire. Comme de juste, il faut désigner un collaborateur expérimenté, bienveillant… Et maîtrisant un minimum les outils digitaux pour que les échanges à distance se déroulent bien.

Placez les échanges humains au centre de l’expérience collaborateur

Aider les nouveaux salariés à tisser des liens avec les membres de l’entreprise, c’est essentiel pour les engager sur le long terme ! Premier constat : avec tout ou partie des équipes en télétravail, on peut tirer une croix sur le bouche-à-oreille. Mieux vaut donc annoncer officiellement l’arrivée d’un collaborateur en envoyant un mail à tous les membres de l’entreprise. Reste ensuite à conjuguer « interactions sociales » et « distanciation »…  Sur ce point, le digital offre de belles opportunités. Par exemple, on peut très bien :

• Programmer des visios pour que le nouveau collaborateur discute en privé avec chaque membre de son équipe ;
• L’inciter à parler de ses passions sur le réseau social de l’entreprise ;
• L’inviter à des séances de sport en visio avec écran partagé, pour qu’il découvre les membres de l’entreprise sous un autre angle ;
• Organiser des e-cafés et des e-afterworks collectifs, etc.

Le premier échange à distance est souvent un peu maladroit. Mais les salariés prennent rapidement leurs marques et les plaisanteries finissent par fuser, comme dans la salle de pause ou près de la machine à café ! Loin d’être froids, les outils digitaux peuvent donc être de véritables vecteurs de lien social et avec un peu d’inventivité et de connaissances techniques, contribuer grandement à la réussite de l’onboarding durant la crise sanitaire.