Paper : Dropbox lance sa digitale workplace en version finale
Dropbox avait levé le voile sur Paper en octobre 2015. L'application était alors présentée par la société américaine comme un outil de collaboration, conçu avant tout pour créer et partager des documents. A l'occasion d'un événement organisé ce 30 janvier à San Francisco, l'éditeur annonce la sortie de Paper en version finale. La solution est disponible dès le forfait Basic de Dropbox - c'est-à-dire son forfait d'entrée de gamme, gratuit.
Dans sa version définitive, que nous avons pu tester, Paper ressemble à un couteau suisse de la collaboration. En ligne avec cette logique, Dropbox qualifie d'ailleurs le produit de "Flexible Workplace". Articulé autour d'un traitement de texte 100% web, Paper ne se limite pas à la création de documents ou de présentations. Il intègre également une gestion de projet.
Un outil de collaboration 100% web qui se veut simple et efficace
Images, vidéos, sons, Google Docs, fichiers Office... Un document Paper peut intégrer de nombreux types de contenu tiers, pour peu qu'ils aient été préalablement stockés sur Dropbox. Il est aussi possible d'y créer des tableaux. Une fois insérée, une photo pourra être déplacée à la souris, d'une position en pleine page vers une position avec habillage de texte par exemple. Deux tailles de titre sont proposées (H1 et H2). Une fois le texte finalisé, un sommaire cliquable est automatiquement généré en colonne de gauche. "Nous avons, avant tout, voulu nous focaliser sur le contenu avec un parti pris : la simplicité et l'efficacité", pointe Thibaut Champey, expert produits France de Dropbox.
La co-édition de contenu, sur le modèle d'Office 365 et G Suite
Côté travail collaboratif, Paper est doté d'une possibilité de co-édition. A l'instar de ce que propose G Suite ou Office 365, plusieurs intervenants peuvent ainsi contribuer simultanément à la création d'un document, avec à la clé une traçabilité des actions de chacun. Un fil de commentaires, généré en temps réel, peut en parallèle être associé aux différentes parties du texte en cours de rédaction. Une fonctionnalité qui se rapproche ici de celle d'un Quip (une solution acquise par Salesforce mi-2016).
Une gestion de projet intégrée... dans le document de travail
Mais en matière de collaboration, Paper va un peu plus loin. Il intègre en effet un espace de gestion de projet. Là encore, Dropbox a cherché la simplicité. L'outil permet de créer des listes de tâches (à la manière d'Evernote) au sein même d'un document de travail, puis d'assigner ces dernières à des collaborateurs avec des dates limites à respecter. "Des notifications seront envoyées aux personnes dans la boucle pour les prévenir, ainsi que des alertes quand leurs deadline approcheront", détaille Thibaut Champey. Toujours dans cette optique de gestion de projet, Paper se synchronise aussi avec l'agenda de l'utilisateur pour faciliter le partage d'un document (type compte-rendu, liste de tâches...) lors d'une réunion.
Une API pour s'intégrer à des outils de gestion de contenu tiers
On est loin d'une interface Kanban, type Trello ou Jira, qui pourra se révéler plus complexe à appréhender pour certains. "L'avantage de Paper, c'est que l'interface est exactement la même sur mobile", ajoute Thibaut Champey.
Paper était en bêta public depuis août 2016. Certains clients de Dropbox n'ont pas attendu son arrivée en version finale pour le déployer (c'est le cas par exemple de Shopify ou encore InVision). Doté d'applications mobiles (pour iOS et Android), Paper a été traduit dans 21 langues, dont le français. Enfin, l'outil est équipé d'une API, dans l'optique notamment de faciliter son intégration à des solutions de gestion de contenu tiers.
