Avec sa V3, Klaxoon met l'intelligence collective au cœur de son offre
Pour palier au risque de réunionite, Klaxoon propose une suite d'outils collaboratifs destinés à dynamiser les meetings et faciliter le travail en équipe. En quatre ans d'existence, la start-up rennaise revendique plus d'un million d'utilisateurs dans 120 pays. Sa plateforme compte quatre briques : Meeting pour gérer les réunions proprement dites, Brainstorm qui s'articule autour d'un tableau blanc tactile pour piloter les projets, Test & Learn qui vise à dynamiser l'intelligence collective (via des quiz, des sondages, du partage de contenus...) et, enfin, Network qui permet via un réseau social d'entreprise de créer des groupes de travail en vue de poursuivre les chantiers lancés ensemble. Via Klaxoon, les salariés peuvent non seulement s'exprimer et contribuer en temps réel au white paper digital depuis leurs propres terminaux, mais aussi mettre à jour leurs suggestions entre deux réunions et accéder à des synthèses de ces dernières s'ils n'étaient pas présent.
Dans la version 3 de Klaxoon qui sort ce 8 janvier à l'occasion du CES de Las Vegas, l'application introduit une nouvelle fonctionnalité baptisée "Questions". Elle permet d’interpeller un groupe de travail sur une thématique donnée sous forme de question ouverte, de challenge, d'appel à idées ou de vote. La problématique peut être posée aux membres d'une équipe, et plus largement à tous ses contacts, utilisateurs de Klaxoon ou non. Et ce, quel que soit le canal : l'app elle-même, le téléphone, le mail, un réseau social.
Faire appel à l'intelligence collective
Selon Klaxoon, il s'agit du moyen le plus simple et le plus rapide pour faire appel à l'intelligence collective. "Moins d'une question sur cinq lancées de façon traditionnelle obtient une réponse satisfaisante", pointe l'éditeur. Klaxoon s'affranchit de la présence physique des personnes interpellées ou du mode asynchrone d'une question posée par mail. Les cas d'usage autour de Questions sont multiples. L'outil pourrait permettre par exemple de mesurer le niveau d'avancement d'un projet, d'évaluer le moral des troupes, d'obtenir des feedbacks sur un événement ou tout simplement de collecter des idées.
Prenons la question "Quel agenda pour notre prochaine réunion ?". L'initiateur de cette question pourra décider de représenter les réponses sous forme de nuage de mots ou bien de liste (voir capture ci-dessous). Tous les participants accèdent aux réponses consolidées mais seul l'administrateur peut savoir qui a répondu. Dans le cas d'une visualisation sous forme de nuage de mots, on obtiendra par exemple les résultats : bilan 2018, objectifs 2019, point événement salon... Le tout permet de visualiser rapidement une ou plusieurs tendances fortes.
L'objectif avec Questions est de faire vivre la question dans la durée et de l'enrichir au fur et à mesure que les feedbacks affluent. "A partir des premiers éléments de réponse, il est ainsi possible de rebondir de question en question, par exemple de faire le point sur un projet en cours" pointe Klaxoon. En prenant le pouls de son équipe, le manager saura rapidement si un projet est dans les délais, accuse un léger décalage ou qu'un retard significatif est à prévoir.
Avec Questions, Klaxoon répond aussi aux déçus de la version 2 qui pouvaient reprocher à la plateforme d'être exclusivement dédiée à un usage interne. La nouvelle fonctionnalité peut, en effet, mesurer la satisfaction client, par exemple sur un point de vente. "Prenons une boutique Nespresso qui souhaite recueillir le ressenti de ses consommateurs sur sa dernière offre de café. Il lui suffira d'afficher la question sur un écran. Pour donner son avis, le client scannera le QR code du produit. Un pop-up s'ouvrira alors sur l'écran de son smartphone sans qu'il n'ait eu à installer une app dédiée. Le commerçant aura ensuite la possibilité de poster les résultats obtenus sur les réseaux sociaux", illustre-t-on chez Klaxoon.
Un management visuel
La version 3 introduit d'autres changements. Aux côtés de la réorganisation de sa page d'accueil, Klaxoon en profite pour optimiser son module Brainstorm. Pour rappel, ce tableau blanc virtuel propose aux participants de déposer leurs idées sous forme de petites notes digitales. Des idées qui prennent la forme de textes, d'images, de dessins, de vidéos. L'utilisateur dispose désormais d'une palette de 16 millions de couleurs pour personnaliser ses contenus, contre quatre couleurs auparavant. Autres nouveautés : la possibilité de copier-coller des éléments et importer des photos en haute définition.
Plus important, Brainstorm s'enrichit d'un mode projet. L'administrateur peut répartir ces notes et les classer en colonnes sur le principe de la méthode agile Kanban selon qu'il s'agit d'actions "à faire", "en cours" ou "faites". En parallèle, Klaxoon relie les idées selon la dépendance qu'elles entretiennent avec les tâches à accomplir. Avec le mode synchronisation, l'animateur du Brainstorm peut en outre décider de faire un zoom sur une zone précise de l'écran. Sur leurs terminaux, les membres de son équipe ne verront alors que la partie qu'il souhaite montrer afin de capter leur attention.
Dernière nouveauté de la version 3 de Klaxoon : l'interopérabilité avec Teams. Les utilisateurs de l'application de collaboration d'équipe de Microsoft peuvent désormais accéder plus facilement à la suite sans avoir à zapper d'une fenêtre à l'autre. Pour sa part, Klaxoon profite des algorithmes d'IA de la firme de Redmond. Les idées partagées via Brainstorm pourront être analysées par ces derniers pour faire des suggestions d'actions à réaliser telles organiser un rendez-vous, faire évoluer un process, créer une tâche, etc. Par exemple, si les utilisateurs de Klaxoon ont convenu d'une nouvelle date de réunion, l'IA de Microsoft pourra saisir le contexte en question et proposer d'ajouter le créneau correspondant aux agendas des participants.
