Lecko Analytics : une techno française pour monitorer la productivité
Chat, réseau social d'entreprise (RSE), espace de stockage en ligne, messagerie d'équipe de type Slack ou Microsoft Teams... Les moyens de collaborer en entreprise se multiplient ces dernières années. Pour autant, est-ce que la promesse d'une meilleure productivité est tenue ? Afin de mesurer le niveau réel d'évolution des pratiques collaboratives, le cabinet de conseil français Lecko a commencé à travailler sur un outil de monitoring il y a une dizaine d'années. Initialement, les consultants utilisaient Lecko Analytics dans le cadre de leurs missions pour suivre le résultat des projets de RSE mis en œuvre chez leurs clients. Les données recueillies alimentent aussi son baromètre annuel "Etat de l'art". Le cabinet a ensuite décidé de commercialiser l'outil aux entreprises qu'il accompagne.
En analysant les messageries, les canaux sociaux ou les agendas, Lecko Analytics suit notamment le taux d'adoption et le niveau d'engagement des salariés en matière de solutions collaboratives. Il permet de classer les espaces d'un RSE par niveaux de maturité et d'observer le volume des échanges au sein d'une équipe. Il estime la proportion de messages envoyés par mail, avec une pièce jointe intégrée ou transmise sous forme de lien... Lecko Analytics évalue également le niveau de transversalité des usages, à savoir la manière dont des équipes d'entités différentes interagissent entre elles via les applications collaboratives.
Un autre indicateur porte sur la productivité en réunion. Durant une réunion, combien de participant envoient des mails, des messages instantanés... en n'écoutant la discussion que d'une oreille ? "L'analyse des agendas permet de voir qu'une équipe passe 50% de son temps en réunion et même 90% le lundi matin, ce qui la rend injoignable", observe Arnaud Rayrole directeur général de Lecko. Les managers sont généralement conscients du problème mais poser noir sur blanc ce type d'indicateur permet de l'objectiver et de proposer des alternatives aux réunions ou tout du moins d'en limiter le nombre."
Au-delà des indicateurs chiffrés, il s'agit pour le dirigeant de comprendre le mode de fonctionnement d'une entreprise. "Le métier de Lecko consiste à accompagner nos clients dans la mise en œuvre de nouvelles pratiques de collaboration et ce n'est pas qu'une question d'outils", insiste Arnaud Rayrole. Entre autres changements, une organisation doit parvenir à utiliser le mail à bon escient et à limiter les fichiers bureautiques au profit de documents en ligne partagés." Avec parfois, des degrés de maturité très différents d'une entité à l'autre. "Il y a des équipes actives sur Slack, Teams ou Yammer et d'autres qui ne savent même pas ce qui s'y passe".
Le directeur de Lecko ajoute : "Mesurer que Microsoft Teams est utilisé par 60% des salariés ne suffit pas. La question est surtout de savoir si le recours à cette messagerie collaborative a fait baisser le volume de mails. L'enjeu n'est plus aujourd'hui de rajouter de la technologie mais de mieux travailler avec". Pour les entreprises engagées dans une stratégie "out of Office", Lecko Analytics mesure le niveau d'utilisation des Google Docs et autres Google Sheets. Est-ce que les habitudes ont vraiment changé suite à leur adoption ? Les utilisateurs rédigent-ils leur compte-rendu de réunion sur un Google Docs partagé ? Autant de questions auxquelles l'outil permet de répondre.
Pour nourrir ses indicateurs, Lecko Analytics se greffe aux différentes briques des suites collaboratives de Microsoft (Office 365) et Google (G Suite). La plateforme dispose également de connecteurs pour applications collaboratives Chatter, IBM Connection, Jalios, Jamespot, Jive ou Talkspirit.
"Un manager pourra suivre les indicateurs actualisés la veille sans avoir perdu la mémoire de la situation"
"Microsoft propose une Report API à la couverture assez limitée", compare Arnaud Rayrole. "Elle permet de savoir combien de mails un salarié à envoyer les 7, 30 ou 90 derniers jours mais sans préciser à qui s'adressent ces échanges. En interrogeant toutes les APIs des applications d'Office 365, Lecko Analytics va, lui, proposer 400 fois plus d'informations. Comme Google via G suite, Microsoft a une connaissance extrêmement fine de l'organisation d'une entreprise via le volume d'informations ingéré par sa suite, mais ses clients n'ont accès au travers des logs d'activité d'Office 365 ou de la Report API qu'à 5 % de ces données." Pour l'expert, Lecko Analytics permet de redonner à l'entreprise la souveraineté sur ses données secondaires. "Notre outil restitue ces données d'activité sous forme de graphs. Elles peuvent être également réinjectées dans une application de business intelligence", précise-t-il. La fréquence de rafraîchissement des indicateurs du tableau de bord est essentielle à ses yeux. "Par le biais de Lecko Analytics, un manager peut suivre les indicateurs actualisés la veille sans avoir perdu la mémoire de la situation."
Bien sûr, se pose la question de la confidentialité de ces informations sensibles. "Les données d'activité restent chez le client dans un cloud privé. Lecko n'a pas accès aux données nominatives. Nous mettons simplement à disposition des entreprises une plateforme SaaS pour le traitement des datas et la production des indicateurs", souligne Arnaud Rayrole. La solution est proposée contre un abonnement annuel qui est fonction du nombre d'utilisateurs. Son prix d'entrée s'élève à 6 000 euros HT par an pour un maximum de 5 000 utilisateurs analysés par la plateforme.
Depuis 2017, Lecko est en concurrence sur ce terrain du monitoring social avec Microsoft. L'éditeur américain propose Workplace Analytics, une extension à Office 365, qui permet à un utilisateur de la suite d'accéder à ses statistiques d'utilisation. Le groupe américain s'adresse à la population des décideurs. Cette offre recouvre un ensemble d'indicateurs comportementaux afin de mettre en lumière la façon dont une organisation collabore. Son tableau de bord recouvre notamment le volume et la nature des échanges internes, la fréquence et la qualité des réunions. Workplace Analytics analyse pour cela des métadonnées agrégées et anonymisées issues notamment de la messagerie et du calendrier d'Office 365.
S'il se limite au seul environnement Microsoft à la différence de Lecko Analytics, Workplace Analytics propose aux entreprises de capitaliser sur ces données afin d'en tirer des bénéfices organisationnels, RH ou financiers. En montrant du doigt des points de blocage, la plateforme peut aider à optimiser les processus métier et briser les silos. Elle permet, selon l'éditeur, d'identifier des talents et de les faire monter en compétences mais aussi de mettre en évidence des bonnes pratiques collaboratives duplicables à l'ensemble de l'entreprise. Elle aiderait aussi les équipes commerciales à augmenter le temps passé avec les clients et donc les ventes. Microsoft n'affiche pas de tarifs publics pour sa solution.