Covid-19 : 5 actions à conduire immédiatement

La pandémie mondiale de coronavirus exige de réévaluer immédiatement les plans de contingence. Chaque entreprise doit prendre des mesures pour relever les défis commerciaux qui s'annoncent tout en assurant la sécurité des employés.

Alors que nous apprenons la distanciation sociale, des millions de personnes sont soudainement invitées à travailler depuis leur domicile. Les semaines qui viennent vont continuer de mettre à l’épreuve les capacités de nos réseaux, de nos outils de collaboration, de nos services d'assistance et de notre capacité à gérer des équipes à distance. C’est un défi. Nous allons sans doute tirer des leçons importantes de cette crise sur la manière de diriger, et sur les mécanismes permettant de hiérarchiser les activités dans ce nouveau contexte. Les questions organisationnelles auront désormais une réponse différente qui prendra en compte la transition vers des équipes organisées pour le travail à distance.

La pandémie mondiale de coronavirus exige de réévaluer immédiatement les plans de contingence, aussi bien interne que vis-à-vis de nos partenaires. Chaque entreprise, cliente ou fournisseur, doit prendre des mesures pour relever les défis commerciaux qui s’annoncent tout en assurant la sécurité des employés.

Le contexte est tellement inédit qu’il est difficile de concevoir un plan qui réponde à tous les cas de figures. Cependant il y a cinq actions pragmatiques qui peuvent aider les entreprises à assurer la sécurité des équipes et à faire en sorte que les opérations gérées par leurs fournisseurs soient aussi sûres que possible dans les semaines à venir. Ces cinq actions permettront aussi de collaborer pour atténuer les risques opérationnels.

1. Évaluer le potentiel d'interruption de service à court terme. Examinez immédiatement les activités réalisées par vos fournisseurs et identifiez vos processus et applications critiques pour l'entreprise. Il se peut que vous ayez des dizaines de fournisseurs ayant un impact important sur la continuité des activités, notamment en ce qui concerne les fonctions commerciales. Il est essentiel de savoir quels fournisseurs peuvent avoir le plus gros impact sur votre entreprise et d'être en mesure d'analyser rapidement les point de livraison et les contacts pour planifier votre réponse. Ne vous contentez pas d'examiner la répartition actuelle de vos fournisseurs par niveau, mais examinez chaque application et service qu'ils prennent en charge et identifiez ceux qui sont les plus critiques. La liste de vous fournisseurs les plus important peut être largement chamboulée par le contexte actuel de lutte contre l’épidémie.

1. Travaillez avec vos fournisseurs de services critiques identifiés pour évaluer de manière proactive les plans de continuité d'activités (PCA). La plupart des accords de services managés prévoient des interruptions et contiennent des plans de continuité des activités/des plans de reprise après sinistre. Toutefois, de nombreux fournisseurs de services ne sont pas encore en mesure de proposer le travail à distance comme alternative - et il se peut même que votre contrat ne le permette pas. Demandez à tous vos fournisseurs de services essentiels de vous fournir leurs plans de continuité des activités et de continuité informatique et vérifiez qu'ils répondent à vos exigences à court terme. Ces plans doivent inclure des scénarios qui couvrent la capacité du personnel à voyager et la manière dont la livraison sera gérée s'ils ne peuvent pas le faire. Faites appel à des experts, ainsi qu'à des conseillers juridiques, pour documenter vos plans communs avec chaque fournisseur, en particulier s'ils divergent des termes de votre contrat. N'hésitez pas à demander à vos prestataires comment ils établissent les priorités d'action pour tous les clients qu'ils servent, afin de comprendre la place de votre entreprise dans leurs activités. Communiquez, avec les parties prenantes de votre entreprise et vos clients, vos plans en ce qui concerne votre écosystème de fournisseurs - même si vous ne disposez pas d'un rapport immédiat, informez-les qu'il s'agit d'un travail en cours.

1. Accompagnez vos collaborateurs dans cette nouvelle façon de travailler. Pour les entreprises qui disposent déjà de programmes de télétravail, il s'agit de passer à l'échelle supérieure. Cependant, pour les organisations qui n'ont pas encore commencé, ou qui élaborent encore ces programmes, le télétravail représente un défi important en termes d'équipement, d'accès au réseau, de socialisation, de sécurité et de processus de travail. Les collaborateurs auront besoin de directives spécifiques sur la façon de travailler et de penser au travail. Les programmes de changement organisationnel et de communication seront essentiels pour maintenir l'engagement, la productivité et la cohésion de la main-d'œuvre. Les programmes, politiques et systèmes de RH doivent pouvoir s'adapter à toute modification des avantages, des congés, des modalités de travail flexibles, de l'obligation de fournir un environnement de travail sûr et de la planification. En même temps, le fait de donner la priorité aux initiatives efficaces de gestion du changement garantie l'alignement organisationnel et accélère la création et la fourniture de formations et de communications pour en favoriser le succès.

1. Accélérez vos projets autour des technologies de télétravail. Avec l'augmentation du télétravail, les équipes informatiques internes et les fournisseurs de services qui les soutiennent sont soumis à une pression énorme pour permettre à l'ensemble des collaborateurs de travailler, quel que soit l'endroit où elle se trouve. Et il ne s'agit pas seulement pour les employés de connecter leurs PC au réseau via un réseau privé virtuel, mais aussi d'accéder aux applications et aux données dont ils ont besoin pour accomplir leur travail au quotidien. Si votre plan de communications unifiées vise à permettre aux employés de travailler où qu'ils se trouvent, accélérez le processus, tout en vous dotant de l'infrastructure, de la sécurité et de la bande passante nécessaires pour soutenir le travail à distance. Si vous n'avez pas de plan de communications unifiées, créez-en un dès maintenant. La pandémie conduit à la plus grande expérience de travail à domicile de l'histoire, une situation qui pourrait durer un certain temps.

1. Accélérez l’optimisation de vos coûts. Presque toutes les industries seront mises à rude épreuve à mesure que l'économie mondiale absorbe l'impact de la baisse de la demande des consommateurs en raison du COVID-19, mais des industries comme l'industrie manufacturière, les voyages, les transports et les loisirs ont été particulièrement touchées. Toutes les entreprises devraient immédiatement préparer une stratégie d'optimisation des coûts qui se concentre sur une réduction rapide des coûts dans les semaines à venir tout en gardant à l'esprit la reprise à long terme. Dans de nombreux secteurs, les coûts peuvent être réduits de 20 à 60 % en moins de trois mois. Il est recommandé de commencer par analyser les dépenses liées à la téléphonie mobile, de rationaliser les licences logicielles, de renégocier les tarifs des services et de procéder à une analyse des factures et de déployer rapidement des robots pour automatiser le travail de routine. Les robots semblent être immunisés contre le coronavirus et ne craignent pas la distanciation sociale, de sorte qu'une automatisation rapide dans des domaines clés peut atténuer davantage les risques et réduire les coûts dans de nombreuses fonctions de l'entreprise. N'attendez pas. Identifiez et déployez rapidement un ensemble d'initiatives de coûts pour renforcer la résilience de votre organisation.

Nous en sortirons avec des enseignements précieux qui rendront votre organisation plus forte à long terme, tout en accélérant probablement les tendances numériques qui remodèlent déjà des industries entières.