Covid-19 & confinement : passer du face à face au travail à distance

La situation actuelle oblige les entreprises à changer leur mode de fonctionnement. Ce n'est pas une tâche facile, que ce soit au niveau organisationnel, humain ou sécuritaire.

Organisation et communication

De toute évidence, le passage au  travail à distance est un tel changement dans une organisation qu'il nécessite une certaine préparation et des ajustements à différents niveaux. Il est important d'essayer de recréer les habitudes et les rituels que les employés ont  lorsqu'ils travaillent au bureau, que ce soit en termes de communication ou d’organisation.

Communication interne

Télétravail ou non, l'humain est la clé de voûte de toute entreprise. Vous devez maintenir la communication en interne et à tous les niveaux organisationnels. L'utilisation d'une plateforme de messagerie instantanée telle que Slack par exemple permet aux employés de communiquer avec d'autres services.

La communication ne doit pas être uniquement professionnelle. Il est également important de maintenir les "conversations pause-café" entre les employés. Pour ce faire, vous pouvez créer différents canaux pour différents sujets.

En bref, vous devez essayer de maintenir le même niveau de communication (professionnel ou non) que lorsque vous travailliez au bureau.

Organisation rigoureuse

Qu'elle soit personnelle ou professionnelle, l'organisation va inévitablement changer pour vos employés, et c'est une bonne chose, à condition que ce soit fait de la bonne façon.

Tout d'abord, l'organisation personnelle est très importante lorsque vous travaillez à distance. Rien n'est plus facile (et plus délétère et déprimant à long terme) que de se lever, de prendre son petit déjeuner, de se mettre devant son écran, de consulter vaguement ses emails, de trainer en pyjama ou en peignoir tout en faisant quelques voyages au réfrigérateur ou à la fenêtre.

Afin de ne pas céder à ces installations insidieuses, il est indispensable de mettre en place et de respecter scrupuleusement une routine adaptée à ses contraintes personnelles, mais ferme et précise, avec des horaires de travail, des pauses et des repas, tous clairement définis.

Concernant l'organisation professionnelle, là encore, l'utilisation de certaines plateformes telles que les solutions de gestion de projet peuvent vous aider à organiser vos tâches et projets. L'avantage est évident, notamment en télétravail : les projets, les tâches, les priorités et les délais sont clairement définis, en toute transparence, évitant ainsi tout effet de silo ou toute perte d'information.

Sécurité du télétravail

Le travail à domicile est devenu une nécessité pour de nombreuses entreprises. Bien qu'il apporte de nombreux avantages tels que la flexibilité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il comporte également un risque de sécurité élevé que les informaticiens comprennent très bien.

Quels sont les risques?

Une étude récente a montré que 92% des informaticiens estiment que les avantages du travail à distance l'emportent sur les risques. Cependant, leur approbation du travail à distance soulève certaines préoccupations. 90% reconnaissent que les employés travaillant à distance présentent un risque pour la sécurité, et 54% ont déclaré qu'ils posent un plus grand risque pour la sécurité que les employés sur site.

Lorsque vous travaillez à distance, les risques sont divers : réseaux non sécurisés, espionnage, piratage, employés exploités… Pour vous assurer que vous êtes en sécurité, votre équipe informatique doit être en mesure d'étendre en toute sécurité l'accès au réseau de l'entreprise - et aux données de l'entreprise qui se trouvent à l'intérieur.

4 étapes pour sécuriser le travail à distance

La sensibilisation est vraiment importante pour s'assurer que les employés sont conscients des défis et des risques de la sécurité informatique. Mais ce n'est pas suffisant. Voici quatre étapes que vous pouvez suivre pour sécuriser le travail à distance.

1. Utiliser un VPN. Un réseau privé virtuel, ou VPN, crée un tunnel sécurisé entre la machine distante et votre réseau d'entreprise. Il achemine le trafic via Internet depuis le réseau privé de votre organisation, garantissant ainsi plus de sécurité. Fondamentalement, quiconque essayant d'intercepter les données chiffrées ne pourra pas les lire.
2. Sécuriser les connexions VPN. Maintenant que vous avez un VPN en place, il faut sécuriser ces connexions. Ce que vous pouvez faire, c'est limiter l'accès VPN aux seuls ordinateurs portables autorisés (de la société ou les ordinateurs portables personnels des employés). Cette restriction vise à garantir que toutes les tentatives de connexion à partir d'une machine «non autorisée» seront refusées.
3. Surveiller les sessions à distance (RDP). Les sessions à distance, ou RDP, signifie un ordinateur se connectant à distance à un autre, partageant le contrôle de sa souris et de son clavier et visualisant son affichage. Les utilisateurs travaillant à distance utilisent leur propre machine pour se connecter à leur machine de travail. En surveillant et en restreignant vos sessions RDP, vous pouvez détecter un accès inhabituel. Et en mettant en place des alertes en temps réel et une réponse immédiate, vous pouvez agir avant que tout dommage ne soit causé.
4. Authentification à deux facteurs (2FA) pour les sessions RDP. L'authentification à deux facteurs est considérée comme l'un des contrôles les plus efficaces pour empêcher une personne non autorisée d’accéder à un appareil ou à un réseau et d'accéder à des données précieuses.

Pour les connexions à distance, le besoin est encore plus important. Les employés qui se connectent à distance ou virtuellement à une machine du réseau d'entreprise doivent être invités à entre un code 2FA afin de vérifier leur identité.

Il s'agit simplement d'une couche de sécurité supplémentaire. Plus il y a de couches de sécurité en place, plus le risque qu'un attaquant ait accès à vos systèmes est faible.

Conclusion

La situation actuelle est nouvelle pour nous tous et la meilleure façon d'y faire face est de s'adapter sans paniquer. Une communication interne intense, une organisation personnelle et collective rigoureuse et une sécurité informatique renforcée sont les 3 principaux ingrédients d'une réorganisation efficace pour faire face à la crise sanitaire déclenchée par la diffusion mondiale de COVID-19.