L'impact positif du numérique sur la consommation de papier en entreprise
La consommation de papier en entreprise représente environ 75% des déchets qu'elle génère. Pourtant des solutions digitales existent déjà pour réaliser des économies, gagner en efficacité mais surtout contribuer à la protection de l'environnement !
La moitié de la quantité annuelle de papier consommée en France est utilisée dans le cadre du travail. Chaque employé de bureau utilise en moyenne 2 500 feuilles de papier chaque année. Outre le fait de représenter un coût pour les entreprises, l’utilisation massive de papier a des effets néfastes sur l’environnement. Les avantages de la digitalisation sont indéniables pour tout type d’entreprises : privée, organisme public, et ce, quelle que soit la taille de la structure : TPE, PME, ETI, GE...
La dématérialisation doit être guidée par les besoins de l’entreprise, mais elle a incontestablement un impact positif pour la planète. On vous explique pourquoi … !
La dématérialisation des documents en entreprise : un geste écologique
La production de papier est une activité très énergivore, et par conséquent elle contribue à la dégradation de la planète.
À ce jour, 85% du papier utilisé provient des forêts et seulement 15% provient du recyclage ou bien d’arbres plantés en vue de cette production.
Outre le fait de contribuer à la déforestation, la production de papier blanc consomme une grande quantité d’eau. En effet, la production d’une tonne de papier blanc nécessite 100 000 litres d’eau.
Cette production doit ensuite être acheminée, généralement par des moyens de transport polluants tels que l’avion ou le transport routier.
Dès lors, la production de papier contribue au réchauffement climatique en ce qu’elle augmente l’émission de gaz à effet de serre à la fois à cause de la déforestation qu’elle génère, et en raison du transport nécessaire une fois le papier produit. Selon les études, 1/5 des émissions de gaz à effet de serre serait dues à la destruction des forêts.
Or, le papier est le consommable de bureau qui arrive en première place, il représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France.
Déjà depuis quelques années, les entreprises ont entamé leur transformation digitale en s’équipant d’outils numériques : logiciels de facturation, CRM, vente et paiement en ligne, communication via les réseaux sociaux et publicité digitale, formations en ligne (FOAD)… Toutefois les tâches de secrétariat juridique restent en marge de cette transformation alors qu’elles engendrent une utilisation massive de consommables, qui pourrait être évitée par leur digitalisation.
Et pourtant, dans ce domaine, le passage au numérique est plus qu’encouragé : par la loi PACTE qui dématérialise le processus de création de l’entreprise, par les dispositions réglementaires qui encouragent la dématérialisation des registres légaux, ou encore par les mesures prises dans le cadre de la crise sanitaire.
Par exemple, le décret n°2018-1223 du 24 décembre 2018 et le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 permettent respectivement, la dématérialisation des registres de mouvements de titres par enregistrement sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP) et celle des registres décisionnels (AG, conseil d’administration...) grâce à leur horodatage.
De même, dans le cadre de l’urgence sanitaire, l’Ordonnance du 25 mars 2020 (n°2020-321) prévoit que durant cette période, les assemblées et l’exercice du droit de vote peuvent être effectués de façon dématérialisée même si les statuts ne prévoient pas expressément cette possibilité.
Dès lors, par l’édiction de toutes ces mesures, le gouvernement promeut la dématérialisation des procédures en entreprise afin d’endiguer l’utilisation massive de papier par ces dernières, notamment dans le but de préserver les ressources naturelles.
Plus rien, ou presque, ne peut justifier qu’une entreprise n’envisage pas sa transition numérique.
Par conséquent, les entreprises doivent envisager de réduire leur consommation de papier en mettant en place des moyens de s’y soustraire sans que cela n’ait un impact sur leur fonctionnement. Aussi, la mise en place de solutions de dématérialisation en vue de mesurer son impact environnemental peut tout à fait s’inscrire dans une politique de responsabilité sociale des Entreprises (RSE) de l’entreprise en question.
En effet, bon nombre d’entreprises agissent pour réduire leur consommation de papier en prévoyant une utilisation écoresponsable dans leur politique RSE : papier recyclé, réduction de la consommation de papier et mise en place d’un tri sélectif. Ces mesures, en plus d’avoir un impact très favorable sur l’environnement, permettent à l’entreprise de diminuer considérablement les dépenses liées à l’achat de fournitures consommables.
Ainsi, aujourd’hui et plus que jamais, les entreprises sont encouragées à cibler leurs besoins afin d’y apporter une solution numérique. La crise sanitaire de la COVID-19 a été l’occasion pour les entreprises de s’intéresser à la transformation digitale afin de maintenir un fonctionnement normal de leurs activités.
Le choix d’une solution de dématérialisation efficace pour les entreprises
En premier lieu, la dématérialisation doit répondre aux besoins de rentabilité et compétitivité de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus global de transition numérique et permet de fluidifier et décentraliser les procédés administratifs chronophages à faible valeur ajoutée.
En second lieu, le choix de solutions de dématérialisation permet à l’entreprise de rentabiliser mais surtout d’optimiser l’espace de travail. Cette optimisation permet donc l’achat ou la location de locaux professionnels moins conséquents et permet ainsi des économies considérables. En effet, grâce au passage au format numérique, fini les pièces dédiées aux archives !
Aussi, optimiser la gestion des documents papier permet tout à la fois de gagner de la place dans ses locaux mais également de gagner en clarté, tout en sécurisant l’accès à ses données.
En effet, opter pour des outils d’archivage numérique ou de création de documents d’entreprise dématérialisés, fait gagner en sécurité et permet de centraliser les informations tout en facilitant leur accessibilité !
Pourtant selon une étude menée en 2015 par l'APECA et Mautan relative à la mise en place de solutions de dématérialisation des factures, encore 45,83% des ETI, PME et TPE n’étaient pas encore dotées d’outils qui la permette. Les réticences sont avant tout dues à une méconnaissance des outils et une crainte de la perte ou du vol des données. Cet argument perd de son sens aujourd’hui, dès lors que les garanties sécuritaires offertes par l’outil informatique sont nettement plus importantes.
Cinq années après cette étude, la crainte des entreprises à l’encontre des solutions digitales n’est plus systématique mais demeure présente.
Toutefois, il est indispensable que toutes les entreprises, quels que soit leur taille ou leurs domaines d’activités, enclenchent cette transformation digitale afin de rester compétitives dans le monde de demain. Aussi, le pouvoir législatif encourage cette transition en permettant de plus en plus aux entreprises d’opter pour un fonctionnement numérique.
Des professionnels de la digitalisation accompagnent les entreprises dans cette transition numérique
Depuis une petite dizaine d’années, des professionnels de la transformation numérique aident les entreprises dans cette transition grâce à des solutions permettant la dématérialisation. Cet accompagnement permet d’organiser et de cibler les besoins en digitalisation de l’entreprise.
S’agissant des factures, par exemple, l’article 56 du projet de loi de finances pour 2020 prévoit que les factures établies entre assujettis à la TVA seraient obligatoirement émises sous forme électronique à compter du 1er janvier 2023, et au plus tard au 1er janvier 2025 selon la taille des entreprises et le secteur d’activité dans lequel elles interviennent.
Nul doute sur le fait que cette obligation a vocation à s’appliquer, dans un futur proche, à toutes les entreprises et à tout type de facture.
D’autres professionnels de la dématérialisation, ont profité de la récente législation (cf. supra) pour proposer des outils permettant de dématérialiser la vie de l’entreprise elle-même. Ces deux décrets consacrent respectivement la dématérialisation des registres de mouvements de titres par enregistrement en blockchain, et des registres décisionnels de société grâce à leur horodatage.
Des start-up accompagnent les entreprises dans la gestion dématérialisée de leurs assemblées décisionnelles : de la convocation au format de lettre recommandée électronique, jusqu’au vote en ligne sur application web et mobile, et la signature électronique de tous les documents, par exemple des procès-verbaux.
Songez à la quantité de papier exigée par chacune de ces étapes : convocation, lettre, annexes, bulletins de vote, envoi pour signature… Ces économies de consommables et notamment de papier, mises bout à bout et généralisées à toutes les entreprises, auraient un impact plus que positif sur l’environnement.
Il reste à espérer que le plan de relance annoncé par le gouvernement en septembre 2020 réservant la dotation de 7 milliards d’euros à l’amélioration du numérique, permettent aux entreprises d’entériner sereinement leur transformation digitale.