La digitalisation : le grand enjeu des hôpitaux pour gérer les crises
En ces temps d'optimisation financière et de gestion des ressources humaines incontournables pour garantir la continuité des soins nécessaires aux Français, la logistique hospitalière et les échanges de biens associés constituent des enjeux budgétaires et humains majeurs pour les établissements de soins.
La pression de l'épidémie de Covid-19 continue d'être importante sur le système de santé en France. Avec l'afflux des patients, les besoins des hôpitaux ont fortement augmenté. En plus de la gestion critique du flux de patients, cette crise a mis en exergue l'importance que représente la gestion des stocks en milieu hospitalier; souvent menée par des soignants déjà submergés de travail. Dans ce contexte, la digitalisation des commandes devient essentielle : quelles solutions pour les hôpitaux ?
L’augmentation des besoins en approvisionnement : un coût financier et humain considérable
Les produits gérés dans un hôpital sont nombreux et génèrent une importante quantité de flux. En d’autres termes, de nombreux mouvements de biens, nécessaires à la délivrance d’un service de soin. Ils concernent à la fois des produits pharmaceutiques, des produits de restauration, de blanchisserie, de consommation courante ou des produits de maintenance des équipements…
Cette année, avec l’afflux massif de patients dans les établissements de soin, la gestion des stocks en mieux hospitalier est un problème critique et récurrent qui préoccupe les responsables logistiques de ce secteur. Afin d’éviter des ruptures de stock sur les produits vitaux, les hôpitaux ont tendance à augmenter le stock de ces articles, ce qui engendre des surcoûts liés à l’occupation de l’espace ainsi que du potentiel gaspillage.
D’après une étude de Capgemini relative à l’optimisation des approvisionnements en milieu hospitalier, le traitement administratif de ces commandes représente le coût logistique le plus important de la chaîne d’approvisionnement. Le coût du traitement manuel d’une commande transmise par un établissement hospitalier peut monter jusqu’à 100 euros par commande !
Ces saisies de commandes, encore pratiquées dans de nombreux établissements hospitaliers, sont souvent effectuées par le personnel soignant lui-même. Cette gestion est trop coûteuse pour les établissements hospitaliers à la fois en termes de temps alloué et d’erreurs possibles.
En ces temps d’optimisation financière et de gestion des ressources humaines incontournables pour garantir la continuité des soins nécessaires aux Français, la logistique hospitalière et les échanges de biens associés constituent des enjeux budgétaires et humains majeurs pour les établissements de soins.
Une solution : la digitalisation des processus à travers l’échange de données informatiques
En matière de santé, la digitalisation des processus n’est pas nouvelle. Le gouvernement a bien compris la valeur de ce dispositif dont peuvent bénéficier tous les assurés sociaux avec la Carte Vitale. Elle permet, en effet, des remboursements de soins automatisés et ultra-rapides. Plus de courrier à envoyer, de saisie par des agents et d’avance d’argent pendant des semaines par le contribuable.
Du côté des hôpitaux, des procédés ont été déployés pour optimiser la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement, inenvisageables sans la digitalisation des flux de données informatiques.
Afin d’optimiser les niveaux de stock, certains ont mis en place des processus de type Kanban, issus du milieu automobile, nommé gestion du "vide-plein". Dans cette optique, les produits sont rangés dans des compartiments doubles, l’un d’eux comporte un support avec une étiquette de type datamatrix (plus communément appelé QR code) et les produits sont donc à prélever dans ce compartiment par le personnel soignant. Lorsque celui-ci est vide, le support est déplacé sur le second compartiment et l’étiquette est placée sur un tableau de commande. Un opérateur vient flasher les différents codes apposés sur les étiquettes automatiquement transmises vers les différents fournisseurs pour réapprovisionnement.
Pour aller plus loin dans l’optimisation des stocks et des approvisionnements, d’autres groupes hospitaliers tels que les CHU de Nantes, de Dijon et de Strasbourg ont mis en place des plateformes logistiques locales permettant de mutualiser les commandes des différentes unités fonctionnelles d’un même secteur géographique. A l’instar des centrales d’achats de grands groupes de grande distribution, cette centralisation des approvisionnements permet une massification des commandes fournisseurs et une meilleure optimisation des stocks de tous types de produits.
Pour gérer ce type de plateforme, une solution de gestion d’entrepôt WMS (warehouse management system) est alors nécessaire. Cette solution désigne une catégorie de progiciels visant à optimiser la préparation des commandes à livrer pour les différents établissements du secteur géographique les biens ayant la date d’expiration la plus proche sont obligatoirement prélevés en premier. La gestion des réceptions, des approvisionnements et enfin l’optimisation de la traçabilité des produits sont également des enjeux du WMS.
Les échanges de flux de données informatiques avec les fournisseurs accompagnent la mise en place de ces solutions.
Quels bénéfices concrets pour les établissements de santé ?
Ces flux digitalisés sont un maillon essentiel dans la chaîne de réapprovisionnement des hôpitaux et participent activement à la réduction des temps de livraison des plateformes logistiques.
La majeure partie des établissements de santé ont décidé de digitaliser leurs échanges de données avec leurs fournisseurs afin d’optimiser les temps de traitements administratifs et renforcer la sécurité, la fiabilité et la traçabilité des échanges (fini les fax ou les commandes par téléphone…). La réception des factures par échange de données informatisées finalise le processus d’achat et permet l’intégration automatique des données de facturation dans le système d'information des hôpitaux, générant un gain de temps, de fiabilité et d’efficacité dans le traitement des factures fournisseurs.
Cette organisation permet aux unités fonctionnelles de se concentrer sur leur métier, de diminuer leur stock en local, de fiabiliser les approvisionnement ainsi que de libérer de la surface pour accueillir les patients.