Productivité optimisée avec un environnement orienté utilisateur
Le télétravail fait partie du quotidien des employés, il est donc vital pour les entreprises d'optimiser leurs équipements. Les organisations qui tiennent compte des besoins de leurs collaborateurs dans le processus d'approvisionnement pourront garantir le bon niveau de satisfaction et de productivité.
Aujourd’hui, les entreprises rassemblent une multitude de générations : baby-boomers, génération X, millennials (génération Y) et génération Z. Toutes ces tranches d’âges sont extrêmement hétérogènes en matière de compétences, d’approches du travail, d’attentes vis-à-vis de leur employeur et surtout, de points de vue concernant l’équilibre vie professionnelle/vie privée. En plus de ces différences générationnelles, l’évolution des méthodes de travail a transformé les besoins technologiques. Les modèles de travail flexibles et le télétravail en sont de parfaits exemples.
Selon une étude commanditée par Dell Technologies, près de 80% des sondés issus de la génération Z souhaitent travailler avec des équipements de pointe. Ils ont l’habitude d’utiliser des outils et des applications performantes sur leurs terminaux personnels, et s’attendent donc à une expérience similaire ou meilleure au sein de leur environnement de travail. Cependant, un certain nombre d’employés plus âgés peinent encore à s’adapter à la transition numérique. Ces derniers doivent en effet constamment se familiariser avec de nouveaux outils et applications et assimiler de nouvelles approches de travail.
Une redéfinition des KPI’s
À l’heure où les entreprises redoublent d’efforts pour attirer les meilleurs talents, elles ne peuvent pas faire l’impasse sur les digital natives et les professionnels plus expérimentés. Ces deux profils apportent en effet des qualifications indispensables et complémentaires à la compétitivité. Pour être en mesure d’accompagner toutes les générations vers une nouvelle organisation, les entreprises doivent tenir compte des différents besoins, tout en prenant des mesures pour que le processus de changement soit adopté.
Il est essentiel que la direction soit convaincue des bénéfices de ces changements. En alignant les pierres angulaires stratégiques, elle doit créer des conditions propices à cette transition. Avant, l’objectif était d’installer des postes de travail faciles à gérer, de la manière la plus économique possible et les KPIs reflétaient cette philosophie. Mais aujourd’hui, les entreprises se concentrent sur la "satisfaction client" en interne et sur la productivité. Il leur est recommandé d’adopter une approche orientée utilisateur dans le processus d’acquisition des équipements IT (nouveaux PC, ordinateurs portables, écrans, claviers et souris) en priorisant les besoins des collaborateurs en fonction de leurs métiers.
Une analyse des besoins
L’environnement de travail doit permettre à chaque employé d’accéder à l’équipement dont il a besoin pour effectuer ses tâches efficacement. Les équipements adéquats limitent le risque de frustration et augmentent la satisfaction des collaborateurs. Pour se faire, l’entreprise doit en premier lieu connaître les exigences des différents environnements de travail et définir les "profils".
Les profils consistent à répartir les collaborateurs au sein de différentes catégories. Pour les définir, les entreprises doivent se poser des questions clés telles que la fréquence d’utilisation des équipements et les conditions d’utilisation afin d’élaborer différents cas d’utilisation. Une étape importante dans le processus décisionnel de mise à disposition d’équipements pour les employés.
Nous recommandons les cinq profils suivants : l’utilisateur au bureau, l’utilisateur en télétravail, le collaborateur nomade, l’adepte des réunions et l’utilisateur spécialisé. Le nombre de profils et leurs caractéristiques varient selon le secteur, la taille et l’activité de l’entreprise.
Une collaboration nécessaire entre les RH et l’IT
Les entreprises peuvent collecter des données d’utilisation et de performance à l’aide d’outils spécialisés ou organiser une enquête auprès des utilisateurs, avec une étroite collaboration entre les services RH et IT.
Elles peuvent également obtenir du soutien et des conseils de la part des fabricants. Sur demande, ces derniers peuvent installer un showroom dans les locaux de l’entreprise. Les employés peuvent ainsi découvrir une gamme de terminaux présélectionnés et donner leur avis en temps réel. Quelques employés sélectionnés au sein de différents départements peuvent tester des terminaux durant plusieurs semaines. Cette étape permet de s’assurer que les ordinateurs correspondent bien aux attentes.
Les terminaux peuvent être gérés depuis une plateforme unique avec des logiciels appropriés. De manière générale, l’approche orientée utilisateur est utile pour les entreprises de 50 employés ou plus qui ont au moins trois profils différents.
Une optimisation nécessaire pour une transformation digitale réussie
Pour une transformation digitale réussie, former les collaborateurs pour une utilisation optimale des équipements est fortement recommandée. Cela permet également de réduire les différents niveaux de savoir-faire entre générations : les jeunes collaborateurs développent leurs compétences, tandis que les collaborateurs plus âgés se perfectionnent sur les outils dont ils ont besoin. Le partage de connaissances peut également se faire, de manière informelle, d’une génération à l’autre.
La communication interne est un moyen essentiel pour transmettre les informations liées à la nécessité des changements, mais également aux potentiels impacts et comment les gérer. Les projets de transformation digitale nécessitent dès le début une réelle implication de tous les collaborateurs qui seront plus réceptifs aux changements et y contribueront positivement, les managers et les employés ont donc un rôle important à jouer.