Gestion de contrats : quelles questions se poser pour choisir la bonne solution ?

Si les contrats s'imposent aujourd'hui comme documents essentiels au sein des entreprises de tout type et tout secteur, leur gestion pose quant à elle de nombreuses questions. Typologie, besoin de stockage, accès, ressources ou budget, divers critères peuvent en effet varier lors de la sélection d'un outil pour en maximiser l'efficacité.

De récentes initiatives démontrent que leur digitalisation est en marche, malgré qu’elle reste plus ou moins avancée selon le secteur et le vouloir de l’entreprise, et permet ainsi d’extraire de ces documents statiques des informations dynamiques réutilisables dans d’autre systèmes et ajustables au besoin.

Voici donc ce qu’il convient de prendre en compte lorsque vous réfléchissez au déploiement d’une solution de gestion de contrats, afin d’en exploiter tout le potentiel et d’en faire un véritable actif.

Comprendre l’enjeu de la gestion contractuelle à travers cinq défis majeurs

Même si chaque stratégie est unique et dépend des caractéristiques et besoins propres à l’entreprise, voici les cinq défis majeurs que peuvent rencontrer les équipes lors de l’utilisation de ces documents :

Une procédure de gestion chronophage qui requiert souvent la navigation entre différents outils et équipes. C’est alors une action humaine qui permet de vérifier que les contrats contiennent bien toutes les clauses nécessaires, respectent les exigences de chaque service, ont été signés par les bonnes personnes, ne sont pas bloqués dans le processus d’approbation, etc.
Des obligations non respectées avec pour cause des ressources limitées ne permettant pas de les surveiller correctement. Cela peut se traduire en paiement impossible sur des contrats expirés ou encore des pénalités si un jalon est dépassé.
Des opérations en silos qui séparent les équipes, mais aussi les outils qui sont encore trop souvent différents d’une équipe à l’autre et non intégrés aux systèmes métiers de l’entreprise. La recherche et duplication des informations est alors nécessaire et amène le risque de l’erreur lors de la resaisie.
Des droits contractuels masqués, notamment avec le télétravail alors que les contrats sont stockés physiquement dans les locaux, dans des boîtes email ou sur des ordinateurs personnels. Le manque de visibilité menace alors l’entreprise et ses activités avec des documents statiques et trop peu pris en compte.
Un risque réglementaire avec une mise en conformité de plus en plus complexe qui demande d’adapter les contrats à chaque évolution, d’en vérifier la transposition à l’international ou encore d’en créer de nouveaux de zéro lorsqu’aucun modèle n’existe.

Les questions à se poser pour choisir le système adéquat

Une fois ces défis compris et mesurés à l’échelle de l’entreprise, se pose souvent la question des critères pour sélectionner telle ou telle solution. Voici une proposition d’étapes à suivre pour ce faire :

Quels types de contrats souhaitez-vous couvrir ?

Si le dilemme entre la sélection d’une application achats ou contrats apparait, la réponse rapide réside dans le type de documents à traiter. Si leur périmètre reste sur des contrats d’achat alors la logique sera de s’orienter vers une application achats. Mais si la centralisation de ces documents peut être utile à toute l’entreprise, ce qui s’avère aujourd’hui être le cas pour nombre d’équipes, alors une solution centralisée de gestion sera plus adaptée.

Quels besoins pour ce projet ?

Du stockage simple à la gouvernance des documents, les besoins diffèrent en fonction de l’entreprise et de la sensibilité des documents traités. Nous pouvons ainsi définir quatre niveaux d’opérationnalité du système à déployer :

Stockage uniquement : un solution comme SharePoint pourrait suffire ;
Stockage et recherche : il faudra alors ici capturer les données lors du stockage et définir des champs de recherche en fonction du besoin ;
Stockage, recherche et gouvernance locale : chaque entité locale implémente son propre flux de travail avec ses modèles et indicateurs de pilotages ;
Stockage, recherche et gouvernance globale : toute l’entreprise à l’échelle mondiale/du groupe utilise un système unique avec des modèles partagés, des indicateurs de pilotages homogènes et comparables, etc.

Qui sont les utilisateurs ?

S’agit-il des acheteurs, juristes, directeurs, ou d’un mix ? Car si l’opinion commune dirait que le contrat est réservé au juriste, celui-ci peut pourtant bien bénéficier à chaque métier. L’entreprise pourra alors définir quelles typologies de contrats sont utiles pour quelle fonction afin de ne pas les impliquer inutilement dans d’autres procédures.

Toutefois, cette notion de collaboration inter équipes doit être normée pour s’assurer que le processus d’approbation soit compris et que les accès soient maîtrisés. Pour faciliter cela, l’intégration du système de gestion de contrats dans les outils à usage quotidien comme Word ou Adobe sera primordiale pour les équipes, parfois non habituées à ce type de format.

Quelle technologie utilisée ?

Même si cela est un excellent déclencheur de projet, il ne convient pas de se demander quelle technologie choisir, mais plutôt quels sont les besoins et comment ces outils peuvent aider. Une fois l’objectif défini, l’entreprise pourra alors se tourner vers des solutions basées sur l’IA par exemple, pour digitaliser de gros volumes de contrats papier et en extraire les éléments pour intégration au système moderne de gestion de ces documents.

En résumé, c’est le self-service contractuel qui permet d’optimiser l’utilisation des ressources, de vérifier que les bonnes clauses sont sélectionnées, d’automatiser la gestion des obligations et surtout de ne pas chambouler le quotidien des équipes en soutenant la collaboration et la facilité d’utilisation.