Processus métiers (BPM) et gestion documentaire (GED) : je t'aime, moi non plus ?

Pourquoi les outils de BPM et de GED sont-ils si souvent séparés dans les systèmes d'information alors qu'il y aurait tant à gagner à appréhender ces sujets de manière globale ?

Toutes les organisations accélèrent aujourd’hui leur feuille de route en matière de transformation numérique, les projets se multiplient et impactent tout autant les processus métiers que l’environnement documentaire. Pourtant, si les interactions entre ces deux composantes paraissent évidentes, force est de constater que les solutions logicielles de BPM et de GED restent encore majoritairement distinctes dans les schémas directeurs des DSI, à tort ? Les fonctionnalités individuelles ce ces outils peuvent-elles rivaliser avec le potentiel de création de valeur d’une approche plus unifiée ?

La GED, toujours plus connectée aux processus métiers

Les documents numériques se sont généralisés ces dernières années : bons de commande, contrats, factures, comptes-rendus… circulent en permanence pour validation, diffusion et/ou consultation. Leur bonne gestion dépend donc autant des mécanismes de création et de stockage, que des workflows collaboratifs qui les font vivre, que ce soit en interne ou dans une approche d’entreprise étendue avec les clients, fournisseurs et autres partenaires. Tout le monde s’accorde d’ailleurs sur le fait que le travail collaboratif autour d’informations partagées accélère la performance et c’est précisément l’atout des solutions de GED et de BPM d’optimiser ces échanges.

Or, l’approche de la GED reste encore très traditionnelle, elle est souvent réduite à des aspects de stockage dématérialisé, de partage de documents puis d’archivage, alors que la dimension collaborative indispensable au succès des projets de transformation numérique ne peut se résumer à gérer les points d’entrée et de sortie des documents. Dans la pratique, le cycle de vie de l’information se fait toujours dans la continuité des processus métiers qui font constamment évoluer les personnes habilitées à consulter ou modifier les documents. Si la gestion des droits d’accès n’est pas suffisamment fluide entre les deux solutions, on en arrive vite à ce que les utilisateurs contournent les dispositifs et partagent par des canaux séparés des documents dont la confidentialité n’est plus garantie. Appréhender globalement la GED et le BPM n’est donc pas seulement une question de performance mais aussi de protection des données et de sécurité de l’organisation.

Les vertus d’une approche globale du BPM et de la GED 

Bien que l’association paraisse logique, l’unification des outils de BPM et de GED peut évidemment effrayer les DSI au regard de la complexité que cela engendrerait en matière de conduite du changement et de l’ampleur des modifications qu’il y aurait à mettre en œuvre au sein du système d’information et de l’organisation du travail elle-même. C’est pourtant un véritable accélérateur de transformation numérique car cette association permettrait de répondre plus facilement aux besoins métiers tout en garantissant le respect des normes de sécurité et de confidentialité de l’organisation. Elle permettrait aussi de supprimer des pertes d’énergie majeures car les modifications effectuées dans chaque système doivent bien souvent être appliquées manuellement à l’autre si aucune interface automatisée de données n’a été mise en place. Sans parler des questions de traçabilité et d’accès à des versions intermédiaires de documents au sein des processus métiers.

Les objectifs visés par la réalisation de projets de transformation numérique nécessitent de s’appuyer sur des fondations solides et il est parfois nécessaire de remettre en cause l’organisation existante en matière d’outils. Les gains possibles par une approche unifiée sont nombreux et peuvent justifier de changements structurants pour mieux bâtir le futur : meilleure agilité et réactivité, sécurisation simultanée des processus et des documents sur les mêmes bases, réduction des coûts de licences et de maintenance associés à l’utilisation des solutions distinctes...

Faire de cette association un avantage concurrentiel

De plus, au-delà du simple échange de données entre applications, le fait d’avoir une approche unifiée de ces deux composantes clés d’une transformation numérique réussie permet aussi de faire entrer l’organisation dans un mode de fonctionnement en temps réel, l’immédiateté des échanges n’est-elle pas déjà une commodité acquise dans l’esprit de chacun ? Cette synergie rayonnerait alors sur toute l’organisation pour améliorer son efficience et simplifier le travail des utilisateurs tout en renforçant sa compétitivité. Ce qui, accessoirement, reste le premier objectif des dirigeants en matière de transformation numérique.