Quel est l'impact des silos de données sur votre organisation ?

Alors que le stockage de donnée explose depuis ces cinq dernières années, les entreprises font face à un obstacle jusqu'ici inconnu : le silo de données. Ce dernier empêche la productivité des entreprises en ne permettant pas un accès facile aux données recherchées par l'organisation. Mais alors comment surmonter ces obstacles ?

Les données sont plus importantes et plus répandues que jamais. Plus d'un trillion de mégaoctets de données sont générés chaque jour. On estime qu'à la fin de l'année 2025, les données stockées dans le cloud représenteront plus de 200 zettaoctets. Lorsque les données sont claires et accessibles, elles peuvent procurer un avantage concurrentiel, éclairer les décisions commerciales et même augmenter les revenus de l’entreprise. Mais lorsque les informations restent cachées et alambiquées dans des silos de données, elles font plus de mal que de bien à l’entreprise. Les silos de données, ou silos d'informations, sont responsables de la perte de productivité, de l'inefficacité, des idées manquées et même des risques pour la sécurité. Mais pour de nombreuses organisations, ils constituent simplement le statu quo.

Alors que sont les silos de données ? Pourquoi ont-ils été créés et comment nuisent-ils aux organisations ? Plus important encore, nous allons voir comment supprimer les silos de données afin de maximiser la réussite des collaborateurs dans les entreprises en accélérant les flux de travail, en recherchant rapidement les données et en obtenant des informations fondées sur les données.

Silos de données : définition et origines

Par définition, un "silo" est une structure utilisée pour abriter des quantités massives de matériaux tels que le blé ou le grain. Les silos sont généralement juxtaposés et stockent les marchandises séparément. La matière contenue dans le silo est abondante et circule librement, mais elle est piégée. De même, un silo de données est une collection de données au sein d'une organisation qui est isolée. Les silos de données "emprisonnent" des informations telles que des documents Word, des médias, des mesures, des retours d'information, des rapports financiers, des dossiers clients et des informations de contact. En raison des silos de données, les employés éprouvent des difficultés à accéder aux données, à les rechercher et à les analyser dans tous les services. Les origines des silos de données sont complexes. Plusieurs facteurs peuvent en être responsables, notamment la culture d'entreprise, l'infrastructure et le manque d'adoption des technologies.

La culture d'entreprise peut être responsable de la création et du maintien des silos d'information. Si la compétitivité l'emporte sur la collaboration, il est peu probable que les départements acceptent de partager leurs données.

Ou bien, la racine peut être moins malveillante. Dans de nombreux cas, les départements ne sont pas habitués à partager des informations et, jusqu'à récemment, avoir une vue unifiée des données n'était pas un objectif commun. En conséquence, le comportement des employés n'a pas reflété le besoin de communiquer, de partager et d'analyser les données entre les départements.

L'infrastructure de l'entreprise peut être une autre cause courante de cloisonnement des données. Avant l'avènement de la technologie du cloud, l'accès aux informations nécessitait souvent une chaîne de demandes et de pièces jointes. Aujourd'hui, la technologie a rendu possible - et même standard - le partage automatique des informations. Cependant, de nombreuses organisations n'ont pas été conçues pour favoriser un flux d'informations ouvert et transparent entre les différents services et équipes.

De même, l'adoption (ou l'absence d'adoption) d'une technologie peut renforcer les silos de données. Grâce à des technologies telles que l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel (NLP), les entreprises peuvent rechercher, accéder, filtrer et transformer les données en informations exploitables.

Mais de nombreuses organisations ont pris du retard en matière de nouvelles technologies. Bien qu'il ait été prouvé qu'elle améliore l'efficacité opérationnelle, trois entreprises sur dix n'ont pas de stratégie de transformation numérique. Dans de nombreux cas, les organisations n'ont pas adopté de technologies pour les aider à rechercher et à filtrer les données.

Enfin, l'intégration limitée des logiciels peut produire des silos de données. Les équipes utilisent souvent des logiciels différents pour répondre à divers besoins, stockant les données dans des outils inaccessibles aux autres groupes (imaginez une équipe financière essayant d'accéder aux données générées par un outil de marketing).

Pourquoi les silos de données ont-ils un impact sur la productivité ?

Jetez un coup d'œil à votre organisation. Vos informations sont-elles cloisonnées ?

Si c'est le cas, la productivité de vos employés en souffre.

Comme nous l'avons mentionné plus haut, les silos de données empêchent la circulation des informations. Cela peut avoir des conséquences néfastes à long terme sur l’entreprise : réduction de la productivité, gaspillage de temps et de ressources, voire limitation de la croissance et des revenus.

Tout d'abord, les silos de données ralentissent le taux de productivité.

La collecte manuelle de données peut être fastidieuse et chronophage pour les collaborateurs, qui doivent faire des demandes à d'autres employés par e-mail ou Slack pour accéder à ce dont ils ont besoin. Cela peut entraîner des retards importants et interrompre le flux de travail des deux parties. Selon un rapport de Panopto, les employés perdent 5,3 heures par semaine à attendre des données de leurs collègues - ou à recréer des informations qui existent déjà.

Ensuite, les silos de données font que les organisations consomment inutilement de l'espace de stockage. Les silos d'informations contiennent souvent des données répétitives ou des données périmées et sans intérêt. Les informations personnelles créées par d'anciens employés et les enquêtes périmées sont deux exemples de données non pertinentes.

Sans moyen d'organiser, de filtrer et de rechercher les données, les organisations continuent d'accumuler ce type de données au détriment de l'espace de stockage.

Les silos de données peuvent être coûteux. On estime que la perte de productivité coûte aux entreprises américaines 1 800 milliards de dollars chaque année (Hubspot), et les silos de données sont responsables d'une partie de cette perte de productivité. Lorsque les employés passent une partie de la journée à récupérer (ou recréer) des informations, ils ne font pas le meilleur usage de leur temps ou de leur énergie. Leur travail souffre également d'un manque de perspicacité. Lorsque les employés n'ont pas accès à des données, ils sont incapables d'être aussi performants. Par exemple, un employé du service marketing qui n'a pas facilement accès aux données concernant le MRR ne peut pas prendre des décisions judicieuses et éclairées sur les dépenses de marketing.

L'espace de stockage peut également représenter un coût supplémentaire pour les organisations qui paient pour des serveurs sur site pour héberger les informations ou pour des frais d'abonnement à une technologie en nuage dont elles n'ont peut-être pas besoin.

Comment identifier les silos de données et les supprimer ?

Avant de supprimer les silos d'informations dans votre organisation, il faut les identifier.

Plusieurs signes indiquent l'existence de silos de données dans l’organisation. Certains de ces symptômes sont culturels, d'autres sont plus structurels.

Si vos équipes ne collaborent pas ou ne se fixent pas d'objectifs communs, les silos de données peuvent être en cause. Lorsque les équipes n'ont pas accès aux mêmes informations, elles ne peuvent pas se faire une idée complète et précise de ce qui se passe. Cela peut rendre difficile la collaboration et la fixation d'objectifs. Cela peut également alimenter une culture malsaine de transfert des responsabilités au sein d'une organisation. Lorsqu'une équipe n'est pas performante, le manque de transparence peut faciliter le rejet de la responsabilité de l'inefficacité sur une autre équipe.

Si vous constatez que plusieurs de vos équipes lancent des projets similaires ou utilisent des systèmes logiciels similaires, cela peut être la preuve d'un manque d'intégration. La possibilité de partager les données permet aux équipes d'être sur la même longueur d'onde et de rester aussi efficaces que possible lorsqu'elles apportent des améliorations, résolvent des problèmes ou adoptent de nouveaux systèmes.

Le démantèlement des silos de données dans les organisations n'est pas une tâche simple. Vous aurez besoin d'une approche avec plusieurs volets qui tient compte de la culture de l’entreprise, de son infrastructure et, surtout, de sa technologie.

Pour changer la culture de l'entreprise en matière de flux de données, vous devez plaider contre les silos de données. La meilleure façon de le faire ? Présentez les avantages d'une approche des données qui soit collaborative, transparente et efficace.

Lorsque les collaborateurs peuvent obtenir une vue claire et complète des données disponibles, ils sont en mesure de prendre des décisions plus éclairées. Il s'agit en partie de la capacité de glaner des informations à partir de données structurées (telles que les indicateurs clients) et non structurées (telles que les médias et les textes). Ils sont également en mesure de travailler plus rapidement et plus efficacement, de réduire les erreurs et d'atteindre leurs objectifs sans se compliquer la vie inutilement.

Pour rendre l'infrastructure de l'entreprise plus intégrée, il convient de rassembler les données dans un entrepôt de données ou un lac de données, en utilisant un moteur de recherche entreprise intelligent. Le regroupement des données en un seul centre facilite la recherche, le filtrage et l'évaluation. La création d'un lac de données permet également d'accroître la transparence des données.

En fin de compte, les entreprises et organisations ont besoin d'une gestion des données non seulement pour éliminer les silos, mais aussi pour créer une stratégie de recherche et d'analyse des données.