Intranet - Workplace je t'aime moi non plus ! Pourquoi repenser l'intranet dans un contexte de digital workplace ?

Avec l'émergence de nouvelles solutions collaboratives, l'intranet perd du terrain. Comment lui donner un nouvel élan afin qu'il s'intègre pleinement au sein de la Digital Workplace ?

La digital workplace s’est rapidement transformée. On y trouve aujourd’hui une pléthore de solutions SaaS, mais aussi d’outils facilitant la collaboration synchrone comme asynchrone entre salariés, du fait d’un contexte de télétravail notamment ou d’organisations géographiquement éclatées

Cette évolution de l’environnement de travail numérique des collaborateurs grignote des fonctions autrefois dévolues à l’intranet. Le lanceur d’applications métiers devient ainsi de moins en moins pertinent à mesure que l’entreprise s’appuie sur des solutions SaaS. Quant au collaboratif, il passe aujourd’hui par des solutions comme Teams, tout comme une partie de la communication transverse. 

Certaines fonctionnalités de l’intranet ne sont toutefois pas remplacées par ces nouveaux outils, le réseau social d’entreprise par exemple n’est pas toujours le meilleur vecteur d’une communication institutionnelle top down.

Face à ce désamour envers leur intranet, nombre de directions de la communication militent pour y rapatrier « de force » certaines fonctionnalités perdues. D’autres ont compris que la réponse devait avant tout être éditoriale, afin d’espérer redonner toute sa place à l’intranet au sein de la digital workplace. C’est évidemment cette approche qu’il convient de privilégier pour se placer dans une logique de création de valeur pour le collaborateur, et non dans un logique purement défensive désespérée.

Qui doit participer à la refonte de l’intranet ?

Pour être couronnée de succès, une refonte de l’intranet ne peut être gérée par la seule direction de la communication. Cette dernière devra réunir autour de la table :

• Les métiers, qui partageront leurs idées sur ce qu’ils attendent de l’intranet (en plus des fonctions régaliennes, comme la communication top down).
• Les services support (RH, finance, services généraux…), qui pourraient souhaiter intégrer à l’intranet des services spécifiques.
• La DSI, qui va valider la faisabilité technique et financière du projet, ainsi que le service juridique et le DPO, pour s’assurer de la conformité de l’intranet.
• La direction générale, un sponsor clé du projet, qui validera la ligne éditoriale de l’intranet et son alignement avec la politique de l’entreprise.

L’ensemble de ces intervenants devra définir la cible et le périmètre fonctionnels de l’intranet, sa ligne éditoriale et les solutions techniques qui seront mises en œuvre. Il faudra ici trouver le juste dosage entre fonctions de collaboration, lanceur d’applications, communication top down, communication transverse et intégration de serviciels divers. Un des inducteurs de définition de ce juste dosage sera évidemment le parcours du collaborateur qui devra être facilité dans un intranet lui apportant une réelle valeur opérationnelle et informative.

Les 4 piliers pour rendre un intranet attractif 

Le premier des 4 piliers permettant d’attirer les collaborateurs vers l’intranet de l’entreprise reste le contenu. Il faut qu’il soit pertinent, utile et qu’il réponde à leurs besoins du quotidien.

Second pilier, la segmentation de l’audience, suivie de la fourniture d’un contenu personnalisé. Un manager d’une boutique de vêtement en France n’aura pas les mêmes attentes qu’un opérateur logistique travaillant dans un entrepôt en Inde… ni besoin d’accéder aux mêmes applications.

Troisième pilier, la capacité à pousser du contenu auprès des collaborateurs au travers de l’envoi de notifications. Une méthode à employer avec parcimonie, lorsque cela est pertinent, sous peine de voir les utilisateurs se détourner de l’intranet.

Dernier pilier, l’intégration de serviciels capables d’amener de la plus-value aux utilisateurs et ainsi de les attirer sur l’intranet.

Une offre qui doit savoir évoluer de façon dynamique

Il est loin le temps des intranets figés dans le marbre. Une gouvernance devra être mise en place, afin de permettre à l’intranet de s’adapter à l’évolution de la demande. Tout d’abord en réévaluant de manière dynamique sa ligne éditoriale, mais également en se donnant la possibilité d’en faire évoluer le socle technique.

Il est recommandé ici d’opter pour une plateforme agile et évolutive. Avec les solutions SaaS Microsoft 365, l’intranet pourra prendre la forme d’un portail SharePoint Online, appuyé par la plateforme d’expérience employé Viva. Le tout complété par des technologies comme Teams, la Power Platform ou Copilot. Sans oublier les intégrations avec les différents serviciels de l’entreprise.

Une approche tout cloud flexible et évolutive, à condition toutefois d’éviter autant que possible les spécifiques… et de porter une attention particulière aux coûts d’utilisation des différents services SaaS, lesquels peuvent rapidement augmenter.