Entreprises, faites de la réforme de la facturation électronique une transition vers l'avenir
D'après la dernière enquête OpinionWay et Quadient*, 2% des TPE et 5% des ETI sont actuellement en conformité avec la nouvelle loi de finance. Quels axes doivent gérer les entreprises en priorité ?
Le report à 2026 de la mise en œuvre obligatoire de la facturation électronique en France, initialement prévu en 2024, suscite de nombreuses réflexions parmi les entreprises françaises. En effet, d’après la dernière enquête OpinionWay et Quadient*, seules 2 % des TPE et 5 % des ETI sont actuellement en conformité réglementaire, si la loi devait s’appliquer aujourd’hui. Pourtant, plus de la moitié des entreprises estiment que cette mise en conformité leur prendra entre une et deux années**. Il est donc plus que jamais essentiel d’entreprendre cette transition rapidement, afin d’être prêt pour le 1er septembre 2026, décrété nouveau D-day de la facturation électronique.
Une opportunité et un défi pour les entreprises
Le report de la loi de finance offre une chance aux entreprises de se préparer de manière optimale. En effet, passer à la facturation électronique ne se résume pas à s’organiser pour envoyer de simples PDF. Aujourd’hui, 83% des entreprises* n’utilisent aucun des formats exigés par la loi (EDI, XML, UBL, CII) et 43% des entreprises continuent à utiliser des factures au format papier. Alors que la réforme implique de pouvoir transmettre des données sous un format électronique normalisé par le gouvernement, ces chiffres annoncent un chemin encore long avant d’être complètement aux normes.
C’est clairement un défi technique et logistique, mais aussi sécuritaire. Les différentes options de connexion au portail du gouvernement impliquent notamment des considérations de sécurité et de conformité, auxquelles il faut penser en amont.
Autre préoccupation majeure : le coût de cette transition. S’il est certes impactant, il est nécessaire de l’envisager comme un investissement qui permettra une optimisation des process et qui mènera à une diminution des charges associées dans les années à venir.
Une réforme perçue comme contraignante, mais essentielle
74% des entreprises considèrent le passage à la facturation électronique comme contraignant. Ceci dit, la nécessité d’optimisation est tout de même entendue. 61% des entreprises perçoivent des avantages tels que des économies ou une réduction des délais de paiement et de recouvrement et 59% des entreprises voient une meilleure productivité au travail, ce chiffre atteignant 78% dans les entreprises de plus de 500 salariés*.
En choisissant leur futur outil - une solution de facturation électronique, une plateforme complète ou une évolution de leur ERP - l’objectif des entreprises doit être d’automatiser les processus et d'améliorer leur flux de facturation, afin de gagner en simplicité et en productivité. D’après l’étude, 80% souhaitent être accompagnés dans cette phase transitoire et 39% des entreprises considèrent le choix du bon prestataire comme leur plus gros défi*.
Plusieurs axes sont à considérer au plus tôt pour se préparer efficacement à la mise en œuvre de la facturation électronique :
Cartographier les flux de facturation
Avant toute chose, il est essentiel de réaliser une cartographie détaillée des flux de facturation actuels sur le territoire français - mais aussi vers, et depuis, l’étranger. Cela comprend l'identification des factures entrantes et sortantes, la volumétrie, les délais de traitement, ainsi que les points de friction potentiels. Cette étape permet de comprendre les spécificités de chaque entreprise et de définir des priorités claires pour la transition vers la facturation électronique.
Analyser les alternatives disponibles entre PPF et PDP
Le marché offre une multitude de solutions pour la facturation électronique, allant des logiciels de facturation spécifiques aux plateformes complètes de dématérialisation, qui peuvent également être intégrées directement dans l’ERP ou le SI. Il est crucial d'évaluer les avantages et les inconvénients de chaque option, notamment en termes de coûts, de compatibilité avec les systèmes existants, et de conformité avec les exigences réglementaires du Portail Public de Facturation (PPF) et des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Demander des démonstrations et des tests
Le report de l’entrée en vigueur de la réforme accorde un délai supplémentaire pour tester les systèmes dans un environnement réel. Autant en profiter. Des pays comme l’Espagne et l’Italie, où la facturation électronique est déjà en vigueur, offrent des exemples concrets. Les entreprises peuvent ainsi identifier les défis techniques et logistiques, ajuster leurs processus et garantir que les solutions choisies répondent aux attentes avant le déploiement final en France.
Assurer la sécurité et la conformité
La sécurité des données est une préoccupation majeure dans la transition vers la facturation électronique. Les entreprises doivent s'assurer que les solutions choisies sont conformes aux normes de protection des données et qu'elles disposent des certifications nécessaires. Cela implique également de réfléchir à l’architecture de sécurité, qu’il s’agisse de connexions directes au PPF ou de l’utilisation de PDP.
Il est tentant de considérer le report de la réforme comme un répit. Mais aujourd’hui, les entreprises n’ont plus le choix et doivent tout mettre en œuvre pour se préparer au mieux à la facturation électronique, et en profiter pour optimiser leurs processus internes et préparer leur avenir. Cette réforme doit être vue comme une opportunité de moderniser et d'améliorer les systèmes de facturation, en adoptant des solutions robustes et évolutives, adaptées aux spécificités de chaque entreprise.
*Chiffres issus de l’Etude 2024 - Observatoire de la Facturation Électronique
** 59 % des entreprises interrogées estiment que leur mise en conformité nécessitera 12 mois ou plus.