02 – Exploration et Cadrage itératifs adaptatifs

Le cartouche « 01 – Anticipation rationnelle » situait plus ou moins en dehors (plus précisement AVANT) le Sprint 0 proprement dit et traitait des techniques permettant la découverte et la justification des « Projections innovantes », lesquelles alimentaient les choix d’évolution des organisations. Ces éléments permettant eux-mêmes de définir les flux de valeurs (value stream) à mettre en place.  Une communication réellement « Agile » implique beaucoup plus qu’une organisation d’entretien qu’elle soit incrémentale, itérative et même adaptative. Ce niveau d’engagement complexe nécessite des techniques de communication basiques - mais puissantes -  afin de guider l’action d’un animateur facilitateur (tel l’Advanced Scrum Master de SAFe par exemple).

L’objectif du cadrage adaptatif est de généraliser un processus de production des éléments primaires du futur « backlog produit ». Le principe est identique à celui d’une production de code, mais aboutit à la description globale d’un produit approuvé par les diverses parties prenantes qui l’utiliseront.

Note : Les professionnels de « l’expression de besoin » déjà au top de ces techniques ne trouveront là peut -être rien de totalement novateur, à part une formalisation et une simplification « Agile ».

Rappel : une réunion efficace est avant tout un atelier parfaitement organisé dont la mise en œuvre prend en compte :

• Le lieu (l’accessibilité, les horaires, la logistique incluant matériels de projection, de facilitation, disponibilité d’affichage mural, etc.
• Les supports de préparation, consignes, prérequis aux ateliers.
• Un parfait timing, des participants dont les connaissances couvrent tous les aspects à traiter.
• Des procédures et matériels pour l’enregistrement du travail réalisé, photos, vidéos, notes et divers moyens de restitution.

Note : La sélection des participants doit être variable en fonction de l’étape où se situe la réunion au regard du niveau de détail des informations traitées. Les éléments de cette étape se trouvent confirmés par une charte d’engagement, simple page formellement acceptée par tous sans laquelle la suite des travaux ne saurait être envisagée).

Ce process a pour but principal d’obtenir un engagement des diverses ressources impliquées dans le projet de production d’un produit totalement approuvé par ses futurs utilisateurs (et obligatoirement l’accord formel des décideurs susceptibles de faire évoluer une organisation souvent sclérosée par des contraintes semblant parfois profondément irréformables).

Note : Plus tard, lors de la construction de l’application par codage ou paramétrage, ce seront des relations faiblement structurées, mais basées sur la disponibilité régulière et l’implication personnelle, qui seront recherchées entre les binômes de développement et les utilisateurs de références.

La notion de « Continuous Exploration »

Le plus difficile à assimiler, et surtout à représenter, s’avère la notion de « continuous », d’autant qu’elle doit s’appliquer à toute la durée de production de l’application. De même que la roue de Deming (PDCA) se retrouve partout en matière de rétrospective (unique intérêt non innovant de Scrum) , il sera donc généralisé pour la production des divers éléments du « contrat projet » un modèle en trois étapes :

1.       Pré-session (acceptation du principe et organisation des entretiens).

2.       Session (affinement continu des divers thèmes, construction d’un MVP ou MMF).

3.       Post-session (restitution des travaux et alimentation du backlog)).

Délimitation des thèmes à traiter, mise en place d'équipes par thème, affectation d'un pilote par thème, définition d'objectifs par thème. Lister les prérequis, minuter les étapes. Identifier les intervenants dont la présence est requise (pour Action) ou/et pour Information. Vérifier leur habilitation à modifier éventuellement les process. Le livrable de cet exercice d’organisation est une Convocation à l’atelier de travail collaboratif.

Initialisation de la réunion et présentation des thèmes. Respect du minutage et Traitement des thèmes. Par Résolution directe (Consensus ou   Arbitrage) ou par Résolution différée (Ouverture d'un point d'action).  Le livrable de cet exercice est la récapitulation des décisions de Construction validées et des points d'action individualisés.

La Post-Session couvre l’ensemble des synthèses, validations, résolutions des points d’action et de leurs traitements permettant d’alimenter le « backlog » du produit.

Une animation-facilitation efficiente

Les principaux rôles de l’animateur- facilitateur (Scrum Master) couvriront : la maîtrise de la dynamique du groupe, l’organisation du développement des thèmes. Ce professionnel de la communication (PNL, PNF) s’attachera à accroître la participation, évacuer les conflits, obtenir une progression raisonnable de l’atelier. Pour cela il devra mettre en œuvre des techniques permettant de recentrer les thèmes, reformuler les informations "floues", faire respecter les priorités en gérant le temps, puis obtenir la formalisation et la validation d’une synthèse en "direct".

Note : Le groupe échange avec lui-même et non avec son animateur.

Pour l’exemple, voici quelques unes des plus indispensables :  La « Question-test » qui permet la clarification d'un point et vérifie la compréhension des participants.  L’ « Appel à l'un » correspondant à la demande d’opinions particulières.  L’ « Appel à complément » pour obtenir un prolongement de l'étude du point à traiter.  La « Question-écho » répondant à l’avis d’un questionneur incertain.  La « Question-relais » garantissant une large confirmation par renvois.  La « Question-rappel » permettant une demande de complément. La « Question-miroir » outil permettant l’élucidation d’un point évoqué de manière éventuellement contradictoire.

Note : Canalisation, reformulation, affinement et synthèse caractérisent les outils de l’animateur facilitateur.

Dernier point, afin de faciliter le travail de tous les participants et d'améliorer la productivité, l'animateur doit connaître et respecter quelques clés de l'ergonomie du travail intellectuel. Des études physiologiques officielles font état des contraintes que le physique impose au mental  (dont il est préférable de tenir compte pour s’organiser de manière efficiente).  Le travailleur intellectuel a deux pics de productivité par jour, mais ils ne sont pas de même nature. Le matin, la température du cerveau est la plus basse. Trois heures après le réveil, nous nous trouvons à l'optimal d'une période de productivité facilitant l'accès à notre mémoire à court terme, celle qui engendre la créativité. Quelque temps après déjeuner, le cerveau est au plus chaud, et ce sont alors les zones facilitant l'expression verbale qui sont favorisées. De ces observations il découle qu'il est préférable d'organiser les entretiens l'après-midi et de réserver le matin pour la recherche individuelle ou la production.

Conclusion