Le SaaS, meilleur atout pour la gestion des formations et des talents ?
Un intérêt croissant pour le SaaS a été relevé sur le marché des applications dédiées aux Ressources Humaines. Plus particulièrement celles relatives à la gestion du processus de formation et de développement des talents.
Le modèle de commercialisation des logiciels en mode SaaS (Software as a Service) consiste pour un éditeur à développer une application Web native, à l'héberger et à l'exploiter pour le compte de ses clients, de façon indépendante ou à l'aide d'un tiers, sur Internet. L'utilisation du logiciel est payante pour les clients, mais ceux-ci s'affranchissent de lourds frais d'investissements initiaux.Le modèle SaaS offre un délai de rentabilisation inférieur à celui des modèles de déploiement traditionnels. Par conséquent, il est le mode de distribution le plus fréquent auprès des entreprises à la recherche de la meilleure solution pour toute application informatique de la gestion des relations clients aux informations décisionnelles et aux analyses Web.
Un intérêt croissant pour le SaaS a été relevé sur le marché des applications dédiées aux Ressources Humaines et plus particulièrement celles relatives à la gestion du processus de formation et de développement des talents. Il n'existe certes pas de solution unique valable pour tous, mais au cours des années à venir, de plus en plus de clients de ce secteur vont migrer vers un modèle de ce type. Cette contribution présente les principaux avantages du modèle SaaS pour la gestion de la formation et le développement des talents, et examine les problèmes qu'il est susceptible de soulever lors de son introduction.
Présentation des avantages
L'adoption de l'approche SaaS pour le développement des talents permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier. Elles ont ainsi l'assurance de disposer de solutions de gestion des talents et de la formation leur permettant de mieux développer le potentiel de leurs employés, de gérer les données de performance plus efficacement et de libérer leur service informatique de façon à se recentrer sur leur activité principale.
Les déploiements SaaS permettent systématiquement de réduire les coûts d'implémentation des logiciels. Ceci est surtout dû au fait que les principales solutions concurrentes (avec implémentation derrière le pare-feu) impliquent un investissement coûteux en infrastructures informatiques - serveurs, bases de données, dispositifs d'équilibrage des charges, routeurs, commutateurs, licences logicielles - et en personnel technique pour la maintenance.
Les modèles de déploiement SaaS bénéficient d'économies d'échelles en limitant les interventions de maintenance sur site.
Pour les entreprises ayant des besoins urgents de formation ou de développement des talents, les solutions SaaS ont l'avantage supplémentaire de présenter des cycles d'implémentation plus courts que dans le mode traditionnel. Les entreprises s'épargnent ainsi un processus d'installation compliqué, sur des technologies parfois différentes des standards internes, dans la mesure où les solutions SaaS peuvent être déployées en quelques semaines sur le standard du fournisseur.
Ce déploiement rapide est possible pour plusieurs raisons. Tout d'abord, aucun logiciel ne doit être installé par le prestataire. De plus, la prestation du fournisseur et la formation de l'administrateur sont allégées. La mise à disposition de la solution, se fait autour d'une solution standard, au sein d'un environnement matériel et logiciel parfaitement connu, ce qui débouche sur davantage d'efficacité et de facilité de sauvegarde.
A l'inverse, les offres SaaS reposent sur un abonnement et nécessitent moins d'investissements financiers que dans le cas traditionnel d'hébergement chez le client. La mutualisation de la maintenance et de la supervision des serveurs permet de faire des économies significatives, qui se répercutent dans le coût total pour le client sur plusieurs années d'exploitation de la solution. Les services informatiques sont donc beaucoup moins sollicités et le résultat est que le budget est souvent pris en charge à part entière par les services formation ou des ressources humaines.
Un autre avantage clé du déploiement SaaS est la possibilité offerte au client de bénéficier des innovations technologiques constantes. Contrairement aux déploiements sur site, la technologie SaaS permet aux entreprises de procéder à la mise à niveau vers les versions logicielles les plus récentes de façon instantanée et transparente. Ceci permet de profiter des innovations les plus récentes sans passer par de coûteux projets de migration de version.
Le modèle traditionnel d'acquisition des logiciels d'entreprise est en comparaison très rigide. Les entreprises passent généralement des mois à décider d'une solution : une période souvent tout aussi longue est nécessaire pour son implémentation. Entre temps, le fournisseur a le plus souvent commercialisé une nouvelle version du logiciel, incorporant de nouvelles fonctionnalités attendues par le marché. Pour compliquer un peu plus la situation, les implémentations derrière le pare-feu sont généralement très personnalisées et donc difficiles à faire évoluer. Cela se traduit par une obsolescence rapide des solutions installées en mode traditionnel.
Problèmes à prendre en compte
Comme démontré dans cet article, les déploiements SaaS offrent de vastes avantages aux entreprises qui souhaitent mettre en place des solutions de gestion du processus de formation et de développement des talents. Ceci dit, alors que le SaaS représente généralement l'option la plus rentable, il n'en demeure pas vrai que certaines problématiques doivent être abordées avec la plus extrême vigilance.
Sécurité des données
Les données manipulées dans la gestion des talents sont généralement essentielles au succès de l'entreprise et très confidentielles. Il est par conséquent logique de placer la sécurité des données au premier rang de la réflexion sur la mise en place du modèle SaaS.
La technologie évoluant rapidement (VPN, Fédération d'identité...), des mesures de sécurité appropriées ont apportées les réponses attendues par les services informatiques de la plupart des entreprises. De plus des tests d'intrusion sont régulièrement effectués par tous les clients dont l'application est critique. Ces tests étant réalisés sur les mêmes serveurs du fournisseur par différentes sociétés indépendantes offrent la garantie, que le niveau de sécurité est constamment mis à jour. La fréquence de cette mise à jour dont le coût n'est pas négligeable, est le résultat de la mutualisation de très nombreuses applications. La mutualisation est la clef du succès du SaaS est notamment en matière de sécurité. Le niveau de sécurité est par définition le niveau imposé par le client le plus exigeant. Contrairement à certains avis reçus, il ne faut donc pas perdre de vue qu'une entreprise même de taille importante n'est pas nécessairement mieux défendue sur ce point. Cela dit, il reste vrai que la sécurité des données doit être un élément clé de la réflexion au moment du choix du mode d'hébergement.
Le fournisseur doit être en mesure de fournir une documentation relative à la sécurité physique et logique de ses installations et de son réseau (par ex. configuration du serveur interne et du pare-feu).
Performances et fiabilité du réseau
Lorsqu'une entreprise loue une solution hébergée en externe ou SaaS, elle dépend de personnels qu'elle ne contrôle pas pour assurer le bon fonctionnement de son application. Les périodes de non disponibilités (maintenance, montée de version...) ne sont pas maîtrisées par l'entreprise mais imposées par le fournisseur, sauf dans le cadre d'une prestation sur serveur dédié.
Tout comme pour les mesures de sécurité des données, l'entreprise doit évaluer l'environnement d'hébergement du fournisseur, les niveaux de service (SLA pour Service Level Agreement) et ses plans de continuité d'exploitation. Les entreprises doivent également évaluer les processus de supervision et d'évaluation, et demander les références d'autres clients, le cas échéant. Ces mesures peuvent sembler contraignantes, mais pour la plupart des entreprises, les solutions SaaS se révèlent plus fiables en termes de performance et de taux de disponibilité que pour une application hébergée en interne.
Personnalisations obligatoires
Il est important de préciser que le modèle SaaS sur serveurs mutualisés ne permet pas de modifier le code du logiciel pour faire évoluer une fonctionnalité en fonction d'un besoin spécifique. De façon simple, les entreprises doivent analyser de façon approfondie l'adéquation de la solution standard du fournisseur par rapport à leurs besoins.
Si les fonctionnalités livrées dans la version standard ne sont pas compatibles avec les exigences métier, il faudra envisager la solution d'hébergement sur serveurs dédiés. Il s'agit là d'une solution intermédiaire entre la solution SaaS et la solution traditionnelle d'hébergement en interne.
Intégration et évolutivité
L'une des raisons pour lesquelles les intervenants du secteur de la gestion des talents et de la formation ont mis si longtemps à adopter le modèle SaaS est que ces systèmes doivent s'intégrer de façon transparente dans le système de gestion des ressources humaines. Les services Web évolués et interactifs actuels offrent désormais une synchronisation fiable et sûre des données pour la plupart des applications dans le domaine des ressources humaines et de la formation. Les entreprises doivent s'assurer, cependant, que leur fournisseur dispose des outils nécessaires pour prendre en charge ces intégrations.
L'un des principaux stéréotypes des fournisseurs de logiciels en mode SaaS est « Achetez un logiciel qui accompagnera le développement de votre entreprise ». Pour la plupart des solutions, une offre SaaS peut se révéler la solution idéale pour essayer avant d'acheter, dans le cadre d'un pilote déployé sur quelques utilisateurs seulement.
Solution proche de sa maturité
Il est bien évident que le réflexe SaaS ne doit pas être automatique et qu'avant d'opter pour ce modèle, de nombreuses questions doivent trouver les réponses adaptées au contexte de l'entreprise. Il n'en reste pas moins vrai que la plupart des entreprises qui retiennent une solution de développement de la formation et des talents de type SaaS en retirent toutes sortes d'avantages.
Cette solution autorise notamment une implémentation plus rapide, la réduction des temps de configuration et des coûts de déploiement, et permet aux équipes informatiques de se consacrer aux applications stratégiques de l'entreprise.
Au cours de ces dernières années, le modèle de déploiement SaaS tend à s'imposer pour l'analyse Web, l'aide à la décision et le CRM, ainsi que différentes autres applications logicielles. Les avantages du modèle SaaS sont si utiles pour la plupart des clients qu'il atteindra bientôt sa maturité en tant que modèle de livraison dans le domaine de la formation et de la gestion des talents.