Le Document Unique : une gestion obligatoire et nécessaire
L'apparition de Document Unique consacre la volonté du législateur de pousser l'employeur à consigner sur un seul et unique support, les résultats de la démarche d'évaluation des risques professionnels. Le SIRH constitue une solution clé.
En France, le Document Unique (ou Document Unique de Sécurité - DU ou DUS), a été introduit par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001. Ce décret découle d’une directive européenne sur la prévention des risques professionnels. Il est obligatoire pour toutes les entreprises et associations de plus de un salarié.Le Document Unique a pour vocation de consigner par écrit, les résultats de l'évaluation des risques, imposée à tout employeur par le Code du Travail (article R. 4121-1 et suivants du code du travail français).
Le Document Unique d'évaluation des risques professionnels, une obligation légale pour les employeurs
L'apparition de Document Unique consacre donc la volonté du législateur de pousser l'employeur à consigner sur un seul et unique support, les résultats de la démarche d'évaluation des risques professionnels, le regroupement de ces risques par unités de travail, les équipements de protection individuelle existants, les mesures de prévention existantes et enfin le plan d'actions de prévention issu de l'analyse et de la hiérarchisation des risques identifiés
Le Document Unique doit être daté et régulièrement mis à jour afin de mesurer dans le temps l'impact des actions de prévention menées. L'objectif est bien entendu de réduire les accidents du travail. Il faut aussi savoir que le Document Unique doit être mis à la disposition de tous les acteurs de la prévention des risques : Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, salariés, délégués du personnel, inspection du travail, Sécurité Sociale, médecine du travail, etc.
Les sanctions prévues sont nombreuses et consignées dans le Droit du Travail. Nous pouvons retenir les sanctions suivantes :
- L'absence de Document Unique prouvant une démarche d'évaluation des risques et d'amélioration continue peut, en cas de contrôle de l'inspection du travail, être sanctionnée d'une amende de cinquième classe (3 000 euros) qui peut être doublée en cas de récidive.
- La non-conformité de l'affichage du Document Unique expose également l'employeur à des amendes.
- En cas d'accident de travail ou de maladie professionnelle, la responsabilité civile de l'employeur peut être engagée si la faute inexcusable est reconnue. L'absence de Document Unique comme preuve d'une démarche d'évaluation et d'amélioration des conditions de travail constitue une preuve allant dans le sens de la faute inexcusable de l'employeur. Le dirigeant risque un an d'emprisonnement et une forte amende (15 000 euros), l'entreprise peut aussi être condamnée à payer une forte amende allant de 75 000 à 225 000 euros.
Dans ce contexte, on peut aisément comprendre que pour bon nombre d'entreprises, la mise en place du Document Unique soit motivée essentiellement par des raisons de mise en conformité légale. Pourtant le Document Unique doit aussi être abordé sous un angle économique, comme un outil contribuant à la performance globale de l'entreprise et à sa rentabilité.
Le Document Unique, un réel investissement rentable pour les entreprises
Il est important de dépasser le réflexe de mise en conformité et d'adopter une logique d'investissement avec des retours économiques concrets.
Un accident de travail coûte très cher à l'entreprise. L'aggravation du déficit de la Sécurité Sociale va amplifier la vigilance étatique et conduire à une pénalisation économique plus forte des entreprises.
Les coûts indirects d'une mauvaise gestion de la prévention des risques pour l'entreprise sont nombreux :
- Perte de productivité consécutive au temps passé pour traiter l'accident de travail (secours, formalités administratives, dégâts causés au matériel, etc.).
- Désorganisation suscitée par l'absence de la victime avec rallongements des délais de production ou dégradation de la qualité du service.
- Démotivation des collaborateurs en place suite au choc psychologique et/ou à la surcharge de travail.
- Absentéisme : en moyenne, on peut considérer que 1% d'absentéisme supplémentaire représente un coût total direct et indirect de 1% de la masse salariale.
- Dégradation de l'image de marque de l'entreprise : la mauvaise publicité que peut générer une mauvaise gestion des conditions de travail peut s'avérer catastrophique pour la capacité de l'entreprise à attirer et fidéliser les talents dont elle a besoin pour se développer.
Le SIRH a un rôle majeur dans l'élaboration et la conduite des impacts du Document Unique dans l'entreprise. SIGMA-RH France, avec plus de 15 années d'expérience sur des marchés très exigeants en la matière, a constaté l'intérêt pour les entreprises de considérer la Prévention des Risques comme un processus RH, avec de fortes interactions avec les autres processus (Formation, GTA, Dossier Salarié).
Bien positionnée dans la politique générale de l'entreprise et traitée comme il se doit dans un système d'information centralisé, la prévention des risques apporte beaucoup à la gestion RH de l'entreprise et contribue fortement à sa rentabilité.