Partager des informations en ligne

Les résultats de recherche dans les moteurs sur "solution intranet" ou "comment faire un intranet" donnent des définitions très techniques, qui ne s'adressent pas aux TPE ou aux petites associations. C'est dommage car un Intranet peut être utile même dans de très petites structures. Voici donc un petit tour d'horizon des solutions dédiées aux TPE pour partager des informations.

Google Docs
Google Docs pourrait être utilisé comme un Intranet. L'utilisation de Google docs est gratuite et ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur. Tout se fait en ligne, une simple connexion internet suffit. Chaque utilisateur peut créer différents types de documents (texte, tableur, présentation) et peut décider d'y donner accès à d'autres personnes. C'est à la fois simple et efficace. Vous pouvez aussi autoriser les modifications de documents et un historique des modifications est disponible.


Google Docs permet  de partager des documents mais est encore limité car il ne permet pas à ce jour de partager la structure ou le classement des différentes pages. A chaque personne de créer ses propres dossiers (par exemple : vente -marketing -finance) et d' y classer les documents. A l'usage c'est assez vite rédhibitoire, notamment si vous souhaitez partager beaucoup de documents avec une ou plusieurs personnes. En revanche pour stocker vos propres documents en ligne et y donner accès de temps en temps à une ou plusieurs personnes (piochées dans votre répertoire de Google de contact) c'est vraiment très pratique.

Backpack

Backpack propose une version gratuite permettant de partager jusqu'à 5 pages avec un maximum de 2 utilisateurs. Des versions payantes moins limitées sont disponibles entre 7 et 99 dollars par mois.
Edité par 37 signals Backpack est disponible en anglais uniquement.
Le plus impressionnant chez BackPack c'est sa superbe interface très intuitive. Quand on créé une page on peut insérer différents éléments (Note, Liste à cocher,...). Le choix de l'emplacement des différents éléments s'effectue directement dans la page par glisser déposer.

La fonction Newsroom qui présente la liste des dernières actions enregistrées sur BackPack est intéressante et peut être utile dans le cadre d'un suivi de projet. D'autres fonctions ne sont pas terribles : le calendrier et les alertes ne cassent pas des briques par rapport à ce qu'offre Google par exemple pas plus que le Journal (une sorte de mini Twitter)

Les différentes pages sont accessibles par fil RSS qui lui n'est pas sécurisé. Même si l'adresse du fil RSS semble difficile à deviner, il y a un risque. Ne pas mettre d'informations trop confidentielles sur son BackPack

Remember the Milk

Remember The Milk (RTM) qui signifie "n'oublie pas le lait" permet de gérer et partager des listes. RTM est disponible gratuitement en anglais et en français (même si tout n'est pas traduit). Une version Pro (25 dollars par an) est disponible et offre en plus la synchronisation vers votre iPhone ou autre mobile préféré. Si son interface est un peu moins intuitive que celle de BackPack, RTM reste une de mes solutions préférées.

Le principe consiste à partager des listes à l'intérieur desquelles on insère différentes tâches. Chaque tâche peut contenir des dates, des commentaires, peut être partagée, avoir un niveau de priorité, etc., pas mal de choses ont été prévues.

RTM n'offre en revanche pas de gestion de contacts, ni d 'agenda, alors que BackPack en propose un. C'est intelligent de la part de RTM : la plupart des gens utilisent déjà la solution d'agenda de Google Docs ou de tout autre système de calendrier disponible dans les suites bureautiques (Outlook, Entourage, Calendrier..). Ces solutions sont éprouvées et performantes. RTM vous propose plutôt de synchroniser les tâches avec votre agenda préféré. Malin.
Le principe de RTM est donc de se concentrer quasi uniquement sur la gestion des tâches et il le fait très bien.
A noter que RTM a le même problème de sécurisation RSS que BackPack mais on peut toutefois choisir de ne pas créer de RSS pour ses pages.
 
Solutions orientées "Gestion de Projet"

Pour gérer des projets en ligne, il existe d'autres solutions comme Base Camp (édité par 37 signals comme BackPack) mais aussi Coghead. Coghead est vraiment impressionnant mais nécessite un certain apprentissage .