Veolia Environnement transcende son contrôle interne
La filiale de Veolia a opté pour une démarche originale de co-développement avec Equity. Répondant à la fois aux enjeux juridiques et financiers, le logiciel devrait monter en puissance à horizon 2011.
Filiale du groupe Veolia, Veolia Environnement regroupe plusieurs domaines d'activités clés (eau, propreté, énergie, transport...) pour un chiffre d'affaires global de 36,2 milliards d'euros en 2009. En tant que société cotée en bourse à New-York, Veolia Environnement a réfléchi en 2005 à la mise en place de nouvelles règles de contrôle interne dans le cadre de la certification Sarbanes-Oxley.
Parmi ses principaux enjeux : trouver le moyen d'identifier clairement toutes les fonctions relatives aux processus financiers de l'entreprise et attribuer les droits de délégation de signatures pouvant y être attachés (passation de commande, autorisations des paiements...).
"Notre premier réflexe a été de réaliser une première note d'instruction afin de délimiter le contour des règles de contrôle de délégation des pouvoirs de signature existantes et d'en préciser les définitions et les conditions d'application", raconte Philippe Hubert, directeur du contrôle interne au sein de Veolia Environnement.
Une fois la phase de sensibilisation effectuée, une seconde étape a été menée par Veolia Environnement : recenser l'ensemble des signataires et les éventuelles difficultés rencontrées au sein des différentes activités. Résultat des courses : de nombreux signataires ont été identifiés dans les filiales tandis que des difficultés n'ont pas manqué d'être mises à jour.
Equity a chapeauté le développement, alors que nous nous sommes concentrés sur le cahier des charges fonctionnel
"On a pu se rendre compte que les entités de Veolia Environnement faisaient face à d'importantes difficultés pratiques pour gérer leurs stocks de délégations de signatures en utilisant aussi bien des tableurs que des formulaires papier", poursuit Philippe Hubert.
Partant de ce constat, Veolia Environnement s'est donc mis en recherche d'un outil permettant de faciliter la gestion des délégations financières, bancaires mais également juridiques. Estimant qu'aucune solution du marché ne couvrait correctement l'ensemble de ses besoins, Veolia Environnement a alors eu l'idée de s'appuyer sur sa solution de contrôle juridique Visual Scope, commercialisé par l'éditeur Equity. Une solution qui permet d'inventorier de façon exhaustive les caractéristiques juridiques des sociétés : statuts, dirigeants...
"Lorsque nous avons contacté Equity pour inclure dans Visual Scope un module de gestion et de délégation des pouvoirs bancaires, l'éditeur n'a pas trouvé l'idée inintéressante et a accepté d'en chapeauter le développement, alors que nous nous sommes concentrés sur la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel de notre nouvelle solution", fait savoir Philippe Hubert.
Après avoir réparti convenablement les rôles, Veolia Environnement et Equity se lancent alors en 2007 dans cet ambitieux projet de co-développement. Un projet qui a donc nécessité d'intégrer les nouvelles règles de contrôle interne permettant d'émettre des alertes d'incompatibilité - voire de blocage - entre les différentes fonctions prédéfinies : bancaires, financières et juridiques.
La saisie en masse des données au programme d'ici 2011
Ayant nécessité 2 années de développement, la nouvelle solution baptisée Visual Sign a été internalisée sur les serveurs de Veolia et mise en œuvre début 2009. Veolia espère en retirer un certain nombre de gains, en particulier qualitatifs.
"La solution a permis de couvrir notre nouveau besoin d'outillage et d'éviter de devoir gérer manuellement les modifications en cascade dues à un changement d'attribution des prérogatives d'un collaborateur ou à une réorganisation de l'organigramme et de tout ou partie des fonctions de l'entreprise", précise le directeur du contrôle interne de Veolia Environnement.
En revanche, des évolutions sont à prévoir concernant certaines fonctionnalités de saisie en masse, conditionnant un large déploiement de la solution dans le groupe au-delà des premiers pilotes réalisés dans les branches transport et eau. Pour l'heure, on recense une trentaine d'utilisateurs pour une population cible totale qui devrait atteindre la centaine à horizon 2011. Un vaste projet qui sera rendu possible par une mobilisation sans faille de l'équipe projet Veolia, de son administrateur référant maîtrise d'ouvrage, mais également d'Equity pour son apport technique.
| Source : Veolia Environnement | |
| Organisme | Veolia Environnement |
| Solution retenue | Visual Scope / Visual Sign (Equity) |
| Début du projet | Courant 2005 |
| Mise en production | Début 2009 |
| Coût | 100 000 euros |