Réseau social d'entreprises : les bonnes pratiques pour réussir son projet
Bien plus que la simple description d'une cible ou la définition d'objectifs, l'élaboration d'une vision va permettre de donner un véritable sens au projet de déploiement du Réseau Social d'Entreprise (RSE). Pour y parvenir, il est essentiel de se poser les bonnes questions (quelles problématiques permet de traiter le RSE ? En quoi le RSE est-il plus adapté que les dispositifs existants ou envisagés jusqu'à présent ? Comment convaincre les différents interlocuteurs ?, etc.). Cela passe également par mettre en œuvre un argumentaire efficace, par exemple en n'utilisant pas de jargon et en illustrant son argumentation avec des exemples concrets.
2 / Identifier les résistances
Introduisant de nouvelles pratiques de collaboration et de communication, le RSE va fort probablement soulever des résistances de différentes natures. Afin de s'en libérer rapidement, il est nécessaire de pouvoir les identifier dès le début du projet. Comment s'y prendre ? En se demandant par exemple sur quels registres évaluer les impacts probables du déploiement d'un RSE, prendre en compte la dynamique des parties prenantes et s'appuyer sur une check-list d'analyse d'impacts.
Très dépendante du contexte, du périmètre de déploiement mais aussi de la maturité de l'organisation par rapport au travail collaboratif et à la communication transversale, la structuration du projet de RSE est un élément clé de sa réussite. Cette dernière implique de se poser un certain nombre de questions relatives aux intervenants à impliquer, à la composition de l'instance de pilotage du projet RSE ou encore au type de démarche de déploiement à adopter.
Dernière étape de la préparation de son projet de réseau social d'entreprise : le choix de la solution. Un choix qui sera réalisé sur la base de critères bien définis visant à mettre en place la plateforme (SaaS ou on-premise) la mieux adaptée aux besoins des collaborateurs et de l'entreprise. Outre les aspects de simplicité de prise en mains, il faudra également rester attentif à l'intégration de la plateforme RSE au reste du système d'information (intranet, GED, mobilité...). Parmi les fonctions clés des solutions de RSE à évaluer, on trouvera notamment la gestion des profils et du réseautage, le partage des ressources et de la production de contenu ou encore la gestion des communautés et du pilotage des flux d'activité.
"Les communautés peuvent être de projets ou de pratiques"
Après avoir préparé le terrain, vient le moment de la mise en oeuvre de son projet de RSE. Pour cela, une étape indispensable sera d'identifier et déployer les premières communautés qui constitueront une véritable vitrine. "Le choix des premières communautés repose généralement sur un mix de communautés déjà existantes et de nouvelles communautés à mettre sur pied", explique Denis Meignan, directeur associé de Knowledge Consult. "Il peut y avoir des communautés de partage d'information, des groupes de travail, des groupes de projets ou encore des communautés de pratique." Pour réussir le déploiement des communautés pilotes, attention par ailleurs à ne pas sous-estimer le nombre et l'origine des collaborateurs impliqués.
Fixer une structure des profils adaptée au contexte de l'organisation et du projet, et mettre en place un environnement incitant les collaborateurs à remplir leur profil sont des objectifs à ne pas perdre de vue pour réussir son projet RSE. Pour y répondre, il est recommandé de laisser dans un premier temps aux collaborateurs d'exprimer eux-mêmes leurs compétences et expériences. A ce sujet, une implication du top management pour "montrer l'exemple", est nécessaire voire quasi obligatoire. Des arguments de différente nature peuvent être mis en avant pour pousser les collaborateurs à remplir leur profil : opportunité de développer ses réseaux, aide aux collègues, disponibilité pour des évolutions professionnelles...
7 / Accompagner les animateurs
L'accompagnement des animateurs est une étape à ne pas négliger dans son projet de réseau social d'entreprise. Il passe aussi bien par l'identification des besoins des animateurs que de la mise en place d'un dispositif d'accompagnement adapté. Pour jouer pleinement son rôle, un animateur doit avoir à sa disposition des ressources suffisantes (temps, budget...) tout en étant reccu dans l'organisation.
Pour s'assurer de la cohérence du déroulement du projet de RSE et vérifier que le niveau d'appropriation par les collaborateurs évolue conformément aux attentes, il est indispensable de mettre en place (et suivre) des actions en matière de gestion du changement. outre la mise en place de suivi d'indicateurs spécifiques et la réalisation d'enquêtes et/ou d'entretiens réalisées via les animateurs sont à ce titre de bons moyens de rendre compte du niveau d'appriopriation. Autre recommandation soulignée par Knowledge Consult : ne pas hésiter à communiquer sur les "petites victoires" tout en veillant à rester modeste dans sa communication.
Une fois la mise en œuvre effectuée, il est important de penser à pérenniser son projet de réseau social d'entreprise. Objectifs : intégrer les changements initialement définis de manière à ce qu'ils deviennent une norme opérationnelle et s'assurer que l'organisation possède bien les ressources indispensables pour maîtriser la nouvelle situation. Pour identifier le moment le plus adapté à cette institutionnalisation, il est dès lors nécessaire de repérer que le point de bascule a bien été franchi. C'est à dire le moment à partir duquel l'appropriation par les collaborateurs des changements mis en œuvre est telle qu'un retour en arrière est inenvisageable.
10 / Installer une gouvernance
La mise en place d'un comité de pilotage constitue un ingrédient central de la phase de pérennisation du projet RSE. Parmi les questions à se poser : faut-il inclure ou transformer la communauté des animateurs en instance de gouvernance ? "La communauté des animateurs est avant tout une communauté de pratique dont la vocation est d'offrir aux animateurs un espace pour partager des bonnes pratiques et enrichir leur savoir-faire. Cependant, dans des organisations où la maturité vis à vis du travail collaboratif est faible, cette communauté peut jouer le rôle de réseau de changement et à ce titre faire partie des instances de gouvernance.", précise Gilles Balmisse, directeur associé de Knowledge Consult.
11 / Mettre en avant les résultats
La mise en avant des résultats est une étape essentielle permettant de valoriser l'ensemble du travail accompli par les parties prenantes du projet de réseau social d'entreprise. Qui doit en être à l'origine ? En général, le service/département de la communication ou les directions métiers, voire les deux. Attention toutefois à ne pas communiquer avec des messages trop complexes, pas assez positifs et mettre à l'écart les membres passifs ou les opposants. Au risque de ternir la séquence de la mise en avant des résultats voire d'en faire le déclencheur d'une montée en puissance des réticences.
| Source : Knowledge Consult | |
| 1 | Elaborer une vision |
| 2 | Identifier les résistances |
| 3 | Structurer le projet |
| 4 | Choisir une plateforme |
| 5 | Déployer des communautés |
| 6 | Gérer les profils |
| 7 | Accompagner les animateurs |
| 8 | Gérer le changement |
| 9 | Institutionnaliser |
| 10 | Installer une gouvernance |
| 11 | Mettre en avant les résultats |