Google Workspace : à quoi ressemble le nouveau G Suite

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Google Workspace : à quoi ressemble le nouveau G Suite [GOOGLE G SUITE] G Suite est rebaptisé Google Workspace. La suite de productivité web regroupe toujours Google Chat, Meet, Docs, Sheets... Mais Gmail devient officiellement la porte d'entrée de l'ensemble.

Google Workspace (ex-G Suite), qu’est-ce que c’est ?

Suite de productivité en mode SaaS signée Google, G Suite a été rebaptisée Google Workspace début octobre 2020. Pour l'occasion, Google a officialisé l'objectif de faire de Gmail sa digital workplace. Aux côtés de Google Agenda et de Google Contacts, Gmail intègre officiellement le service de visioconférence Google Meet, l'outil de team messaging Google Chat, ainsi les Salons de discussion et les conversations issus de ce dernier.

En parallèle, Google Workspace intègre le traitement de texte Google Docs, le tableur Google Sheets et l'outil de présentation Google Slides. A l'occasion du lancement de la nouvelle marque, Google introduit la possibilité de partager au sein des fils de discussions de Chat des liens de prévisualisation vers les documents issus de l'une des trois applications bureautiques. Dans les semaines qui viennent, ces fichiers vont aussi pouvoir être ouverts dans Gmail au sein même des Salons de discussion, sur le même écran, sans devoir ouvrir un onglet différent, comme ce que propose les concurrents Slack ou Teams (voir l'animation ci-dessous). "Cela réduira la complexité et permettra à tous les membres de l'équipe d'avoir une visibilité sur les actions pertinentes à mener", indique un porte-parole de Google.

© Google

Après l'intégration de Google Meet en mode "picture-in-picture" dans Gmail et Google Chat, Google prévoit d'étendre cette possibilité à Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Il sera ainsi possible de lancer des visioconférences Meet au sein des trois applications en vue d'échanger autour de la coédition de documents à plusieurs. En utilisant la caractère @, Google Workspace permettra de mentionner un collaborateur dans un document. Une mention qui affichera l'historique des discussions avec l'interlocuteur, ses données de contact, et proposera des actions à réaliser : partage de documents, lancement d'une vidéo ou d'un chat.

© Google

Quelles sont les applications incluses dans Google Workspace (ex G-Suite) ?

Google Workspace (ex-G Suite) rassemble Google Agenda, Google Docs, Google Sheets et Google Slides, mais aussi Google Sites pour la création de sites web, Google Forms pour la création de formulaires et d'enquêtes. Sans oublier Google Chat pour la messagerie collaborative, ainsi que Google Drive pour stocker et partager des documents. A cela vient s'ajouter une version professionnelle de Gmail, assortie d’un espace de stockage de 30 Go minimum par utilisateur.

Gmail : une version 100% gratuite

Inaugurée en 2004, Gmail est la messagerie la plus utilisée au monde. Le service propose une version gratuite (financée par la publicité) qui se limite à 15 Go de stockage - partagé avec Google Drive. La suite d'applications G Suite, payante elle (voir tarifs plus bas), donne accès à une version plus avancée, baptisée Gmail for Work. Etendant l'espace de stockage par utilisateur, elle permet de bénéficier d'adresses de messagerie associées à un nom de domaine (de type mon-nom@nom-de-entreprise.fr). Cette déclinaison, sans publicité, est aussi compatible avec d'autres clients de messagerie, type Outlook. 

Google Drive : 15 Go de stockage gratuit

Au cœur de Workspace, Google positionne Google Drive comme environnement pivot pour stocker et partager l'ensemble des documents créés par les différentes applications de la suite. Le service peut également accueillir d'autres types de fichier (Office, PDF...). Comme évoqué plus haut, sa version gratuite inclut 15 Go de stockage (partagé avec Gmail). Sa déclinaison payante (Google Drive for Work) permet, elle, d'étendre cet espace en fonction des besoins, tout en bénéficiant de fonctions supplémentaires de gestion des droits d'accès aux documents.

Google Agenda : orchestration des meetings

Troisième application star de G Suite, Google Agenda est conçue pour gérer et partager des calendriers en ligne. En entreprise, elle pourra être utilisée pour planifier les réunions. Elle permet en effet de vérifier les disponibilités de chacun au sein de calendriers partagés en vue de fixer les meetings (et ce, sans forcément avoir accès au détail des plages horaires déjà occupées). Ensuite, Google Agenda orchestre l'envoi des invitations par mail qui, une fois acceptées, s'incrémentent automatiquement dans les agendas respectifs des participants. Enfin, l'application pilote aussi les réservations de salle associées à cette gestion de rendez-vous.

Les applications Google Workspace (ex-G Suite)
Gmail Messagerie
Google Agenda Des agendas intégrés en ligne, conçus pour le travail en équipe
Google Chat Messagerie collaborative
Google Meet Visioconférence
Google Hangouts Messagerie instantanée et visioconférence
Google Drive Stockage et partage de documents
Google Docs Traitement de texte et coédition de documents
Google Sheets Tableur
Google Formulaires Création d'enquêtes et de formulaires
Google Slides Création de présentations et slideshow
Google Sites Création de sites intranet (avec une interface graphique de conception partageable).  
Console d'administration Console d'administration d'entreprise
Vault Archivage des contenus 

Que contient Workspace Starter (ex-G Suite Business) ?

Google Workspace est disponible à travers trois formules de prix. Chaque formule donne accès à l'ensemble des applications de la suite. Elles diffèrent principalement en termes de capacité de stockage. 

Le forfait le moins cher est Google Workspace Starter (ex-G Suite Business) qui se limite à 30 Go dans Google Drive pour un prix de 4,68 euros par utilisateur et par mois. Il est suivi par le forfait Google Workspace Business Standard, qui comprend un stockage de 2 To pour 9,36 euros par mois et par utilisateur. Enfin, Google Workspace Business Plus coûte 15,60 euros par utilisateur et par mois pour une capacité de 5 To (voir le détail dans le tableau ci-dessous).

Que recouvre Google Workspace Enterprise (ex-G Suite Enterprise) ?

Google Workspace Enterprise (ex-G Suite Enterprise) est la version la plus poussée de la suite de productivité de Google, adaptée aux structures les plus importantes. Elle comprend toutes les options possibles, avec des degrés de sécurité renforcés et des fonctionnalités très poussées, dont logiquement, un stockage illimité.

Google Workspace : comparatif des différentes éditions
  Google Workspace Business Starter Google Workspace Business Standard Google Workspace Business Plus Google Workspace Enterprise
Prix 4,68 euros par utilisateur et par mois 9,36 euros par utilisateur et par mois 15,60 euros par utilisateur et par mois Tarifs disponibles auprès de Google
Gmail : adresse e-mail professionnelle
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Adresse e-mail personnalisée pour l'entreprise
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Protection contre le hameçonnage et le spam qui bloque plus de 99,9% des attaques
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Google Meet : téléconférence et visioconférence
100 participants
150 participants
250 participants
250 participants
Durée maximale de la réunion
24 heures
24 heures
24 heures
24 heures
Numéros de téléphone américains ou internationaux à composer
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Tableau blanc numérique
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Enregistrements des réunions stockés dans Google Drive
 
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Stockage Drive sécurisé dans le cloud
30 Go par utilisateur
2 To par utilisateur
5 To par utilisateur
Sans limite
Drive File Stream
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Google Chat (messagerie d'équipe)
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Activer ou désactiver l'historique par défaut
 
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Accepter automatiquement les invitations
 
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Agendas partagés
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Docs, Sheets, Slides (création de contenu collaboratif)
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Keep (notes partagées)
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Sites (outil de création de sites web)
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Forms (outil de création d'enquêtes)
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Interopérabilité avec les fichiers Office
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Analyses grâce à Smart Fill, Smart Cleanup et Answers
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AppSheet (développer des applications sans code)       x
Currents (réseau social d'entreprise)
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Cloud Search (recherche intelligente)   Données propriétaires Données propriétaires Données propriétaires et tierces

Google Workspace for Education est-il gratuit ?

G Suite for Education est une version de G Suite dédiée aux établissements d’enseignement primaire et secondaire à but lucratif. Ce service ne concerne que certains établissements et certains pays. Pour l'heure, cette solution n'est pas encore passé sous la marque chapeau Google Workspace, mais Google indique que cette évolution est au programme de sa feuille de route.

En termes d'abonnement, Google propose une version gratuite de G Suite for Education avec un volume de stockage illimité. Pour les établissements souhaitant bénéficier des possibilités d'administration et de sécurité de G Suite Enterprise, le groupe propose G Suite for Education Enterprise au tarif de 4 dollars par mois et par utilisateur.  

Google Workspace (ex-G Suite) versus Office 365

Si ces deux suites dédiées au travail collaboratif sont similaires fonctionnellement, Google développe davantage l’aspect cloud avec des services 100% ligne. Il apporte, avec G Suite, quelques nouveautés bien utiles, comme G Sites et plus récemment Google Chat. Une messagerie collaborative qui a pour but de proposer au sein de Google Workspace une alternative à Microsoft Teams

Sync for Microsoft Outlook

Cette option, également connue sous le nom de GSSMO, permet aux structures et aux utilisateurs souhaitant utiliser Outlook tout en ayant Google Workspace de pouvoir le faire, en synchronisant entre les deux toutes les informations nécessaires, comme les contacts, les mails ou les tâches à réaliser.

Quels sont les groupes du Cac 40 qui utilisent Google Workspace ?

Quatre groupes du Cac 40 utilisent historiquement G Suite à grande échelle. Comme la plupart des entreprises se tournant vers cette offre, ils ont commencé par recourir à Gmail, avant de s'orienter vers le collaboratif et le partage de documents. L'utilisation de Google Drive et Google Chat vient dans un deuxième temps. Ces briques représentant un moyen pour ces grands acteurs d'accompagner la transformation digitale de leur organisation.

Au sein de ces sociétés du Cac 40, l'abandon d'Office est-il à l'ordre du jour ? Aucune ne souhaite un arrêt total d'Office, notamment du fait des nombreux échanges de fichier avec l'extérieur et les organisations (ultra-majoritaires) équipées de la suite de Microsoft. Mais tous sont bien conscientes qu'il est nécessaire de généraliser l'offre de Google pour en tirer au mieux parti. 

Les groupes du Cac 40 qui ont déployé Google Workspace
Groupe Nombre d'utilisateurs Services utilisés Motivations premières Commentaire
Source : JDN
Air Liquide Au-delà de 55 000 Google Workspace Transformation digitale Air Liquid est toujours en cours de migration. Il s'agit d'un projet mondial
Essilor 35 000 Google Workspace avec Google Hangouts et Google Drive Transformation digitale Essilor a enclenché son projet en 2012
Valeo 40 000 Google Workspace avec Google Drive Réduction des coûts administratifs, puis amélioration de la productivité Valeo a été l'un des tout premiers à enclencher un projet, dès 2009
Veolia Au-delà de 100 000 Google Workspace avec Google Hangouts Réduction des coûts (via une homogénéisation des systèmes de messagerie), puis une orientation vers des objectifs de productivité. Veolia a migré en 2013.

Au-delà des groupes du Cac 40, beaucoup d'autres grandes entreprises françaises se sont tournées vers G Suite. Avec pour certaines des périmètres de projet souvent équivalents. C'est le cas notamment pour La Poste, qui a annoncé sa volonté d'équiper 90 000 facteurs d'un smartphone Android (Optimus E970 de LG) doté de G Suite. Autres exemples : Randstad (29 000 utilisateurs), Aperam (10 000 utilisateurs) ou encore Dalkia. Et certaines grandes entreprises auraient déjà poussé l'expérience plus loin. Auchan (50 000 utilisateurs) et Oxylane (45 000 utilisateurs), plus connu pour sa marque de sport Decathlon, s'adossent notamment aux outils de Google pour fluidifier leur recrutement interne.