90% des entrepreneurs suivent un système destructeur pour la survie de leur affaire, sans même le savoir
Lorsque un entrepreneur crée sa propre affaire, il n'aspire qu'à une chose : le succès en tous points. Pourtant, les entrepreneurs utilisent quotidiennement un système qui provoque tout l'inverse, et ce sans même le savoir.
Le cycle de facturation de 90% des sociétés aujourd’hui est souvent le même : de l’exécution de la prestation - parfois précédée d’une demande d’acompte, à la facturation en passant par le début d’une attente interminable pour que le paiement arrive (sous 30,60 voire 90 jours). Durant tout ce temps, l’entrepreneur n’aura pas d’autres possibilités que de vérifier régulièrement son compte bancaire professionnel et relancer constamment son client pour savoir si le paiement a été effectué. Ce système, outre le fait qu’il soit extrêmement stressant et chronophage pour le chef d’entreprise, pose plusieurs problèmes directement liés à la survie de l'entreprise elle-même.
Une pression insoutenable pour le chef d’entreprise
Les premières victimes de ce système sont l’entrepreneur et son entreprise. Il faut bien comprendre que lorsqu’une facture n’est pas payée rapidement ou pas réglée dans les temps, l’entreprise créditrice se retrouve dans une situation précaire. Sa trésorerie est fragilisée car, comme toute entreprise, elle a régulièrement des charges fixes à payer (locaux, matériel, employés, etc.). Un décalage de trésorerie peut donc rapidement mettre en péril une entreprise qui ne possède pas de réserves suffisantes pour absorber ce délai de paiement.
Le manque de trésorerie est d’ailleurs l’une des principales causes de faillites des entreprises. Pour les start-ups, cela représente même la deuxième cause d’échec avec 29% des entreprises qui mettent la clé sous la porte par manque de trésorerie.
Lorsqu’il existe un décalage entre les décaissements de l’entreprise (dépenses et charges qu’elle paye pour continuer son activité) et les encaissements (l’argent qui rentre lorsqu’un client paie sa facture), l’entreprise a alors un besoin de trésorerie appelé Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Ce BFR représente le niveau de trésorerie minimum que l’entreprise doit toujours avoir sous la main pour pouvoir faire face à ses charges en attendant d’être payée. Plus les délais de paiement des factures sont longs, plus les besoins en BFR sont importants. Et il peut être difficile pour une entreprise d’avoir toujours suffisamment de trésorerie pour faire face à ses besoins. Cette fragilité pose constamment la question de la pérennité de l’entreprise. Une poignée de retards de paiements peut à tout moment faire basculer l’entreprise dans une situation critique où la fermeture peut même être envisagée.
Il s’agit donc d’un stress constant pour l’entrepreneur, jamais pleinement à l’abri tant qu’il ne dispose pas de réserves de trésorerie importantes. À cette pression constante pour la survie de son entreprise, s’ajoute celle touchant à la responsabilité du chef d’entreprise vis-à-vis de ses équipes. Si un retard de paiement important s’abat sur une entreprise, celle-ci peut se retrouver dans l’incapacité de payer le salaire de ses collaborateurs.
Ce défaut de paiement aura de graves conséquences dans la vie personnelle des membres de la société et obligera souvent l’entrepreneur à devoir licencier une partie ou la totalité de l’équipe. Le fonctionnement actuel fait donc peser un lourd fardeau sur les épaules du chef d’entreprise. Et il s’avère aussi néfaste pour l’entreprise dans sa globalité car il va venir diminuer ses possibilités de croissance.
Un frein à la croissance de l’entreprise
Face à cette incertitude constante, la solution pour le chef d’entreprise prudent semble donc d’accumuler des réserves. Plus spécifiquement, des réserves suffisamment conséquentes pour faire face à plusieurs mois de charges en cas de retards de paiement importants. Mais cette stratégie présente plusieurs écueils. Tout d’abord, il va s’avérer extrêmement compliqué d’accumuler suffisamment de réserves car beaucoup d’entreprises n’opèrent qu’avec une marge restreinte. Une fois l’ensemble des charges payées, il ne leur reste pas assez de fonds pour pouvoir en mettre suffisamment de côté. Le problème de cette stratégie est qu’elle ralentit énormément, voire stoppe complètement, la croissance de l’entreprise. Si une entreprise utilise une grande partie de ses bénéfices pour alimenter sa trésorerie en cas de retards de paiement, elle ne l’utilise pas pour investir dans le développement de l’activité et l’amélioration de la rentabilité. Elle n’embauche donc pas de nouveaux employés, elle n’essaie pas d’innover, elle ne dédie pas de budget en R&D, elle ne modernise pas son matériel pour être plus performante, etc.
En jouant la sécurité pour se prémunir contre les délais de paiement, elle prête donc le flanc à tous ses compétiteurs qui vont exécuter plus rapidement, se développer plus agressivement et prendre plus de parts de marché. L’entreprise prudente se retrouve donc soit à vivoter, soit à complètement se faire dépasser par la concurrence.
L’absence de visibilité sur l’avancée des paiements oblige donc à trouver l’équilibre compliqué entre la sécurité et la croissance de l’entreprise. Et elle va aussi pousser l’entreprise à envoyer de nombreuses relances dont les coûts, directs et indirects, vont alourdir encore le poids des délais de paiement.
Une source de relances coûteuses, chronophages et peu efficaces
Les relances, emails, appels téléphoniques ou même relances papier, vont avoir deux conséquences négatives. Tout d’abord, elles vont immobiliser une ressource au sein de l’entreprise pour une tâche à faible valeur ajoutée.
Que ce soit le chef d’entreprise lui-même ou un employé dédié qui se charge des relances, il s’agit de “temps-homme” utilisé de manière peu efficace là où il pourrait être alloué à des activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, les relances posent aussi le risque de tendre les échanges et de détériorer la relation client. Ce sera par exemple le cas si le paiement a été effectué mais n’a pas encore été enregistré par la banque de l’entreprise. Le client relancé peut, selon sa relation avec son créditeur, s’offusquer de la relance et avoir une mauvaise expérience client, ce qui le retiendra peut-être de refaire appel à cette entreprise pour une transaction future.
En résumé, la manière dont sont gérés aujourd’hui les paiements entre les entreprises a des conséquences très lourdes sur la stabilité et la croissance des sociétés. Les outils et systèmes mis en place par l’entrepreneur pour piloter les paiements de ses clients ont un rôle clé dans le développement de son activité. La première étape est de comprendre quel type d’outil peut répondre à ces besoins et ce qu’ils peuvent améliorer dans la gestion de son entreprise.