Dématérialisation : et si le papier avait encore de l’avenir ?

Conclure à la mort du papier est prématuré tant sont nombreux les cas récents où les échanges non dématérialisés avancent eux aussi sur le terrain de l’efficacité économique et opérationnelle. Grâce notamment à la numérisation.

La dématérialisation va-t-elle tuer le papier ? Il n'est pas un jour sans un nouveau cas. Réservée il y a peu aux grandes entreprises ainsi qu'aux PME et surtout aux échanges avec l'administration (téléprocédures, appels d'offres), elle gagne les TPE et les ménages (carte vitale, déclarations de revenus, relevés bancaires ou factures reçues par Internet). Les pouvoirs publics préparent un espace d'archivage électronique gratuit destiné à abriter des documents personnels pour en faciliter la remise aux administrations.

Ces exemples sont certes positifs car ils présagent d'économies et d'usages simplifiés. En conclure à la mort du papier est pourtant prématuré tant sont nombreux les cas récents où les échanges non dématérialisés avancent eux aussi sur le terrain de l'efficacité économique et opérationnelle.

Il est banal de railler le fameux mythe du "zéro papier" en signalant des bureaux noyés de dossiers et de fichiers électroniques imprimés au grand bonheur des industries de la reprographie. Il l'est moins d'évoquer les techniques de la capture des documents et leurs avancées récentes qui font que le papier échangé n'est plus tout à fait un mal à éradiquer.

Capturer des documents, c'est numériser des pages au moyen de scanners , puis extraire automatiquement de leurs images des informations utiles à un processus métier (types de documents, index servant à les archiver ou à les remettre à leurs destinataires dans l'entreprise, données alimentant un système d'information). Ces données ont vocation à peupler les systèmes de Gestion Electronique des Contenus dont la diffusion et les fonctionnalités progressent aussi à grand pas. Au final, les informations manipulées sont aussi des données informatiques et à ce titre les technologies de capture des documents ont bien droit au nom de "dématérialisation".

Tous les secteurs d'activité ont sans bruit mis en oeuvre des solutions de capture des documents. Des sociétés d'assurance numérisent tous les courriers entrants (des assurés, des experts, des compagnies adverses, etc.). De grands donneurs d'ordres (grande distribution, centrales d'achat, gestionnaires de parcs immobiliers, etc.) numérisent les factures de leurs fournisseurs. Des caisses de retraite envisagent de faire face à la montée annoncée des dossiers reçus en les capturant à leur arrivée. Des opérateurs téléphoniques équipent leurs centres de relation client pour identifier automatiquement l'objet des correspondances et l'abonné concerné. Au total ce sont des centaines de millions de documents qui sont numérisés chaque jour sans que leurs émetteurs en soient conscients.

Les administrations qui sont les plus actives à promouvoir la dématérialisation usent de moyens de capture des documents afin de rendre le même niveau de service à chacun de leurs partenaires, quel que soit le média d'échange. Paradoxalement, plus on dématérialise au sens plein et plus il est utile de traiter le papier avec des moyens modernes sans attendre son éventuelle disparition.

Si les solutions de capture des documents sont si peu notoires c'est qu'elles n'impliquent que la partie réceptrice. Là réside leur succès car, contrairement à la dématérialisation, elles n'imposent ni convention entre les parties, ni réexamen du cadre légal. Beaucoup seront étonnés d'apprendre que les contestations rédigées par les automobilistes ayant reçu un PV émis par les radars automatiques de nos routes sont traitées par numérisation.

En réalité, au-delà du papier, ce sont tous les échanges non structurés qui peuvent aujourd'hui bénéficier des technologies de capture. Les télécopies, les courriels et leurs pièces jointes, les fichiers bureautiques portent, comme le papier, des informations non structurées. C'est grâce à la persistance du papier que des technologies innovantes leur sont désormais applicables. Comme à chaque révolution technique, le nouvel usage ne remplace pas l'ancien mais le complète. Le papier comme support d'échange n'est pas mort !

Autour du même sujet