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"Chez Thales, le temps de gestion d'une note de frais est passé
de deux semaines à quatre jours depuis la mise en place de la gestion
en ligne " se félicite Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur commercial
d'Etap-on-line. Cette société fait partie des éditeurs
de solutions qui proposent aux entreprises de sortir de la "paperasse"
liée aux notes de frais.
Avec ces nouveaux
outils, depuis un site Internet (en location) ou depuis l'intranet
maison, les salariés peuvent directement effectuer leurs demandes
de voyage afin qu'elles soient validées par un supérieur. A partir
de plusieurs champs de saisie, chaque salarié renseigne l'objet
du voyage, la date de départ, la date de retour, la prestation achetée
Autant d'informations qui feront office de validation, en final,
auprès de l'agence de voyage.
A son retour, le salarié remplit ses notes de frais à nouveau
directement sur son ordinateur. "Le temps de saisie est en moyenne
divisé par trois" estime Pierre-Emmanuel Tetaz. Pour les déplacements
à l'étranger, le salarié n'a par exemple plus
besoin d'effectuer des conversions de devises. La solution s'en
charge. Si le salarié est détenteur d'une "carte affaire",
toutes les dépenses effectuées s'afficheront dans l'application.
Il n'aura alors qu'à cocher celles correspondant à son voyage.
Grâce à cet outil, les factures sont ensuite automatiquement
exportées vers la comptabilité, "ce qui permet d'accélérer
le remboursement du collaborateur". Surtout, un reporting des dépenses
de voyage et des notes de frais peut être établi en
temps réel. Ce nouveau tableau de bord offre un meilleur
contrôle des coûts pour l'entreprise. Au bout du compte,
la mise en oeuvre d'une telle solution permettrait de réduire
de plus de 50 % les coûts directs de gestion des notes de frais.
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A
partir d'interfaces très simples, les solutions de
gestion en ligne de notes de frais permettent de dresser des
historiques complets.
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Depuis 1999, Pierre-Emmanuel Tetaz a réussi à convaincre 130 clients,
dont douze entreprises du CAC 40 (Carrefour, Alsthom, Rhodia
).
Ces solutions représenteraient-elles un luxe réservée
aux grands groupes ? Pas uniquement. "La solution est intéressante
pour toutes les sociétés ayant plus d'une cinquantaine de salariés
qui voyagent."
Concrètement, la mise en place d'un tel outil se fait en deux mois
et coûte dans les 10 000 euros, auxquels il faut ajouter, dans le
cas de la location pour 200 utilisateurs par exemple, environ sept
euros par salarié et par mois. "Le retour sur investissement
est de moins d'un an, indique Pierre-Emmanuel Tetaz. Au début, il
faut gérer le changement provoqué par l'arrivée de
l'application. Mais après deux mois d'utilisation, les salariés
voient surtout les avantages de cet outil."
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