Comment écrire un e-mail à votre patron ?

Contacter la personne la plus haut placée de l'entreprise peut être à la fois stimulant et affolant. Voici comme y parvenir en toute sérénité.

Envoyer un e-mail à votre PDG peut vous donner l'impression d'approcher une célébrité. Cela est excitant et angoissant à la fois.

En effet, si vous pouvez impressionner votre patron par votre connaissance de l'entreprise et votre passion pour votre travail,  vous pouvez tout autant lui envoyer des signaux négatifs en faisant preuve de négligence.

Pour vous aider à écrire le message parfait, nous avons consulté Amanda Augustine, conseillère en gestion de carrière chez TopResume. Augustine a retenu 7 étapes simples pour envoyer un e-mail convaincant et agréable à lire.

Consultez d'abord votre supérieur direct

A moins que le PDG ne soit votre supérieur direct ou que vous répondiez à une demande émanant directement de lui, il est plus sage de prévenir votre N+1 pour lui dire que vous aimeriez envoyer un e-mail au PDG. 

De cette façon, votre supérieur peut décider si votre demande exige réellement l'attention du PDG ou non.

Votre supérieur "a probablement plus de connaissances sur ce qui vaut l'écriture d'un message et sur ce qui ne rime à rien", explique Augustine. "Il faut respecter les chaînes d'autorité et emprunter les bonnes lignes de communication".

"Peu importe si vous avez la plus merveilleuse des idées pour l'entreprise, l'accord de votre supérieur est nécessaire. Une fois qu'il vous confirme que cet e-mail est approprié, vous pouvez l'ajouter en copie ou en destinataire du message", ajoute Augustine.

Ecrivez un objet d'e-mail court et axé sur l'action

Vous devez toujours écrire l'objet avant de commencer à écrire le corps du message, sinon, vous risquez de l'oublier.

Augustine conseille de limiter l'objet à 8 mots. En effet, il est probable que votre PDG risque de lire ses e-mails sur un téléphone portable, qui coupe une partie du texte.

"Il faut respecter les chaînes d'autorité et emprunter les bonnes lignes de communication"

Il est également nécessaire d'indiquer si vous avez besoin d'une réponse d'ici une certaine date, pour que votre supérieur puisse organiser ses priorités de la journée. Augustine conseille de demander une réponse un jour ou deux avant la date où vous avez réellement besoin de cette information. De cette façon, si votre PDG est très occupé(e) et vous répond en retard, vous n'aurez pas d'ennuis.

Voici un exemple d'objet idéal : "Projet XYZ – Merci de répondre d'ici la fin de journée."

Et, à moins d'avoir une très bonne raison, ne marquez pas votre message en "haute importance" ou comme "prioritaire". "C'est presque aussi déplaisant que d'écrire tout en majuscule", explique Augustine.

Utilisez une introduction et une signature qui soit approprié à la culture de votre entreprise

Si vous ne savez pas vraiment comment vous adresser à votre PDG, demandez conseil à vos collègues qui lui ont peut-être écrit dans le passé. Vous pouvez aussi demander à votre supérieur.

Vous pouvez également rechercher une discussion entre votre PDG et d'autres employés et regarder quelles formules de salutation ils utilisent.

Si vous ne réussissez pas à savoir ce qui est approprié ou ne l'est pas, Augustine conseille de toujours rester formel, par exemple "Cher Monsieur Martin".

Votre signature doit être tout aussi courte et simple. "Bien à vous, [votre nom]", fonctionne en général très bien. Si vous avez déjà établi un rapport avec votre PDG, vous pouvez également utiliser vos initiales.

Gardez le texte court et spécifique

"Il faut éviter d'envoyer un e-mail trop long à son PDG. Bannissez les pavés", explique Augustine. Cela est particulièrement important lorsque votre correspondant lit ses e-mails sur un téléphone.

Pour rendre un e-mail plus agréable et facile à lire, Augustine recommande un court paragraphe d'introduction, puis un plan de chaque thème détaillé sous forme de liste. Vous pouvez également mettre en gras ou surligner les actions importantes à prendre, comme "Merci de répondre d'ici la fin de journée."

Bien que vous n'ayez pas besoin de compter vos mots, Augustine explique qu'il faut "utiliser juste assez de mots pour en venir au fait, et pas une phrase ou une lettre de plus."

Pensez que l'e-mail est un résumé de ce dont vous voulez discuter.

D'après Augustine, il faut garder en tête la règle suivante : Si votre PDG a besoin de plus d'informations, il les demandera".

Relisez votre message afin d'éviter les fautes d'orthographe ou de grammaire

Relisez toujours votre e-mail avant de l'envoyer, en particulier parce-que votre correcteur automatique passe outre certains mots.

Dans beaucoup de cas, ce message sera la première impression que votre PDG aura de vous et de votre professionnalisme. "Vous ne voulez pas qu'on pense que vous êtes cette personne qui ne peut pas écrire correctement et n'est pas capable de construire une phrase sans faire une faute."

"Il faut utiliser juste assez de mots pour en venir au fait, et pas une phrase ou une lettre de plus"

Evitez les plaisanteries

Nous sommes très habitués à discuter par textos et sur les réseaux sociaux, et de ce fait, nous pourrions être moins formels que nous devrions l'être dans des e-mails importants.

Augustine explique que "le sarcasme peut être mal interprété dans un e-mail". Assurez-vous de ne pas employer des formules qui pourraient être mal comprises.

"Ne laissez pas de place à l'interprétation", conseille-elle.

Relancez poliment

Vous devez inclure une date limite de réponse dans votre e-mail. Activez un rappel dans votre agenda : si à la date X votre PDG ne vous a toujours pas répondu, vous pouvez le relancer.

Voici un exemple de relance convenable : "Je vous relance à propos de [tel problème] et voulais m'assurer que vous ayez bien vu mon précédent e-mail. Merci de me faire savoir si vous avez besoin de plus amples informations de ma part avant de pouvoir répondre."

 

Article de Shana Lebowitz. Traduction par Caroline Brenière, JDN

Voir l'article original : Here's exactly how to write an email to your CEO​

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