Comment former ses équipes pour transformer son entreprise ?

Former c’est bien ! Mais comment s'assurer que les connaissances sont acquises ? Et comment tirer profit de ces nouveaux savoir-faire ?

Les entreprises consacrent chaque année des budgets importants pour la formation de leurs collaborateurs. Ces plans de formation participent à la mise à niveau des compétences des communautés métiers concernées. Ces plans émanent souvent d'une gestion des parcours professionnels, un des éléments fondateurs d'une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) digne de ce nom.

En revanche, face à la complexité des services à mettre en œuvre à la compétitivité accrue demandée aux collaborateurs et aux adaptations rapides auxquelles doivent faire face les organisations, ce système a atteint ses limites.

 

Une des raisons majeures réside dans le fait que les plans de formation consistent exclusivement à organiser des sessions sur un format traditionnel.

Celles-ci sont composées de modules permettant d'acquérir une ou plusieurs compétences sans aucun lien avec le contexte réel et les objectifs métiers des participants.

A l'issue de ces formations, les participants repartent avec une ou plusieurs compétences génériques  qu'ils vont devoir adapter à leurs environnements pour pouvoir vraiment se les approprier et améliorer la qualité de leurs tâches.

 

Ce processus a le mérite de favoriser l'apprentissage cognitif des participants, en revanche l'organisation n'a aucune vision claire sur le temps que vont mettre les participants à s'approprier lesdites compétences et si in fine le retour sur investissement sera avéré.

 

En résumé les mesures d'appropriation ne sont pas prises en compte par les acteurs de l'entreprise concernés (Ressources Humaines, managers, Direction des Systèmes d'Information, Direction Financière, Comptabilité, Direction Commerciale, Marketing, etc.).

 

Même les initiatives de E-Learning qui intègrent du LMS (Learning Management System) n'incluent pas totalement cette dimension, les sessions sont trop souvent génériques.

 

Du côté des Systèmes d'information le constat est identique. Les formations et les supports permettent d'acquérir les rudiments pour utiliser les fonctionnalités  de l'application ou du progiciel sans aucune corrélation concrète avec le contexte métier du futur utilisateur.

 

Pour dépasser ces limites des plans de formation classique, il convient d'entamer une réflexion sur ce qu'implique la prise en compte de la mesure d'appropriation dans les plans de formation.

 

La première action consiste à cartographier les besoins métiers stratégiques ou critiques de votre organisation.

Cet exercice permet de classer les éléments prioritaires au regard de votre stratégie. Cela ne signifie pas que les demandes de formation recensées au cours des évaluations de vos collaborateurs soient totalement remises en cause.

 

Ces éléments supplémentaires apportent des arguments pour favoriser la compréhension des acteurs concernés et favoriser leur adhésion aux actions d'appropriation envisagées.

 

La deuxième action implique les responsables métiers, les experts et toute personne ayant un savoir-faire stratégique ou critique. L'objectif est de formaliser les connaissances essentielles nécessaires pour exercer encore mieux son métier. Ces connaissances dynamiques répertorient les schémas cognitifs mis en œuvre dans un contexte déterminé pour atteindre les objectifs attendus des collaborateurs de la communauté métier concernée.

 

Ces schémas cognitifs valorisent le contexte, les savoir-faire, les savoir-être et les éléments déclencheurs à capitaliser et à transférer lors de sessions de formation/appropriation.

 

Maintenant que les éléments  fondateurs ont été répertoriés, dans une troisième action, il est temps de valoriser les critères d'appropriation de ces connaissances et de fabriquer les artéfacts qui serviront à mesurer l'appropriation après que les collaborateurs aient suivis les sessions de formation/appropriation.

 

Les artéfacts peuvent prendre des formes très différentes selon la culture des communautés métier concernées. Il ne faut pas se limiter aux supports traditionnels (documentation, enseignement classique). Le son, la vidéo, les jeux de rôles, les quizz  peuvent concourir à mesurer l'appropriation des savoirs. Les actions de tutorat peuvent également participer à transférer les savoirs.

 

Une règle simple pour établir un réel processus d'appropriation d'une nouvelle pratique.

Il faut : 

·         l'apprendre une fois,

·         le faire une fois,

·         l'enseigner une fois.

 

Il s'agit ensuite d'intégrer les éléments formalisés précédemment dans le plan de formation et  dans les parcours professionnels répertoriés par l'organisation

 

Les responsables formations, des carrières, du développement organisationnel, et de la gestion des talents ont désormais à leur disposition tout un dispositif d'appropriation des savoirs de l'entreprise. Leur rôle va être primordial dans la réussite de la mise en œuvre de ce nouveau plan d'appropriation.

Les Ressources Humaines vont devoir obtenir le consensus des parties prenantes pour :

·         Obtenir la prise en charge de ces tâches supplémentaires par les responsables hiérarchiques concernés. Elles deviennent des objectifs à part entière de la communauté métier concernée,

 

·         Favoriser l'adhésion des  responsables métiers, des experts ou de toutes les personnes détentrices d'un savoir-faire, pour la mise à jour des schémas cognitifs, et des référentiels gérant le QUI FAIT QUOI et le QUI SAIT QUOI de l'organisation.

 

·         Assigner des objectifs aux actions de capitalisation et de transferts du plan d'appropriation. Ces nouveaux objectifs doivent être intégrés dans les évaluations des collaborateurs.

 

·         Mettre en place une politique de reconnaissance pour tous les acteurs qui participent au dispositif. Il s'agit de récompenser les bonnes volontés, de favoriser le travail collaboratif en valorisant les contributions individuelles et collectives,

 

·         Communiquer et promouvoir la nouvelle stratégie d'appropriation au sein de l'entreprise en publiant les résultats obtenus et le chemin restant à parcourir.

 

Comme tout plan d'action, les parties prenantes devront faire régulièrement un bilan des actions menées et engager les modifications à apporter pour coller à la réalité des communautés métiers.

 

Dernier élément à mettre en lumière pour déclencher la  décision de votre comité exécutif sur le bien fondé de cette nouvelle approche du plan de formation : valoriser chaque  action d'appropriation en la rapprochant d'une unité d’œuvre métier reconnue par votre organisation, comme par exemple :

·         la réduction des temps d'apprentissage (6 à 9 mois à 40% du temps),

·         la réduction des itérations due à un dysfonctionnement dans vos processus (délai réduit de 10%),

·         la réduction des appels à votre service support client (30% de moins d'appels)

·         l'augmentation de votre CA par type de marché,

·         etc.

 

Commencez à mettre en place ce dispositif en choisissant une ou deux communautés pilotes. Ces premières expériences permettront de peaufiner les réglages, de formaliser et de résoudre les difficultés rencontrées.

 

Prenez également un peu de temps et de recul sur ces expériences pilotes. Profitez-en pour valider un cycle complet d'appropriation avant de déployer le dispositif à plus grande échelle dans votre organisation.

 

In fine, reportez toutes ces mesures  dans un tableau de bord synthétique et consultable par tous, il valorisera les actions menées et incitera les autres communautés métiers à intégrer votre dispositif d'appropriation.

 

 

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