Dématérialiser pour économiser, c'est bien. Mais certainement pas suffisant.

Réduction drastique des coûts liés aux documents « papier », accès instantané à l’information financière, développement d’une image « éco citoyenne », les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Mais avec quelle fiabilité technologique et quels enjeux financiers et humains ?

De nombreux avantages …
- Une réduction du coût de traitement « standard » d’une facture, de près de 50%*,
- Une accessibilité rapide et facile à l’information financière et à l’historique des traitements (traçabilité de l’information financière, piste d’audit),
- Une réduction des pertes de documents et des coûts associés (traitement des relances fournisseurs, demandes de duplicatas …),
- Une réduction de la charge liée à la manipulation de papier (envoi, photocopie, classement),
- Une amélioration de la qualité en règle générale et des conditions de travail (mise en place d’un espace collaboratif…),
- Une réallocation des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui implique une montée en compétence des collaborateurs,
- Une amélioration de l’image de la société auprès des acteurs externes (image « éco-citoyenne »).

Ainsi, la dématérialisation serait la solution idéale pour réduire une partie de ses coûts fixes et mettre un terme aux manquements de l’organisation et du management.
Le raccourci est facile …
Objectivement, les aspects techniques liés à un projet de dématérialisation constituent la phase la plus aisée du projet.

Mais quelques écueils à anticiper…
L’autre aspect, beaucoup plus délicat à mettre en œuvre, est d’ordre organisationnel. La mise en place d’une solution de dématérialisation n’est pas un simple projet SI qui ne touche qu’une infime partie des intervenants d’une entreprise.
Elle implique des problématiques liées aux processus existants dans l’entreprise, à l’organisation et, summum des problèmes, à l’humain :
* L’aspect structurant de l’outil entraîne une rationalisation des processus existants.
* Pour être efficace et cohérente dans le nouvel environnement, l’organisation doit être adaptée aux nouveaux circuits de circulation de l’information. La mutation de l’organisation peut entraîner des problématiques « sociales ».
* Les méthodes de travail sont également remises en cause.
* La dématérialisation constitue enfin un profond changement dans la culture même de l’entreprise et les relations entre les individus. Elle remet en cause les relations hiérarchiques et le mode de management : le passage du « tout papier » au « zéro papier » est très impactant humainement.
Le moins que l’on puisse dire est que la conduite du changement dans un tel projet prend toute sa signification.

Conclusion
La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation constitue un projet fédérateur qui entraine de profondes mutations des méthodes de travail, des relations entre les intervenants et à chaque niveau de la hiérarchie. Il est source de gains de productivité important mais aussi d’une amélioration qualitative du travail et de l’image de la société. Il ne faut pas s’y tromper, il s’agit bien là d’un projet d’envergure qui doit être porté par la Direction Générale puisqu’il touche l’ensemble des acteurs d’une société en remettant en cause l’organisation dans son ensemble, les processus de traitement et de contrôles, et les méthodes de travail et de management.
La réussite du projet et la concrétisation des gains escomptés passent inévitablement par une maîtrise des aspects organisation, des processus, avec prise en compte des procédures et règles de contrôle internes en vigueur dans l’entreprise, par l’équipe en charge de la gestion de projet. Ainsi la MOA doit pouvoir apporter à la Direction Générale une vision transversale du projet et jouer le rôle de conseil pour définir l’organisation et les processus « cible » au regard de la nouvelle solution.

Rappel - Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Il s’agit de la« transformation d’un support papier (courriers commandes, factures clients et fournisseurs …) en support informatique (images) grâce à un scanner ».**
Aujourd’hui la dématérialisation n’est plus réservée aux grandes entreprises qui ont les moyens de faire pression sur leurs fournisseurs pour qu’ils adaptent leur format de facture. Des avancées technologiques importantes ont été réalisées ces dernières années. Elles ont permis une réduction des coûts d’implémentation et une amélioration notable de la fiabilité. On assiste donc à une démocratisation de l’outil avec des offres abordables pour les PMI / PME.
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* Étude du Cabinet de conseil Arthur D LITTLE après la mise en place d’une LAD. La notion de « coût standard » correspond à la situation d’une entreprise bien organisée utilisant des technologies traditionnelles de traitement de facture.
** Les documents ainsi scannés sont stockés sur un serveur pouvant être consultables par l’ensemble des collaborateurs selon leur niveau d’habilitation : c’est la Gestion Electronique des Documents (GED). De ces supports électroniques peuvent être extraites des informations (nom du fournisseur, numéro de facture …) grâce à un module de Lecture Automatique de Documents (LAD). Elles serviront à acheminer les documents dans un circuit de validation (workflow) et, pour les factures fournisseurs, à les intégrer dans le système d’information comptable.

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