Méthodes pour dépiler sa boite mails

Comment gérer plus de 100 mails par jour (presque la moitié des utilisateurs professionnels !), notamment au retour des congés ? Quelques bonnes pratiques partagées en atelier de co-développement.

Lors d'une séquence d'échange des bonnes pratiques, des managers ont partagé plusieurs expériences intéressantes à propos de la gestion des mails.Chacun des managers présents à l'atelier de co-développement reçoit plus de 100 mails par jour, et ils partagent un véritable cas de conscience quand ils rentrent de vacances s'ils ont fait une vraie coupure : comment gérer plus d'un millier de mails stockés en messagerie.

Faut-il y passer trois jours, avant de faire face à l'actualité ?

Faut-il en gérer un peu chaque jour, et être à jour dans deux semaines ?

Peut-on simplement placer ces 1000 mails à la poubelle, et ne traiter que le flux entrant du jour ?

C'est la troisième solution de gestion des mails, la plus radicale et décapante, qui a retenu le plus de suffrages : 

Mettre les 1000 mails de côté et ne rien en faire

Deux participants sur huit l'avaient déjà pratiquée cette option, et ont témoigné que les retours de bâton étaient très rares et pouvaient être considérés comme marginaux. Dans ce cas, il suffisait de rechercher le mail, de s'excuser et d'apporter le traitement nécessaire (certes avec un peu de retard).
Étonnant, non ? On se met toute l'année la rate au court-bouillon pour lire  100 mails par jour pour ne pas rater une information importante et y répondre pour ne pas être taxé de ne pas participer : et quand on ne fait rien.. il ne se passe rien !
De quoi s'interroger : ces 100 mails par jour étaient ils donc nécessaires ? Ne pouvait-on les éviter ?

Et encore un peu plus osé !
Les deux personnes qui témoignaient de ce traitement radical et courageux ont aussi dit qu'ils ne traitent pas les mails dont ils ne sont pas destinataires directs, mais seulement mis en copie  (sauf si c'est leur patron qui les met en copie). Ils le font savoir autour d'eux, afin de diminuer leur niveau de pression, et chacun prend l'habitude de ne les solliciter qu'en cas de priorité. Ils expliquent qu'ils préfèrent un coup de fil pour une explication de deux minutes quand c'est vraiment important, qu'une centaine de mails inutiles, qui surchargent leur boite et leur agenda, tout en provoquant une embolie de tout le système d'information.
Un autre participant a indiqué qu'il se disciplinait à ne traiter ses mails que pendant 30 minutes en arrivant et trente autres minutes en début d'après-midi... et ne traite les autres mails que le lendemain.! D'après cette personne, on gagne ainsi beaucoup en sérénité et en concentration, au lieu d'être sans cesse dispersé, et de devoir jouer avec son smartphone en réunion etc... a moins qu'il ne s'agisse là d'une addiction ou de réunions qui manquent d'attrait....et c'est une autre question).
Un autre participant a aussi indiqué qu'il répondait souvent à ses N-1 par une phrase type (copier/coller) : " je ne lis pas. Merci de m'appeler directement si le topic relève d'une décision qui m'implique personnellement."

Trouvez-vous qu'ils exagèrent ?
Il est possible que ces pratiques ne soient pas les meilleures, mais il y a fort à parier que si ces responsables les ont inventées, c'est parce qu'elles répondent à un véritable besoin, et qu'à défaut de ces options radicales, ils s'en sortaient moins bien.
Le problème, c'est que cela nécessite de lâcher prise. Et que ce genre d'options ne conviennent pas à des anxieux ou des perfectionnistes (ceux qui justement en auraient peut-être le plus besoin...).
Mais à tous les autres : essayez et vous constaterez peut-être aussi que la terre ne s'arrête pas de tourner ! La question est de savoir où et quand l'on souhaite créer de la valeur de façon significative dans une semaine ou une année. Avec un tel raisonnement, les broutilles du quotidien se relativisent et on retrouve de la disponibilité pour adresser les enjeux prioritaires.