Dix règles d’or pour constituer une équipe efficace

Le travail en équipe est assurément un thème essentiel pour la formation des cadres – comme le prouvent les nombreuses publications du JDN ou les stages spécifiques en ce domaine.

Le travail en groupe peut être la meilleure et la pire des choses  :
  • la meilleure, s’il est stimulant et vous permet de multiplier votre productivité (en réalisant des économies à tous points de vue, et notamment en gagnant du temps, et en partageant les tâches pour les rendre plus efficaces, en stimulant votre énergie et vos capacités d’action, de réflexion, de mémorisation, et au plus haut niveau la créativité),
  • la pire, s’il vous fait perdre votre temps en bavardages, en discussions stériles, voire en disputes, au détriment de l’action et de la réflexion personnelle.
Selon une formule fréquemment employée dans les stages de formation des cadres : “Tout le monde le préconise, personne ne l’applique vraiment”.

Voici dix règles d’or pour constituer une équipe efficace pour votre travail intellectuel

1 - Déterminez d’abord vos objectifs essentiels.

Il faut savoir où vous voulez aller, et quelles sont vos priorités. Penser aussi dès maintenant au moyen terme et aux prolongements souhaitables.

2 - Essayez de trouver des collègues ou camarades ayant les mêmes objectifs (ou des objectifs convergents, ou complémentaires).

Exemple : préparation du même concours, ou de plusieurs concours voisins, ou constitution d’une équipe destinée à obtenir une promotion d’ensemble. En travaillant à une même formation, ou à des formations complémentaires. Bien comprendre ce qu’est une équipe, discuter sur les objectifs, voies et moyens.

3 - Voyez s’il est possible de vous réunir facilement :

  • conditions de lieu,
  • conditions de temps.

 4 - Élaborez un programme commun, un calendrier précis, des horaires à respecter

Être clair sur une vision d’ensemble : le but à atteindre, le cheminement et les diverses étapes, la bonne organisation des activités.

 5 - Fixez des règles communes pour le bon fonctionnement du groupe

Définir les règles internes et externes : comportement, relations et contacts, démarches à effectuer.
Un minimum de discipline est toujours nécessaire. Votre critère essentiel : la performance, dans un climat sympathique.

6 - Déterminez objectivement la contribution de chaque membre

Répartissez les charges de façon équitable. Chacun doit tenir fidèlement ses engagements.

7 - Si un membre du groupe se révèle plus nuisible qu’utile, faites-lui comprendre gentiment, mais fermement, qu’il doit se corriger

A défaut, il faudra l’exclure (le remplacer, si besoin est, ou si l’occasion se présente...). Pensez à l’importance de l’estime réciproque : « Il ne faut pas mépriser l’homme si l’on veut obtenir des autres et de soi de grands efforts. » Alexis de Tocqueville, Correspondance .

8 - Effectuez ensemble des bilans critiques de vos travaux

  •   Bilans critiques à la fois individuels et collectifs.
  • Apprécier les stades de développement, le bon déroulement des étapes collectives et les cheminements individuels de chacun des membres de l’équipe (bien veiller à ne laisser tomber personne !).

9 - Adaptez en permanence votre programme et vos méthodes de travail à vos objectifs essentiels

En veillant bien à ce que ce soit avec l’adhésion de tous.

10 - Travaillez dans la bonne humeur


Cette règle vaut évidemment pour le travail d’équipe encore plus que pour le travail individuel. Jules Romains a ainsi montré plaisamment que l’amitié peut être invincible : “Trois copains qui s’avancent sur une ligne n’ont besoin de personne, ni de la nature, ni des dieux.” Les Copains 
 

Quelques questions et réponses complémentaires

Voici une série de questions sur lesquels il faut d’abord réfléchir à titre personnel. Vous en discuterez ensuite avec vos collègues et amis. Ces questions portent à la fois sur le fond et sur l’organisation.

Quel est l’effectif souhaitable ?

  • En première approximation, nous vous répondons deux à cinq ou six.
  • Deux, c’est la formule du “binôme”..., déjà célèbre en littérature (essayez de recenser quelques “couples” d’écrivains ou journalistes célèbres - dans l’histoire ou dans l’actualité).
  • Cinq ou six, ou même sept (comme la Pléiade !) cela semble constituer un maximum raisonnable (au-delà se posent très vite de difficiles problèmes d’organisation ou de dispersion).

Faut-il travailler une seule matière ou plusieurs ?

Nous avons l’habitude de faire travailler des élèves qui préparent les épreuves de culture générale des examens et concours, la conversation avec le jury et les examens professionnels. Ce sont évidemment celles qui se prêtent le mieux au travail en équipe... et pour lesquelles celui-ci est le plus fructueux.
Mais le même groupe de travail peut aborder aussi des matières techniques (par exemple des révisions en droit, en économie ou en sciences, ou encore des démonstrations au tableau pour les mathématiques).
Au fond tout est une question de bonne organisation. Il faut vous entendre pour effectuer en groupe les travaux qui vous seront les plus utiles. Chacun effectuera les autres individuellement.

Quels sont les principaux travaux à réaliser en groupe ?

Il n’est évidemment pas question d’en dresser ici une typologie exhaustive. Chacun doit y réfléchir en fonction de sa situation et de ses objectifs particuliers, puis en discuter avec ses collègues.
Voici quelques exemples inspirés par notre propre expérience et les témoignages de nos élèves :
  • les travaux de documentation, analyse et recherche (suivi de la presse, constitution d’une bibliothèque commune, mise au point de dossiers...),
  • l’apprentissage des techniques (rédaction, exposé..., entraînement dans les conditions des épreuves des concours ; le bon usage de l’ordinateur et d’Internet).
  • les travaux de création (exemple : la rédaction d’un mémoire ; au niveau universitaire le plus élevé, c’est la réalisation et la présentation de travaux collectifs).

Faut-il élire un chef ? Comment organiser l’animation du groupe ?

Là encore, notre réponse sera nuancée... En tout état de cause, bien poser le rôle du leader : arbitrage ou prise de décision dans le cadre des orientations générales fixées d’un commun accord.
Si le groupe en a absolument besoin, et si un leader se dégage naturellement, ce peut être une bonne chose. La fonction peut être confiée à un camarade ou collègue plus avancé, ou ayant déjà l’expérience de l’encadrement, ou tout simplement au plus disponible. Il peut s’agir aussi tout simplement des fonctions de secrétaire du groupe …
Nous préférons, par principe, la notion de Co-Animation : chacun peut jouer à son tour le rôle d’animateur - dans le domaine où il est le meilleur et où il peut faire bénéficier les autres de son expérience et de ses acquis.
Et tout simplement, il faut penser aussi aux fonctions de secrétaire, soit en permanence, soit en alternance. La fonction d’archivage n’est pas à négliger … et les techniques de l’archivage électronique sont maintenant à la fois rapides et très efficaces.

Faut-il savoir se critiquer ?

Le travail en équipe ne consiste pas à s’encenser en permanence et à perpétuité. Certes, chacun doit savoir pratiquer la critique constructive. Nicolas Boileau, dans ses Satires, avait donné ce sage conseil :
« Faites-vous des amis prompts à vous censurer ».

Nous vous invitons à poursuivre vos réflexions sur le travail en équipe dans l’entreprise ou dans l’Administration, les Ministères, les grands établissements publics, les Collectivités territoriales… ou encore les Associations et Fondations.
Voici d’abord trois belles formules trouvées  dans le programme de formation CCM Benchmark "Savoir piloter une équipe et la motiver" :
  • Une équipe qui sait où elle va et comment y aller a de meilleures chances de vouloir et pouvoir atteindre son but ! C'est le rôle du manager d'apporter ces précisions.
  • Une simple juxtaposition d'individus, quel que soit leur talent, ne suffit pas à constituer une équipe efficace. En effet, il faut savoir mobiliser les compétences de chacun, se remettre en question et établir un climat de confiance.
  • La capacité à fédérer et à conduire son équipe avec succès dans la durée représente un véritable défi au quotidien. Souvent, le manager se retrouve seul pour répondre aux questions essentielles : comment s'y prendre pour stimuler la coopération de son équipe et la responsabiliser ? Comment mobiliser chacun dans son rôle ? Comment encadrer, recadrer, faire progresser l'équipe ?
Voici pour terminer une belle maxime de l’un des plus célèbres des grands chefs d’entreprises de tous les temps, Henry Ford :
« Se réunir est un début;
 rester ensemble est un progrès;
 travailler ensemble est la réussite. »

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