La gestion du poste clients est l’affaire de tous
En cette période de tension sur la trésorerie à court-terme, un chiffre fait réfléchir. Les entreprises qui ont fait le choix de professionnaliser leur gestion du poste client améliorent de 5% et jusqu'à 10% leurs résultats nets.
Résultats d’un climat économique incertain, les délais de paiement entre entreprises s’allongent, en moyenne 50 jours en France, l’un des plus élevés par rapport à la moyenne européenne de 35 jours, et le risque d’impayés augmente fortement au-delà de 90 jours. Si les DAF et les Services Comptables montent en première ligne pour agir sur la maîtrise du poste clients et l’encaissement du cash, ils doivent pouvoir impliquer la Direction Générale et les Directions Métiers à leurs objectifs.
La gestion du poste clients, dont, en particulier, la lutte contre les retards de paiement et les impayés, nécessite des process, des outils et une implication de tous, dès l’amont et tout au long de la relation clients. Alors, la promotion des bonnes pratiques de la gestion du poste clients se révèle au bénéfice de tous pour une croissance et un développement durables de l’entreprise.
La gestion du recouvrement, un acte productif au service de l’indépendance de l’entreprise
Les retards de paiement peuvent freiner le développement de l’entreprise, les impayés impacter sa solvabilité voire son existence. Les Directions Financières & Comptables contribuent par leurs décisions à mettre tout en œuvre pour le besoin en fonds de roulement de l’entreprise, de la gestion du poste clients à celui des risques en passant par les litiges.
Une facture client doit rapidement se transformer en cash donc en trésorerie. Mais une des clés réside, à nos yeux, dans une vue à 360° du crédit client, dès l’amont en impliquant les services commerciaux, d’avant-vente voire de SAV pour sécuriser l’encaissement du cash. Il est nécessaire de s’appuyer sur leur expérience « terrain » et marché et collecter en temps réel le maximum d’informations pertinentes.
A cela s’ajoutent des « incontournables » comme la maîtrise des conditions de vente, la mise en place d’un processus de facturation fiable et dématérialisé et le déploiement d’outils et de pratiques pour optimiser la rentrée du cash… Même si à ce jour le coût de l’argent emprunté est faible, l’entreprise ne peut être totalement tributaire d’un établissement financier. Elle se doit donc de gérer en interne son poste clients, gage de son indépendance et de son développement futurs.
La gestion des impayés, des actions automatisées et préventives à privilégier.
Des retards de paiements peuvent devenir rapidement des impayés. Preuve en est, des factures qui ne sont pas réglées dans les 90 à 120 jours de leur émission, hormis conditions spécifiques, deviennent dans 80% des cas irrécouvrables. Afin de relever l’adéquation de préserver sa relation commerciale et de relancer rapidement les factures en retard, les Directions Financières doivent s’appuyer sur des processus à la fois préventifs et curatifs, où les actions s’enchaînent automatiquement comme par exemple l’alternance des relances, en vue d’éviter les mises en demeure et la voie judiciaire.
Pour éviter que les factures entrent dans ces délais critiques, de 90 à 120 jours, les Directions Financières, voire les Responsables Commerciaux, doivent disposer d’outils informatiques et de processus qui leur garantissent une meilleure connaissance et un traitement accéléré des sujets liés à la facturation comme le suivi des factures échues, des litiges en cours… Un chiffre parle de lui même, on dépense 40 fois plus d’énergie, tous Départements confondus, pour compenser une perte – acquisition d’un nouveau client, de nouveaux marchés… que pour fiabiliser un paiement.
La gestion des risques, une gestion collaborative où le « bon sens » prime.
Pour se prémunir des impayés, les entreprises et, en première ligne, les Directions Financières, évaluent déjà la solvabilité de leurs clients et ajustent leurs conditions de vente en fonction des informations collectées. A nos yeux, ce n’est pas suffisant, la gestion du risque s’effectue tout au long de la relation commerciale et nécessite des informations "du terrain".
L’entreprise doit pouvoir disposer d’un workflow de limitation des risques, alimenté par les commerciaux, les responsables d’agences voire au-delà, pour plafonner l’encours d’un client en termes de montant et de délai, selon le contexte actuel et non de l’année précédente. Il s’agit donc de diffuser dans l’entreprise une culture de la gestion des risques clients et du cash pour que l’optimisation du DSO devienne l’affaire de tous, et non plus seulement être du ressort de la Direction Financière.
A l'image de l'entreprise et de son organisation, la gestion du poste de clients doit se réinventer et s'ouvrir à d'autres fonctions que celles de la Direction Financière et de la Comptabilité. Elle doit pouvoir s'épanouir avec des process efficaces, portés par une solution logicielle de gestion du poste clients de dernière génération en vue de favoriser les actions proactives et les alertes pour sécuriser les paiements et prévenir les impayés.