Chasse au gaspillage : les pistes pour agir Réduire le temps perdu dans la transmission de l'information
Double saisie, information qui ne sert à rien, données incomplètes qui imposent au maillon suivant un approfondissement du document... la liste est longue. Et les conséquences sont non négligeables : retards, oublis, temps perdu. Votre entreprise va donc certainement au préalable lister tous les flux d'informations et détailler ces schémas de manière à les reconfigurer. "Dans un service administration des ventes, ce travail peut permettre de gagner jusqu'à 10 % de dossiers moyens traités en une journée", assure le consultant en lean office.
Il ne faut pas hésiter également dans ce travail à bien redéfinir les rôles et les responsabilités de chacun : "il arrive parfois qu'il y ait dans les faits deux responsables pour une même tâche. Au mieux, le travail est fait en double, au pire cela crée des confusions". C'est également un bon moyen de se poser la question de la gestion des urgences et des absences.
Autre solution préconisée : la centralisation des documents numériques dans un seul et même espace ouvert à tous les collaborateurs, de manière à garantir une certaine standardisation des tableaux utilisés, mais aussi une mise à jour automatique. "Avec l'utilisation massive d'Excel, nous voyons très souvent que chacun refait dans son coin des tableaux identiques." Les gains en efficacité et en qualité peuvent donc être importants.